Background

Le Burundi s’est doté au mois d’avril 2012 d’un Programme National de Réforme de l’Administration Publique « PNRA » qui vise l’instauration d’une administration qualifiée, performante, responsable orientée vers l’intérêt général et le service du citoyen.  L’un des axes majeurs du Programme est de mettre la performance de l’Administration au service des citoyens (Axe 3).  Il s’agit de la mise en place de guichets uniques pour la délivrance des papiers administratifs dans les différentes provinces (passeport, laisser-passer, carte GPEL ; casier judiciaire, permis de conduire, etc.), de la simplification des procédures administratives et de l’élaboration et de la mise en œuvre d’une politique de gestion des performances dans l’Administration publique.

Le PNUD est le principal bailleur de fonds de la mise en œuvre du PNRA à travers le Projet d’appui à la mise en œuvre du Programme National de Réforme de l’Administration Publique (Projet PNRA). Ledit Projet vise essentiellement les objectifs ci-après : (i) la restauration de la capacité de direction et de conception du Gouvernement burundais ; (ii) la promotion des valeurs d’équité, de transparence et de performance ; (iii) le développement d’une culture de l’Administration publique au service du citoyen et la promotion de l’utilisation des TIC dans l’Administration.

La stratégie de réforme adoptée est articulée comme suit: (i) Amélioration des prestations de services aux citoyens à travers la mise en place des guichets uniques de services publics dans les différentes provinceset la simplification des procédures; (ii) développement d’un nouveau management des performances dans l’Administration à travers l’accompagnement de la mise en œuvre de la politique de gestion des performances, la classification des emplois et la révision du système de rémunération et du statut de la fonction publique et ; (iii) renforcement des capacités nationales de conception des politiques publiques et de coordination de l’action gouvernementale.

Les principaux acquis du Projet sont :

• 5 guichets uniques provinciaux ont été édifiés et équipés, leur connexion aux services centraux en cours, leur personnel a été affecté et formé ;
• Une étude a été réalisée et a débouché sur des propositions de simplification de 11 procédures de prestation de services administratifs essentiels ;
• Une politique de gestion des performances a été adoptée, les outils de mise en œuvre ont été élaborés et sont cours de vulgarisation et le dispositif institutionnel de pilotage en cours d’implantation ;
• Plusieurs structures de l’Administration publique ont été interconnectées ;
• La fonction Gestion des ressources humaines de l’Etat est en cours de renforcement avec le remplacement de tous les équipements informatiques hébergeant la base de données et l’application de gestion des ressources humaines de l’Etat et l’équipement du service des archives de la Fonction publique ;
• Des propositions pour l‘amélioration de la coordination du travail gouvernemental ont été élaborés et attendent d’être adoptés et implémentés.

Le projet est mis en œuvre selon la modalité d’exécution nationale (NIM).  Ainsi, le Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de l’Emploi (MFPTE) a nommé un Directeur National du projet.  Une lettre d’accord a été signée entre le MFPTE et le PNUD en vue de la fourniture par ce dernier des services d’appui pour lesquels l’organisation dispose d’avantages comparatifs, en particulier en relation avec l’achat de biens et de services internationaux.  C’est dans le cadre du projet d’appui au PNRA que le PNUD sollicite le recrutement d’un consultant international en vue de la conception et la mise en place d’un portail Internet d’accès aux informations et aux formulaires sur les procédures administratives de l’Administration Burundaise.

Duties and Responsibilities

La consultance vise à concevoir, mettre en place et assurer l’appropriation d’un portail Internat d’accès aux informations et aux formulaires administratifs au Burundi.  Ledit portail doit permettre aux citoyens :

• D’accéder aux informations relatives à diverses procédures administratives mises en ligne via divers terminaux : ordinateur, tablette, Smartphone ;
• De télécharger les différents formulaires requis pour demander les différents documents administratifs ;
• De trouver les informations en vue de l’accès aux services concernés (adresse physique, adresse électronique, numéro de téléphone, personne de contact) pour dépôt des dossiers ou pour recueillir des informations complémentaires ;
• D’accéder aux autres sites des différentes administrations publiques orientés vers les services aux citoyens.

Les principaux résultats de la mission sont :

Un état des lieux portant sur :

• L’offre en ligne de l’Administration publique en termes d’informations et d’accès aux formulaires de transactions administratives ;
• Les éléments structurant les initiatives de la présence de l’Administration sur l’Internet : politique, charte, pratiques courantes ;
• Les possibilités techniques dont dispose l’Administration notamment en termes d’hébergement, de synergies entre des sites existantes, de mutualisation des capacités techniques et humaines ;
• L’identification des procédures clés pertinentes pour la mise en ligne ;
• Le lien avec le site du Ministère de la Fonction publique, du Travail et de l’Emploi ;
• Une proposition de modélisation du portail comprenant notamment le design respectant les couleurs et symboles de l’Administration publique burundaise, le sommaire du portail, les différents liens possibles ;
• Un choix motivé des outils proposés pour le développement du portail permettant une meilleure appropriation du portail par l’Administration, la sécurité des données et la durabilité et les possibilités de mises à jours sans compromettre l’intégrité des données ;
• Un nom de domaine est acquis (les frais du nom de domaine seront pris en charge par le Consultant lui-même ainsi que le paiement de l’abonnement sur 10 ans, dans la mesure des possibilités) ;
• Un choix motivé d’hébergement est proposé entre la Datacenter du Centre de Traitement Informatique, les autres fournisseurs publics et parapublics locaux, des fournisseurs internationaux, avec à chaque fois une présentation des avantages et des inconvénients ;
• La réalisation du portail et son accès à partir de différents types d’équipements : ordinateurs, tablette, Smartphone, etc. ;
• La mise en ligne des informations et des formulaires téléchargeables sur une centaine de procédures à mesure que les données soient disponibles dans les administrations ;
• La proposition d’un mécanisme de gouvernance du portail impliquant le SERAP et les structures prestataires de services ;
• L’élaboration de propositions de stratégie d’accès inclusif notamment prenant en compte l’implication d’agents intermédiaires du public (services communaux) ou privés (associations et bureaux de secrétariat publics ou cybercafés), autres fournisseurs de services sur l’Internet ;
• Des recommandations sur des mécanismes innovants de recouvrement du coût du fonctionnement du portail.

Les principaux livrables sont :

• Un rapport d’état des lieux avec les éléments énumérés ci avant et la conception de l’architecture et du design du Portail à mettre en place ;
• Le portail réalisé ;
• L’enregistrement des informations et des formulaires sur une cinquantaine de procédures au moins, ceci dépendant de leur disponibilité ;
• Un manuel d’exploitation et de gouvernance ;
• La formation d’une équipe de trois personnes à l’administration du portail et d’une vingtaine d’agents de différents ministères prestataires des différents services concernés à l’alimentation du Portail.

Le Consultant travaillera en étroite collaboration avec le Centre de Traitement Informatique qui dispose d’un data center qui est une des options dans l’hébergement du site.  Un comité de pilotage sera mis en place par le Ministre de la Fonction publique, du Travail et de l’emploi.  Tous les départements concernés seront représentés dans ce comité.  Le travail du Consultant sera supervisé par le Conseiller Technique Principal du projet PNRA, la Directrice Nationale dudit Projet et le Secrétaire Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique.  Le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du Projet PNRA, plus particulièrement l’expert national en Informatique et l’expert national en communication.

Competencies

• Bonnes aptitudes interpersonnelles et de travail en équipe ;
• Excellentes capacités de communication et de réaction.

Required Skills and Experience

Diplôme

• Ingénieur ou un master II en informatique.

Expértise

• Justifier de 5 ans d’expérience dans le domaine ;
• Justifier d’une maitrise du développement des applications WEB ou des sites WEB dynamiques- 5 expériences au minimum ;
• Avoir conduit des projets informatiques en tant que chef de projet – 3 expériences au minimum ;
• Avoir travaillé dans le contexte africain de l’Administration est un atout.

Langues

• Maitrise de la langue française.

Procédure

• Les candidats qui seront shortlistés sur base des prérequis du profil recevront une notification et un TDR détaillé pour remettre une offre technique et financière complète.