Jobs - 74670- Assistant/e aux Achats (Procurement)

Assistant/e aux Achats (Procurement) - Roster (base de données)

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

02-Oct-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-6

Duration of Initial Contract :

1 an

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

L’Office Management Team (OMT) des Nations Unies au Sénégal recrute pour sa base de données (roster)

L’Assistant/e aux Achats (Procurement) assure l’exécution de services et procédures transparents et efficaces relatifs au domaine des achats pour le Bureau.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable des Opérations, ainsi qu’avec les membres du personnel des Opérations, des Programmes et des Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel du Siège du PNUD pour la résolution des questions complexes liées aux achats, et pour des échanges d’informations.
Il/Elle favorise une approche orientée sur le client, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Conformité totale aux règles, procédures, politiques et stratégies en vigueur dans le système du PNUD et des Nations Unies en matière d’achats et faire la mise en œuvre d’un contrôle interne efficace
Configuration et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standards (SOPs) en matière d’achats et de logistique

Organise les processus d’achats pour le Bureau, les Projets et autres Agences sur demande, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Préparation des plans d’achats pour le Bureau et les Projets et assurer le suivi de leur exécution
Organisation des processus d’achats, y compris la préparation et l’organisation de demandes de devis/proforma, invitations à soumissionner ou demandes de proposition, réception des devis/proforma, offres, propositions ; effectuer leu évaluation, négociations pour certaines conditions des contrats, en conformité totale avec les règles et procédures du PNUD
Préparation des bons de commande et des contrats dans/hors ATLAS, préparation des bons de commande récurrents pour les prestations de services, la création des fournisseurs (vendors) dans ATLAS, ainsi que des profils acheteurs dans ATLAS également
Création des vendors
Préparation des soumissions au Comité des Contrats, Avoirs et Achats (CAP) et au Comité consultatif en matière d’achats (ACP)
Mise en œuvre d’un système de contrôle interne qui s’assurera que les bons de commande sont dûment préparés et expédiés.
Prise d’action dans les délais afin de corriger sur les bons de commande les erreurs de budget ou autres problèmes
Présentation de rapports sur les achats du Bureau
Préparation des factures pour les recouvrements de coûts dans ATLAS pour services rendus par le PNUD, services relatifs aux achats pour le compte d’autres Agences
Mise en œuvre des processus d’achats groupés pour les Agences des Nations Unies conformément à la réforme des Nations Unies

Assure la mise en œuvre de stratégie d’approvisionnement, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Mise en place (et mise à jour régulière) du répertoire des fournisseurs
Mise en œuvre d’un système de sélection et d’évaluation des fournisseurs

Assure d’autres services d’achat liés aux voyages, en l’absence de l’Assistant/e aux Voyages, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

Organisation des voyages, y compris l’achat de billets, le calcul des perdiem, la préparation des bons de commande, l’organisation de l’expédition des bagages, la gestion et l’entretien des véhicules, les arrangements logistiques pour les conférences
Préparation des Accords de Services Spéciaux (SSA) après vérification de tous les documents justificatifs

Facilite l’acquisition et le partage de connaissance au sein du Bureau, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

Organisation de formations en matière d’achat pour le personnel de l’Unité des Opérations et au sein des Projets
Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d’achats
Contribution de qualité aux réseaux d’apprentissage et aux communautés de pratiques

Competencies

Valeurs et Compétences

Intégrité
Respect de la diversité
Professionnalisme
Travail d’équipe
Orientation clients
Aptitude à la communication
Créativité, sens de l’initiative

Required Skills and Experience

Education

Etudes secondaires, être titulaire du diplôme du baccalauréat
Diplôme universitaire en Gestion des entreprises ou Administration Publique serait un atout
Formation en Passation des marchés publics serait un atout
Certificat en Achats du Programme PNUD serait un atout

Expérience Professionnelle

6 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration ou de la Gestion de Projets, avec des responsabilités graduelles
Connaissance approfondie des systèmes d’achats automatisés
Connaissance d’ATLAS serait un atout
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.)
Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion du Web

Compétences Linguistiques

Maîtrise parfaite du français
Bonne connaissance de l’anglais

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.