Background

En febrero de 2011, se da un cambio significativo en el marco normativo nacional a través de la Ley Nº 29664 de creación del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres (SINAGERD), el cual entra en vigencia en mayo de 2011 con la aprobación de su Reglamento. En mayo 2014, se aprueba el Plan Nacional de Gestión de Riesgo de Desastres (PLANAGERD).

El PNUD viene apoyando al país, impulsando un conjunto de acciones relacionadas con el fortalecimiento de capacidades en gestión de riesgos de desastres a nivel de Sectores, Gobiernos Locales y Regionales, así como a nivel comunitario. El mejoramiento del manejo de información, de los mecanismos de coordinación inter-institucional para la reducción de riesgos de desastres, la atención de emergencias y la promoción de procesos de recuperación sostenible son algunos de los temas en los que el PNUD viene trabajando a través del área de Gestión del Riesgo de Desastres.

En este contexto, se están ejecutando proyectos orientados al fortalecimiento de los mecanismos de coordinación, planificación y sensibilización para la preparación y recuperación ante desastres en diversos ámbitos del país.

Para el adecuado desarrollo de las actividades de los proyectos GDR PNUD, se requiere la contratación de un profesional que desempeñe funciones de Administrador/a. El/ la Administrador/a desempeñará sus funciones bajo la supervisión del Gerente del proyecto y en estrecha coordinación con el Oficial de Programa del PNUD, así como con el personal de las diferentes agencias participantes y contrapartes del proyecto.

Duties and Responsibilities

El/la Administrador/a deberá coadyuvar al logro de la ejecución programática y financiera de los proyectos GRD PNUD, a través del seguimiento y apoyo operativo y administrativo que brinde en el ámbito de las responsabilidades antes descritas.

Funciones generales de la coordinación administrativa de los Proyectos GRD del PNUD:

• Realiza el seguimiento administrativo y financiero de los proyectos con el fin de contribuir a su correcta implementación y al cumplimiento de los objetivos, de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD, de una manera oportuna y eficiente.
• Apoya al Gerente del Proyecto en el seguimiento a la ejecución de todas las actividades de los proyectos, de acuerdo al cronograma de gastos, teniendo en cuenta el correcto cumplimiento del plan de trabajo.
• Apoya al Gerente del Proyecto en la implementación de mecanismos de seguimiento y control que garanticen el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Documento de Proyecto, sobre el manejo financiero, el monitoreo y la preparación y presentación de los informes programáticos y financieros tanto al PNUD como al donante.
• Asiste al Gerente del Proyecto en el ejercicio del control presupuestario, asegurándose que las actividades de los proyectos se realicen dentro de los límites del presupuesto aprobado y a las normas y procedimientos del PNUD
• Monitorea, revisa y ajusta, en coordinación con la Unidad de Programa del PNUD, el presupuesto de los proyectos. Apoya en la conciliación de los informes financieros intermedio y final de los Proyectos (en diferentes monedas) a ser elaborado por el PNUD para su presentación al donante.
• Realiza mensualmente análisis de movimientos de cuentas por concepto de gasto, fuente y actividad.
• Lleva un archivo electrónico de la ejecución presupuestal de los proyectos reflejando la reasignación de partidas de acuerdo a los componentes de gasto de cada donante en coordinación con el Gerente de Proyecto. Informa al Gerente de Proyecto de manera periódica sobre los avances de ejecución presupuestal.
• Brinda soporte a la movilización del personal externo (procesamiento de requerimientos, asignación de viáticos y liquidación de viajes), en concordancia con las políticas y procedimientos del PNUD.
• Brindar soporte a las solicitudes externas de adquisiciones de bienes y servicios.
• Seguimiento de requerimientos y órdenes de compra en coordinación con el Asistente Administrativo y el Centro de Servicios.
• Realiza los procesos de selección y contratación para la adquisición de bienes y servicios, así como gestión de viajes de acuerdo a las políticas, normas, procedimientos y buenas prácticas del PNUD.
• Brinda apoyo al Gerente de Proyecto en los procesos de selección y contratación de personas naturales (términos de referencia, convocatorias, expedientes para la contratación).
• Manejo financiero y administrativo a través del sistema ERP ATLAS, atendiendo gestión de Requerimientos (Requisitions), elaborando órdenes de compra (PO), Vendors, Solicitudes de Pago, Vouchers, Rendición de cuentas, emisión de reportes de movimientos y otros relacionados; y mantenimiento actualizado del sistema para la elaboración de los informes periódicos, intermedio y final.
• Lleva control de desembolsos a las agencias y socios implementadores, revisa las rendiciones de cuenta y prepara los documentos de liquidación desagregado por mes.
• De ser depositario(a) de recursos que le sean entregados mediante Anticipo de fondos, deberá administrarlos apropiadamente de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD, asegurando la pertinencia de los mismos.
• Apoyo al Gerente de Proyecto en el seguimiento de presentación de informes de consultoría e informes de viaje de misión.
• Prepara el registro de los planes operativos de los proyectos en la Agencia Peruana de Cooperación Internacional – APCI y elabora periódicamente los expedientes de recuperación del Impuesto General a las Ventas – IGV.
• Mantiene permanentemente actualizado un registro de inventario de los recursos físicos del proyecto, dados en custodia, velando por el buen uso hasta la disposición final de los mismos por parte del PNUD.
• Elabora las Actas de Transferencia de bienes a ser transferidos a terceros en conformidad con las normas y procedimientos PNUD.
• Prepara la correspondencia de rutina y reportes que le sean requeridos.  Asegura un adecuado sistema de archivo de todos los procesos y de la documentación administrativa y financiera de los proyectos.
• Coordina los aspectos logísticos para la organización de talleres, reuniones y eventos.
• Coordina de manera permanente con el Asistente Administrativo en materia de control presupuestal, manejo financiero y procedimientos administrativos.
• Asegura una permanente comunicación y coordinación en los aspectos administrativos y financieros con los coordinadores provinciales.
• Coordina con todas las unidades competentes para la realización de los procesos financieros y administrativos (Unidad de Finanza del PNUD, Agencias de las Naciones Unidas, entre otras).
• Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente del Proyecto y/o el Oficial de Programa.

INFORMES

Informes semestrales e informe final de desempeño.  El contratado/a deberá presentar el último informe mínimo 15 días antes de la fecha de vencimiento del contrato.

Todos los informes previa conformidad del Gerente del Proyecto, serán derivados al Asesor de GRD del PNUD para su aprobación.

Indicadores de evaluación

• Contabilidad general de los proyectos al día conforme al plan de trabajo de los mismos y de acuerdo a las normas del PNUD.
• Rendiciones de anticipos de las actividades de responsabilidad del PNUD, así como reportes presentados dentro de los plazos previstos por el PNUD, revisados y aprobados.
• Los Planes de Trabajo y Presupuestos Anuales aprobados por la Junta del Proyecto son presentados a la Unidad de Programa del PNUD en forma oportuna.
• Reportes financieros al donante debidamente presentados y analizados
• Archivo de la documentación del proyecto (informes, comunicaciones, solicitudes de pago, Libro Mayor de Bienes, Inventarios, etc.) organizadas y actualizadas.
• Importes devueltos por APCI en relación al trámite de recuperación del IGV 

Competencies

• Habilidad y capacidad para administrar y ejercer control financiero de varios proyectos con diferentes donantes
• Manejo de temas relacionados con aspectos técnicos de los proyectos (marco lógico, planes operativos, seguimiento y monitoreo, indicadores) y contractuales con contrapartes
• Alta capacidad analítica para preparar y redactar informes tanto narrativos como contables.
• Enfoque de gestión orientado a resultados
• Habilidad para manejar eficientemente la logística de eventos organizados como parte del proyecto.
• Manejo de prioridades y habilidad para cumplir con los plazos
• Habilidad para la aplicación de procedimientos administrativos en materia de administración, contabilidad y presupuestos
• Buenas relaciones interpersonales con socios de proyecto. 
• Buen manejo de herramientas de informática.
• Tolerancia al trabajo bajo presión.
• Respeto por la diversidad y el género.
• Alta responsabilidad, ética y transparencia.
• Buena predisposición para el trabajo en equipo y bajo presión, incluyendo tiempo adicional de ser requerido

Required Skills and Experience

Educación:

• Profesional titulado en administración, contabilidad o carreras afines Deseable estudios de post grado culminados en gestión de proyectos.

Experiencia profesional:

• Experiencia relevante no menor de siete años en gestión administrativa y de adquisiciones, finanzas, contabilidad y auditoría. Experiencia en el manejo de software (Ms Word, Excel, etc.) y ERPs.
• Experiencia no menor de 5 años como administrador(a) en proyectos de cooperación internacional.
• Se valorará experiencia de trabajo con organismos del Sistema de Naciones Unidas.

Idiomas:

• Excelente capacidad de comunicación verbal y escrita en español. Nivel intermedio de idioma inglés (principalmente en lectura y redacción).

IMPORTANTE:

Toda postulación debe adjuntar el formato de Antecedentes Personales (P11 - PNUD), el mismo que puede ser descargado de nuestra página web: http://www.pe.undp.org/content/peru/es/home/operations/jobs.html

Tenga en cuenta el que sistema sólo le permitirá adjuntar un (01) documento, por lo que debe incluir en un (01) solo archivo escaneado - en formato PDF - el P11 firmado y su CV.

Considere que la vacante cierra bajo horario de New York (2 horas antes de la medianoche en Perú).

El PNUD sólo se contactará con las personas pre-seleccionadas