Background

L’Office Management Team (OMT) des Nations Unies au Sénégal recrute pour sa base de données (roster)

L’Assistant/e Logistique fournit un appui logistique au Bureau et aux Projets externes du Bureau dans le domaine de la gestion de la chaîne logistique, de la gestion des matières, du transport, de l’entretien, de la gestion des contrats et des services, des télécommunications, de la technologie de l’information, des services techniques et médicaux, et cela de façon transparente et efficace.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable des Opérations, ainsi qu’avec les membres du personnel des Opérations, des Programmes et des Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel du Siège du PNUD pour la résolution des questions complexes liées à la logistique, et pour des échanges d’informations.
Il/Elle favorise une approche orientée sur le client, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Conformité totale aux règles, procédures, politiques et stratégies en vigueur dans le système du PNUD et des Nations Unies en matière de logistique et faire la mise en œuvre d’un contrôle interne efficace
• Configuration et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standards (SOPs) en matière d’achats et de logistique

Assure la gestion de la chaine logistique du Bureau et des Projets, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Apport d’un appui logistique aux opérations aériennes, terrestres, maritimes ou ferroviaires en cours dans la région
• Participation aux missions logistiques de reconnaissance et rédaction de rapports de reconnaissance
• Identification et mobilisation de ressources, exécution et rédaction de rapports sur les opérations logistiques
• Préparation de rapports basés sur des mouvements logistiques et leur distribution conformément aux exigences
• Exécution des protocoles d’accord avec des Agences des Nations Unies présente dans la région
• Etablissement d’une liaison, au besoin, avec les autorités locales sur des questions liées à la logistique
• Etablissement d’une liaison avec d’autres unités sur des questions logistiques, telles que le transport, les télécommunications, le transport aérien et le service des achats
• Appui à l’Administration afin d’assurer une comptabilité correcte et complète et que les systèmes de rattachement hiérarchique fonctionnent normalement et enfin que tous les registres pertinents soient maintenus à jour
• Classification et sauvegarde correcte des rapports, correspondances, memo et fax reçus ou envoyés
• Evaluation des besoins fonctionnels des demandes provenant du Bureau ou des Projets, en termes d’espace et d’équipement
• Coordination et suivi du travail effectué par les entrepreneurs pour assurer une conformité au programme et directives de travail
• Elaboration de documentation relative aux preuves d’accidents
• Vérification à ce que les Projets et activités quotidiennes soient en conformité avec les normes sanitaires, de sûreté et de sécurité et également avec les directives environnementales
• Réception des rapports hebdomadaires des services d’appui intégrés, rédaction des rapports logistiques hebdomadaires et les soumettre au superviseur pour examen/approbation avant expédition
• Vérification de toutes les demandes de travaux

Veille au processus d’approvisionnement, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Examen détaillé de tous les aspects des grands contrats de service
• Estimation des coûts en matière de logistique pour les besoins du Bureau et des Projets
• Assistance à l’Administration afin de tenir à jour les fichiers justificatifs et les bases de données
• Contrôle et gestion de l’approvisionnement des articles connexes en les réquisitionnant et en les livrant
• Enregistrement et suivi de l’exécution des contrats
• Contrôle des activités liées à l’exécution des contrats
• Suivi du programme des activités, la livraison, le récépissé des rapports de réception et d’inspection du matériel
• Vérification des factures, contre-rapports de réception et d’inspection, puis enregistrement du statut du contrat à toutes les phases du processus

Assure un bon contrôle de la consommation d’articles, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Identification des besoins en pièces de rechange et analyse des taux de consommation
• Elaboration de rapports relatifs aux tendances d’utilisation des pièces de rechange

Facilite l’acquisition et le partage de connaissance au sein du Bureau, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Organisation de formations en matière de logistique pour le Bureau et au sein des Projets
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de logistique
• Contribution de qualité aux réseaux d’apprentissage et aux communautés de pratiques

Competencies

Valeurs et Compétences

• Intégrité
• Respect de la diversité
• Professionnalisme
• Travail d’équipe
• Planification et organisation
• Aptitude à la communication
• Créativité, sens de l’initiative

Required Skills and Experience

Education

• Etudes secondaires, être titulaire du diplôme du baccalauréat
• Diplôme universitaire en Gestion ou Finances ou Comptabilité ou Administration serait un atout
• Certificat de formation en Logistique serait un atout

Expérience Professionnelle

• 6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de la Logistique, de l’Administration ou de la Gestion de Projets, avec des responsabilités graduelles
• Parfaite maitrise du codage des données
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.)
• Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion du Web
• Connaissance d’ATLAS serait un atout

Compéteces Linguisitiques

• Maîtrise parfaite du français
• Bonne connaissance de l’anglais

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.