Jobs - 74637- Assistant/e Administratif/ve

Assistant/e Administratif/ve - Roster (base de données)

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

02-Oct-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-6

Duration of Initial Contract :

1 an

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

L’Office Management Team (OMT) des Nations Unies au Sénégal recrute pour sa base de données (roster)
L’Assistant/e Administratif/ve est chargé/e de fournir des services administratifs efficaces et efficients au niveau des Opérations, du Programme et des Projets extérieurs du Bureau.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable des Opérations, ainsi qu’avec les membres du personnel des Programmes et des Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel d’autres institutions de l’ONU afin d’assurer la cohérence des services fournis.
Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Conformité des activités administratives avec les règles et règlements des Nations Unies, et les politiques, et stratégies du PNUD
Elaboration de procédures standards de fonctionnement de l’Administration en collaboration avec le superviseur direct

Assure le fonctionnement effectif et efficace du Bureau, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Réception des visiteurs, identification de leurs domaines d’activités et orientation vers la personne ou le service compétent
Réception et examen du courrier ARRIVEE, enregistrement des correspondances Entrée/Sortie dans les registres correspondants
Mise en place et maintien d’un système d’enregistrement et de classement des documents
Organisation des rencontres avec le Responsable des Opérations et les partenaires et rédaction des comptes rendus de session de travail
Préparation des documents de travail pour les réunions internes et externes
Elaboration des différents rapports administratifs
Responsabilité de la petite caisse du Bureau et de la justification des avances
Traduction des courriers simples, sur demande

Assurer une gestion administrative et logistique efficace, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Organisation d’expéditions de documents, arrangements de dédouanement et préparation de la documentation y afférent
Organisation des formalités de voyages/missions, de la délivrance des visas des Ambassades et de tout autre document nécessaire
Préparation des autorisations de voyage (PT8, Ordre de mission)
Préparation des bons de commande pour les voyages, paiements et contrats en conformité avec les normes établies dans la base de données ATLAS et dans les limites financières établies par le superviseur
Vérification des contrats et des amendements qui pourraient être ajoutés
Assistance au processus d’achat : réception de proforma/offres et procéder à leur évaluation puis à la préparation des bons de commande dans ATLAS
Etablissement de l’état des besoins et assurer la gestion du stock en matériel et fournitures
Maintient d’un stock suffisant de fournitures de bureau et vérification du stock de matériel bureautique et de mobilier
Suivi des achats de biens et services (préparation des spécifications, recherche de proforma, établissement de memo, requête de paiement, etc.)
Soutien aux activités évènementielles (collecte et assemblage des documents de travail, réservation d’espaces, commande des fournitures, etc.)
Collecte d’informations sur les perdiem, agences de voyage et autres enquêtes aux fins d’assister les Services communs
Organisation du transport du personnel, de la maintenance du parc automobile et suivi des contrats d’assurance

Veille à la disponibilité des documents officiels relevant du Protocole, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

Délivrance ponctuelle des documents de protocole officiel (visa de séjour, permis de travail, carte diplomatique) et de ceux liés à la sécurité, la santé, etc.
Collaboration avec le Système des Nations Unies pour l’harmonisation des documents exigés dans le cadre de l’import/export et le transfert de marchandises
Etablissement de rapport de travail efficace avec les organes gouvernementaux (ministères)

Competencies

VALEURS ET COMPETENCES

Intégrité
Respect de la diversité
Professionnalisme
Travail d’équipe
Orientation clients
Aptitude à la communication
Créativité, sens de l’initiative

Required Skills and Experience

Education

Etudes secondaires, être titulaire du diplôme du baccalauréat
Diplôme universitaire en Administration/Administration publique/Gestion/Economie/ Sciences Politiques ou Sociales serait un atout

Experience Professionnelle

6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration ou de la Gestion de Projets, avec des responsabilités graduelles
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.) et des systèmes de gestion sur Internet

Compétences Linguistiques

Maîtrise parfaite du français
Bonne connaissance de l’anglais

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.