Background

La Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, y en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

1. Aumentar el liderazgo y la participación de la mujer.
2. Aumentar el acceso de la mujer al empoderamiento y las oportunidades de índole económicas.
3. Prevenir la violencia contra las mujeres y las niñas y ampliar el acceso a los servicios.
4. Aumentar el liderazgo de las mujeres en las actividades relacionadas con la paz, la seguridad y la respuesta humanitaria.
5. Fortalecer la capacidad de respuesta de los planes y presupuestos a la igualdad entre los géneros a todos los niveles.
6. Aplicación de un conjunto amplio de normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres que sea dinámico, responda a las cuestiones, los desafíos y las oportunidades nuevas e incipientes y siente firmemente las bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Duties and Responsibilities

I. Objetivo

Bajo la supervisión directa de la Representante de País de ONU Mujeres, el/la Asistente asegurará un efectivo y eficiente funcionamiento de la oficina de Representación, brindando total confidencialidad en todos los aspectos que le sean asignados, mantenimiento de procedimientos de protocolo, gestión de flujo de información y seguimiento a compromisos establecidos.

El/la Asistente trabajará en estrecha colaboración con todo el personal de Programas y Operaciones de la oficina de ONU Mujeres, Agencias del Sistema de Naciones Unidas y contacto con diversas personas de organizaciones en el país, asegurando un efectivo flujo de información, agenda y acciones en el marco de las necesidades de la Representación.

II. Funciones / Resultados Clave Esperados

Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de la oficina de la Representante de País, comunicaciones y apoyo administrativo centrándose en el desempeño de las siguientes funciones:

Proveer apoyo administrativo a la Representante de País:

• Proveer apoyo administrativo y secretarial a la Representante de País, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.
• Administrar la agenda, concertar y confirmar citas de la Representante de País; recibir visitas de la Representación; tomar minutas y notas según sea requerido, y recibir y filtrar llamadas telefónicas con tacto y discreción.
• Redactar correspondencia, transcribir y/o traducir documentos y reportes asegurando la correcta ortografía y formato.
• Control de todas las comunicaciones entrantes, filtrar y registrar correspondencia entrante y saliente de la oficina, cumpliendo el protocolo y correspondencia según las directrices establecidas en la organización.
• Mantenimiento de listas de socios de alto nivel y listas telefónicas.
• Apoyar a la Representante de País en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar las requisiciones de viaje; realizar los arreglos de viaje de la Representante y  los arreglos de hotel y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las reglas de protocolo.
• Responsable de asuntos protocolares, recibir visitas oficiales de alto nivel, coordinar los aspectos logísticos relacionados a la misión.
• Recopilar información y preparar presentaciones incluyendo gráficas para la Representante de País.
• Monitorear y actualizar el sistema de archivo de la Representación y dar seguimiento para asegurar la exactitud y confidencialidad.
• Coordinación del flujo de información en la oficina y la difusión de la comunicación corporativa y entre oficinas para el personal como sea necesario.

Proveer apoyo administrativo al área de Programas:

• Llevar el control de acuerdos, memorándums de entendimiento, entre otros; y apoyar en el seguimiento a la implementación de los mismos cuando sea requerido.
• Seguimiento al cumplimiento de los compromisos de reportes a donantes.
• Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina y/o de las socias según sea requerido.
• Revisar los documentos requeridos para trámites de pago y realizar las solicitudes de pago requeridas y trasladarlas para firma y/o pago según corresponda.
• Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el sistema Atlas y trasladarlas para aprobación.
• Actuar como enlace entre Programas y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística que sean requeridos.
• Lleva el control de las salas de reuniones en ONU Mujeres y coordina la reserva de las mismas.
• Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.

Competencies

III. Competencias

Corporativas

• Muestra integridad al apegarse a los valores y a los estándares éticos de las Naciones Unidas.
• Muestra compromiso hacia la misión, visión y valores de ONU Mujeres
• Integridad: muestra consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
• Profesionalismo: muestra competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.
• Sensibilidad cultural y diversidad de valores: muestra reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal. Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.
• Ética y valores: muestra y salvaguardad la ética e integridad.
• Conocimiento organizacional: Asume el auto desarrollo y toma de iniciativas.
• Trabajo en equipo: muestra habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
• Comunica y comparte información: Facilita y fomenta una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.
• Manejo de conflictos: Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.
• Aprendizaje continuo y conocimiento compartido: Fomenta el aprendizaje y comparte el conocimiento.
• Toma de decisión adecuada y transparente: muestra la toma de decisión con conocimiento y transparencia.?

Funcionales

• Alta habilidad para realizar diversas y múltiples tareas.
• Alta orientación al servicio hacia clientes y socias externas e internas.
• Habilidad para procesar información, identificar y ajustar discrepancias.
• Habilidad para analizar y sintetizar información
• Habilidad para manejo de trabajo bajo presión.
• Habilidad para planificar, organizar y establecer prioridades
• Habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
• Habilidad para mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Required Skills and Experience

Calificaciones para la contratación

Educación:

• Estudios universitarios intermedios (mínimo 3 años de licenciatura) en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto.
• Estudios en temas de género y/o derechos humanos, deseable.

Experiencia:

• Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, apoyo logístico a nivel local o internacional.
• Experiencia deseable más no indispensable en manejo de protocolo.
• Experiencia deseable más no indispensable en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o Agencias de Cooperación para el Desarrollo.

Otras habilidades y Conocimientos:

• Dominio oral y escrito del idioma español.
• Dominio avanzado oral y escrito del idioma inglés
• Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)

Esta vacante esta dirigida únicamente a personas con nacionalidad guatemalteca.

Documentos a ser incluidos

Las personas interesadas en esta posición deberán enviar via correo electrónico los documentos abajo mencionados a más tardar el 1 de junio de 2017. Quienes cumplan con los requisitos mencionados, serán evaluados/as y seleccionadas mediante proceso competitivo acorde a las normas de ONU Mujeres. Únicamente se contactará a las personas pre-seleccionadas.

Se solicita atentamente enviar los siguientes documentos e información para demostrar calificaciones:

1. Carta de manifestación de interés.

 Explicación del por qué es el o la candidata idónea e indicar que acepta los términos de referencia adjuntos.

2. Formulario P11 firmado y actualizado.? Asegurarse de incluir una descripción de las actividades realizadas y fechas de cada uno de las posiciones ocupadas en el pasado. (formulario disponible en: http://www.gt.undp.org/content/guatemala/es/home/operations/jobs/)

3. Credenciales académicas

Dicha documentación deberá enviarse al correo electrónico: operations.guatemala@unwomen.org identificando en el asunto del mensaje: “Asistente de Representación”

Fecha límite para presentar la propuesta: 1 de junio de 2017.