Background

L’Office Management Team (OMT) des Nations Unies au Sénégal recrute pour sa base de données (roster)
L’Assistant/e aux Finances assure l’exécution effective des services et processus financiers dans le Bureau, et l’utilisation transparente des ressources financières.
Il/Elle promeut une éthique de services axée sur la satisfaction du client, en conformité avec les règles et règlements du PNUD.
Il/Elle collabore étroitement avec les autres membres du personnel de l’Unité des Finances, avec le personnel des Opérations, Programmes et Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel du Siège du PNUD pour la résolution de problèmes relatifs aux finances et le partage de l’information.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Conformité totale des activités financières, des systèmes d’enregistrement, de préparation de rapports financiers ainsi que du suivi des audits avec les règles et règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et du PNUD
• Mise en œuvre du contrôle interne et efficace
• Développement de processus opérationnels financiers et élaboration du contenu des Procédures Opérationnelles Standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur et la direction du Bureau
• Préparation d’accords sur le partage des coûts et les trust funds, suivi des contributions dans le cadre des efforts du Bureau pour la mobilisation des ressources

Assure la gestion des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Préparation et modification des budgets administratifs du PNUD, suivi avec le Siège sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les Projets administratifs
• Présentation d’information pour la planification et le statut des ressources financières
• Envoi du budget de Projet, si autorisé par la direction du Bureau, et cela sur la base de la présentation des documents de projets et budgets de projets signés
• Préparation dans les temps dans ATLAS des factures pour recouvrement de coûts pour services fournis par le PNUD
• Mise en place d’un système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts

Apporte l’appui comptable et administratif à l’Unité des Finances et effectue les fonctions liées au paiement des salaires au niveau global, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Contrôle approprié des documents justificatifs pour paiements et rapports financiers
• Exécution du cycle de paiement
• Appui à l’exécution et mise en œuvre des budgets, audits et formations
• Paiements effectifs pour le compte d’autres Agences
• Maintien des rapports financiers pour le PNUD et autres Agences des Nations Unies, ainsi que les homologues du Gouvernement national comme assignés
• Maintien du système de contrôle des dépenses internes pour assurer que les bordereaux sont correctement complétés de manière contradictoire, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans ATLAS, les salaires dûment préparés et payés, les demandes de remboursement pour les voyages et autres droits dûment payés
• Clôture des comptes dans les temps
• Correction dans les temps des bordereaux non postés, y compris les bordereaux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de concordance, des bordereaux non approuvés
• Réponse dans les temps aux requêtes du Siège pour résoudre des problèmes de données financières
• Maintien des comptes débiteurs pour les Projets des programmes du PNUD et suivi avec les partenaires sur les contributions, création de dépôts dans ATLAS et l’exécution de leur application sur les postes en cours
• Exécution dans ATLAS des paiements de salaires au niveau global, y inclus le paiement des salaires pour les Contrats de Services (SC) et les SSA
• Préparation des rapports mensuels pour les Agences
• Conseils au personnel international, experts et consultants sur les bénéfices, avances sur salaire et autres questions liées aux finances

Assure la gestion adéquate de la trésorerie, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Revue dans les temps de la situation de la trésorerie pour les comptes locaux afin d’assurer la disponibilité de fonds suffisants pour couvrir les décaissements
• Identification et enregistrement dans les délais des reçus pour l’application des revenus
• Revue quotidienne des comptes bancaires à zéro-balance dans ATLAS pour contrôler le niveau des avances
• Identification et enregistrement des contributions
• Initialisation des transactions et des oppositions aux paiements sur le système bancaire Internet
• Préparation et soumission du rapport mensuel sur le taux de change
• Préparation adéquate dans les temps des réconciliations bancaires
• Préparation dans les temps des prévisions mensuelles en trésorerie pour le superviseur
• Contacts avec les Agences des Nations Unies pour obtenir l’estimation de leurs besoins en trésorerie
• Initiation dans ATLAS des transferts bancaires et deals

Assure le partage et le renforcement des connaissances dans le Bureau, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Organisation de formations dans le domaine des finances pour le personnel des Opérations/Projets
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances
• Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques

Competencies

Valeurs et  Compétences

• Intégrité
• Respect de la diversité
• Professionnalisme
• Travail d’équipe
• Orientation clients
• Aptitude à la communication
• Créativité, sens de l’initiative

Required Skills and Experience

Education

• Etudes secondaires, diplôme du Baccalauréat
• Formation spécialisée en Finances serait un atout
• Formation et Certificat en Comptabilité/Finances du PNUD serait un atout
• Diplôme universitaire en Comptabilité, Finances, Gestion ou Administration publique serait un atout

Expérience Professionnellle

• 6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine des Finances, de la Comptabilité et de l’Administration, avec des responsabilités croissantes
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.)
• Connaissance avancée des tableurs et systèmes de bases de données
• Bonne connaissance d’ATLAS serait un atout
• Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le Web

Compétences Linguistiques

• Maîtrise parfaite du français
• Bonne connaissance de l’anglais
   

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.