Background
ONU Mujeres es la Entidad de las Naciones Unidas para la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2)Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.
Los programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la propuesta de acción estratégica de ONU Mujeres en los niveles global y regional, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de efectividad de acuerdo con el contexto del país. En particular ONU Mujeres Colombia se ha propuesto, en los Elementos para su Estrategia 2014-2017, contribuir a fortalecer el empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencia , tanto en el contexto del conflicto , así como en la vida cotidiana, como bases para una paz estable y sostenible, de tal forma que no solo se restituyan los derechos de las víctimas, sino que se contribuya también a transformar estructuralmente la dinámica de la exclusión y patriarcado en la sociedad, para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia. Con este enfoque, ONU Mujeres en Colombia trabaja en los ámbitos de empoderamiento político, empoderamiento económico, violencias basadas en género, paz y seguridad. Para ello la Oficina País pone en marcha cuatro estrategias transversales: a) La gestión del conocimiento, seguimiento y evaluación; b) Innovación y comunicación para la transformación cultural, c) la coordinación de las Naciones Unidas y d) apoyo a procesos intergubernamentales.
ONU Mujeres viene estableciendo un proceso de programación territorial priorizando en una primera fase cuatro departamentos entre los que se encuentra Antioquía y en el cual se viene estableciendo un marco de programación con diversas iniciativas, para las cuales se hace necesario fortalecer el equipo de trabajo en terreno que apoye la gestión de las diversas acciones de ONU Mujeres en territorio
Duties and Responsibilities
De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión de la Consultora Territorial en coordinación con el/la Profesional de Apoyo, el/la Auxiliar administrativo y operativo desempeña las siguientes funciones:
Apoyo administrativo que incluye, entre otros:
Recopilar la documentación requerida para contrataciones.
Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as y contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes, proveedores y equipo ONU Mujeres Colombia.
Apoyar los procesos de adquisiciones que se requieran, enmarcados en las políticas y procedimientos de ONU Mujeres
- Participar en las reuniones presenciales y/o virtuales con el área de operaciones para la revisión y actualización de procesos.
Apoyo en el seguimiento financiero del Programa, que incluye, entre otros:
Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
Elaboración y preparación de solicitudes de pagos con la documentación correspondiente.
- Apoyar a las contrapartes beneficiarias de PCA´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y rendición de cuentas.
Apoyo operativo, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:
Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc...).
Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato adecuado.
- Apoyo secretarial a las demás actividades del equipo ONU Mujeres en Antioquía
Apoyo logístico, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:
Apoyar la organización y la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico, en coordinación con el equipo territorial.
Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:
Realizar las cotizaciones de pasajes y las reservaciones de los mismos
Elaborar memos de emisión de facturas de pasajes.
Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago.
Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión
Apoyar en la elaboración de agendas.
Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:
Facilitar al área de administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados de los programas y proyectos de las áreas.
Garantizar la actualización del archivo de los proyectos y programas de las áreas de
acuerdo a los procedimientos de ONU MUJERES.
- Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la Formación de alianzas
Impacto de Resultados
Los principales resultados impactan en la gestión eficaz de los procesos administrativos, operativos de garantizan la implementación y el logro de los resultados previstos en los territorios
Competencies
Competencias Corporativas:
Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema deNaciones Unidas y de ONU Mujeres.
Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.
Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.
Capacidad de priorizarlas tareas de acuerdo a su importancia.
- Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados previstos..
Competencias Funcionales:
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
- Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad
Liderazgo y Auto Gestión
Habilidad y experiencia reconocida en trabajo administrativo y operativo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y/o entidades internacionales.
Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
Habilidad y experiencia en el trabajo.
Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
Capacidad de trabajo en equipo.
Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
Demuestra una actitud positiva y constructiva.
Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
- Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acorde con esto.
Orientación a Resultado y Eficacia Operacional
Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas operativas y administrativas
Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
- Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint
Required Skills and Experience
Educación:
- Estudios técnicos o profesionales en ciencias administrativas, sociales o afines en Administración
Experiencia
- Experiencia mínima de 2 años con responsabilidades progresivas como auxiliar administrativo/a en organizaciones de desarrollo y/o entidades públicas y en apoyo logístico a proyectos. Se valorará la experiencia en organismos de Naciones Unidas
Conocimiento
- Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web
Idiomas
- Ingles Intermedio. (deseable)
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad