Background

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

La oficina de ONU Mujeres en Chile brinda asistencia técnica en las áreas prioritarias de intervención de la región de América Latina y el Caribe, incluyendo la participación política y el liderazgo de las mujeres, su empoderamiento económico, la erradicación de la violencia contra las mujeres y las niñas, y la transversalización del enfoque de género en las políticas y programas del país. Asimismo, ejecuta proyectos y apoya los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas en el país para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones.

La oficina de ONU Mujeres en Chile es una oficina de Presencia Programática en el país, lo cual implica que la gestión operativa de la misma (administración, finanzas y logística) depende en gran medida de la Oficina Regional de las Américas y el Caribe, con sede en Panamá.

En este contexto, la/el Asistente Administrativa(vo)  apoyará en los procesos logísticos y operativos necesarios para el buen desempeño de ONU Mujeres Chile, así como para fortalecer la capacidad ejecutiva y administrativa de la oficina, para lo que se requiere una permanente comunicación y coordinación con la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión de la Coordinadora de Programa de ONU Mujeres Chile y en permanente  coordinación con la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá, la/el Asistente Administrativa(vo) tendrá las siguientes responsabilidades:

• Brindar apoyo administrativo y logístico;
• Apoyar la gestión documental incluyendo organizar, archivar y/o distribuir la documentación física y electrónica de la oficina;
• Apoyar los procesos financieros y de recursos humanos.

Brindar apoyo administrativo y logístico:

• Apoyar en la administración de la oficina y sus proyectos, a través de la aplicación de los diferentes instrumentos y mecanismos administrativos que la oficina de ONU mujeres en Chile implementa para el control y ejecución de los recursos, manteniendo una fluida comunicación con la Oficina Regional en Panamá y siguiendo sus directrices para todos los trámites correspondientes;
• Llevar a cabo los procesos de adquisición de bienes y/o servicios menores  a USD 5,000, micro compras, en el marco de las políticas y procedimientos aplicables, recabando los documentos necesarios para el trámite administrativo con la Oficina Regional;
• Apoyar en la organización de misiones nacionales e internacionales (compra de pasajes, gestión de viáticos, solicitudes de autorización de seguridad, reservas de hotel, las liquidaciones respectivas y otros trámites necesarios) del personal de la Oficina de ONU Mujeres en Chile, así como, cuando sea necesario, de los/as consultores/as contratados/as;
• Hacer las solicitudes de creación de perfiles de proveedores (vendors) ante la Oficina Regional mediante la documentación previamente solicitada a cada uno de los proveedores y/o consultores (as) contratados (as) por ONU mujeres;
• Apoyar la organización de reuniones y eventos, y llevar a cabo todos los trámites administrativos, operativos y logísticos para su realización (reserva de sala, solicitud de equipos informáticos, confirmación de asistencias, solicitud de refrigerios, elaboración de actas, etc.);
• Actualizar el inventario físico de los activos de la oficina, de acuerdo con las regulaciones existentes;
• Elaborar correspondencia regular y administrativa;
• Coordinar con las áreas de Servicios Generales, Seguridad UN-UNDSS, Recursos Humanos, Finanzas y otros, tanto de la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá como de PNUD Chile, cuando esto sea necesario para el buen desempeño de la oficina;
• Desarrollar otras funciones de carácter logístico o administrativo que sean encargadas por la Oficial de Programa de ONU Mujeres en Chile. 

 Apoyar la gestión documental incluyendo organizar, archivar y/o distribuir la documentación física y electrónica de la oficina:

• Organizar el sistema de archivo físico y electrónico de la oficina, de acuerdo con las regulaciones existentes, e incluyendo la digitalización de documentos cuando sea necesario;
• Elaborar y actualizar de manera periódica una lista de contactos institucionales y distribución de contrapartes (institución, persona/s de contacto, cargo, correo electrónico, dirección y teléfono) incluyendo instituciones públicas, organizaciones de la sociedad civil, Agencias de cooperación bilateral, Agencias de Naciones Unidas, etc., así como un sistema de distribución de publicaciones y documentos corporativos (distribución física y electrónica);
• Administrar las publicaciones de la Oficina y distribuir (física y electrónicamente) los materiales producidos por la Oficina de ONU Mujeres Chile a las contrapartes, así como a la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá;
• Distribuir a las contrapartes (física, y electrónicamente) otros materiales producidos por ONU Mujeres a nivel global y regional.

 Apoyar los procesos financieros y de recursos humanos:

• Manejo del sistema Financiero ATLAS en el registro de requisiciones, recibos de órdenes de compra y seguimiento de solicitudes de pago y aprobaciones de “vendors”;
• En coordinación con la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá, apoyar en los trámites administrativos que se requieran para el procesamiento de pagos, anticipos de fondos y sus liquidaciones que se deriven de la implementación de los proyectos y del desarrollo de actividades de ONU Mujeres Chile;
• Apoyar la gestión de la caja chica, y la preparación de su rendición;
• Apoyar en las labores vinculadas con la publicación y selección de consultorías, de acuerdo con las regulaciones existentes, y en coordinación con el equipo de recursos humanos de la Oficina Regional. Esto incluye la coordinación para la aprobación de los Términos de Referencia, preparación de requisiciones, coordinación para la publicación de la solicitud de aplicaciones, recepción de aplicaciones, verificación del cumplimiento de requerimientos establecidos en los términos de referencia (TdR), coordinación para la conformación de un comité de evaluación, elaboración de actas de selección, y seguimiento del proceso de selección hasta la contratación, entre otras actividades;
• Apoyar en la realización de los trámites documentarios necesarios para el seguimiento de contratos con consultores/as, así como de sus pagos correspondientes, incluyendo el seguimiento de entregables y reportes de avance en tiempo y forma, preparación y procesamiento de pagos (incluyendo formatos “Certification of Payment” y órdenes de pago), cierre y liquidación de actividades, manejo de formato FACE, devolución de fondos (cuando sea necesario) y otras gestiones relacionadas;
• Apoyar en las coordinaciones para la firma de Convenios o de Memorandos de Entendimiento (MdE) con una contraparte: Identificación de la/s persona/s responsables de la firma en la contraparte, coordinaciones con la Oficina Regional para la firma por parte de ONU Mujeres, seguimiento al proceso de firma, actualización de información sobre la duración de los Convenios o MdE, preparación de eventuales adendas y otras gestiones relacionadas;
• Apoyar la administración de ausencias incluyendo hacer seguimiento, registrar y reportar las solicitudes de licencias del personal de la oficina de ONU Mujeres en Chile, en coordinación con la Oficina Regional de ONU Mujeres en Panamá.

Competencies

Valores de la Organizacion / Principios Rectores

Integridad:

• Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

Profesionalismo:

• Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.

Sensibilidad cultural y diversidad de valores:

• Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal;
• Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.

Competencias de la Organizacion:

Ética y valores:

• Demostrar y salvaguardad la ética e integridad.

Conocimiento organizacional:

• Asumir el auto desarrollo y toma de iniciativas.

Trabajo en equipo:

• Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.

Comunica y comparte información:

• Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.

Autogestión e inteligencia emocional:

• Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Manejo de conflictos:

• Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.

Aprendizaje continuo y conocimiento compartido:

• Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.

Toma de decisión adecuada y transparente:

• Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia.  

Funcionales:

• Contribuir al intercambio de información y aportar ideas;
• Capacidad para establecer, construir y mantener relaciones efectivas con los clientes y con personas de diferentes niveles jerárquicos, nacionalidades y culturas, alta confidencialidad y responsabilidad;
• Anticipa posibles limitaciones en la ejecución de actividades e identifica soluciones o alternativas;
• Capacidad para administrar y ejecutar los procesos y transacciones financieras y logísticas;
• Promueve la rendición de cuentas y la Gestión Basada en Resultados;
• Asegura el cumplimiento de las normas y estándares organizacionales para auditoria, monitoreo y evaluación y gestión basada en resultados;
• Hablidad en expresion oral y escrita;
• Capacidad de trabajo en equipo;
• Planificacion y organizacion;
• Responsabilidad;
• iniciativa y capacidad para resolver problemas;
• Conocimiento tecnológico.

Required Skills and Experience

Educación:

•  Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines al cumplimiento del cargo. 

Experiencia:  

• Experiencia mínima de 2-3 años en puestos de apoyo administrativo en instancias de Cooperación Internacional, Organismos No Gubernamentales y/o instancias públicas de nivel local y/o nacional. Se valorará positivamente la experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.
• Experiencia en organización y apoyo logístico en talleres y eventos de incidencia.
• Experiencia de trabajo en proyectos de desarrollo preferiblemente con componentes de transversalización de la perspectiva de género u otros proyectos de cooperación bilateral o multilateral.  
• Conocimiento y/o experiencia en metodologías de diseño, ejecución y seguimiento de programas, proyectos y presupuestos.  
• Manejo de herramientas informáticas (Paquete Microsoft Office, Internet, Outlook, etc.)
• Se valorará positivamente la experiencia en el manejo de la herramienta ATLAS u otros sistemas ERP.

Requerimientos de idiomas:

• Español fluido;
• Dominio del idioma inglés con capacidad para leer y redactar a nivel profesional intermedio