Asistente Administrativo/a de Programa (2 Vacantes)



Advertised on behalf of :

Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline :31-May-17 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Gender Equality
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
20-Jun-2017
Duration of Initial Contract :6 Meses
Expected Duration of Assignment :6 meses

Background

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2)Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.

 

Los programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la propuesta de acción estratégica de ONU Mujeres en los niveles global y regional, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de efectividad de acuerdo con el contexto del país. En particular ONU Mujeres Colombia se ha propuesto, en los Elementos para su Estrategia 2014-2017, contribuir a fortalecer el empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencia , tanto en el contexto del conflicto , así como en la vida cotidiana, como bases para una paz estable y sostenible, de tal forma que no solo se restituyan los derechos de las víctimas, sino que  se contribuya también a transformar estructuralmente la dinámica de la exclusión y patriarcado en la sociedad, para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia. Con este enfoque, ONU Mujeres en Colombia trabaja en los ámbitos de empoderamiento político, empoderamiento económico, violencias basadas en género, paz y seguridad. Para ello la Oficina País pone en marcha cuatro estrategias transversales: a) La gestión del conocimiento, seguimiento y evaluación; b) Innovación y  comunicación para la transformación cultural,  c) la coordinación de las Naciones Unidas y d) apoyo a procesos intergubernamentales.


Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión del/la Profesional de Finanzas y Admón. de Programa, la/el Asistente Administrativo/a del Programa desempeña las siguientes funciones:  

 1.       Apoyo administrativo que incluye, entre otros:

-          Recopilar la documentación requerida para contrataciones.

-          Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.

-          Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores.

-          Solicitud de cotizaciones y realización de cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.

-          Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement) , Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes,

-          Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.

-          Preparación de los comités LPAC, cuando sea necesario: citación de los miembros, preparación de la documentación requerida y secretaría técnica.

-          Participar de las reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.

-          Apoyo de los procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas.

2.       Apoyo en el seguimiento financiero del Programa, que incluye, entre otros:

-          Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del Programa.

-          Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas y mantener actualizado el plan de implementación de acuerdo a la ejecución presupuestal del Programa.

-          Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo a los formatos facilitados por el área de Operaciones

-          Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.

-          Apoyar la preparación las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias para ser revisadas por la Asociada de Finanzas.

-          Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.

-          Apoyar a las contrapartes beneficiarias de PCA´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y rendición de cuentas.

3.       Apoyo operativo, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:

-          Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc).

-          Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.

-          Apoyo en la liquidación de los DSA y TE del personal del Programa.

-          Apoyo operativo a las demás actividades del equipo del área.

4.     Apoyo logístico, según se requiera, que incluye entre otros:

-          Organizar en coordinación con el equipo del área, la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.

-          Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.

-          Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:

·         Realizar las cotizaciones de pasajes y las reservaciones de los mismos.

·         Elaborar memos de emisión de facturas de pasajes.

·         Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago ya sea de anticipos y/o reembolsos

·         Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión. Apoyar en la elaboración de agendas.

5.      Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:

-          Facilitar al área de Administración y Finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.

-          Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados del Programa.

-          Garantizar la actualización del archivo del Programa de acuerdo a  las normas y procedimientos de ONU MUJERES.

-          Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la Formación de alianzas.

 


Competencies

 Competencias Corporativas:

·         Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de  Naciones Unidas y de ONU Mujeres.

·         Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.

·         Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.

·         Capacidad de priorizar las tareas de acuerdo a su importancia.

·         Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
  • Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

Liderazgo y Auto Gestión

  • Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.
  • Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
  • Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
  • Capacidad de trabajo en equipo.
  • Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
  • Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
  • Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
  • Demuestra una actitud positiva y constructiva.
  • Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acordes con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para formular y manejar presupuestos.
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint. Manejo de un software de manejo de programas e un valor añadido.


Required Skills and Experience

Educación:

  • Profesional en Administración, Administración Pública, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines.

Experiencia:

  • Experiencia mínima de 4 años con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a en organizaciones de desarrollo y en apoyo logístico a proyectos.
  • Dentro de los 4 años, deseable 1 año de experiencia en el Sistema de Naciones Unidas - ONG.

Conocimientos:

  • Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
  • Se valorará el manejo del sistema Atlas.

Idiomas:

  • Inglés deseable

Otros:

  • Habilidades de redacción

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


If you are experiencing difficulties with online job applications, please contact erecruit.helpdesk@undp.org.

© 2016 United Nations Development Programme