Background

Ces dernières années, le gouvernement togolais, dans le souci perpétuel d’accroitre le mieux-être des populations, a pu enregistrer des progrès encourageants en s’engageant dans un processus de transformation de son modèle économique et social afin d’atteindre une croissance soutenue et inclusive. De nombreux investissements touchant à tous les secteurs du développement sont ainsi menés continuellement.

Mais, le pays est toujours confronté à la faiblesse des capacités, notamment en matière de coordination et de la mise en œuvre des programmes de développement. Ce à quoi, il convient d’ajouter la faiblesse de la circulation de l’information à certains niveaux entre les différentes parties prenantes.

Dans la perspective de doter le pays de capacités, le Gouvernement a organisé en 2006 les états généraux de l’Administration publique selon une démarche participative, qui a mobilisé tous les acteurs de la gouvernance et du développement économique et social. A cette occasion, un diagnostic sans complaisance a été effectué sur l’organisation et le fonctionnement du service public. Aussi, le Gouvernement a-t-il élaboré et validé en juillet 2008 un Cadre Stratégique de la Réforme de l’Administration Publique dont les objectifs consistent à: redéfinir et clarifier les missions de l’Etat, renforcer les capacités de l’administration publique, rationaliser les structures administratives et les normes, renforcer l’efficacité du travail gouvernemental et promouvoir un environnement de travail motivant et moderne.

La mise en œuvre de la réforme de l’administration publique a été lancée depuis 2009, selon une approche graduelle. C’est dans ce cadre, qu’avec l’appui de la BAD et du PNUD, une mission d’audit stratégique et organisationnel a été réalisée dans plusieurs ministères et institutions dont la Primature.

Il ressort notamment de cet audit que la Primature a effectivement besoin de renforcer son système d’archivage, pour une meilleure définition et suivi des résultats des politiques publiques et une amélioration de la coordination de l’activité gouvernementale. Le Premier Ministre doit disposer des informations nécessaires pour orienter les actions des membres de son gouvernement.

De plus, avec les nouveaux enjeux de développement liés aux ODD et à l’ère du numérique, le système d’archivage doit être systématisé afin de disposer en temps réel des informations clés qui alimentent les outils de décisions du Premier Ministre. La mise en place de ce système d’archivage participera à l’amélioration de la gouvernance dans tous les secteurs de l’administration togolaise qui est un défi majeur pour le développement durable. Telle est la dynamique dans laquelle s’inscrit le Programme national de renforcement des capacités et de modernisation de l’Etat pour le Développement Durable (PNRCME-DD), adopté par le gouvernement togolais en 2015 et appuyé par le PNUD. Ce programme traduit la volonté du gouvernement de bâtir des capacités réelles de conception et d'exécution de politiques et programmes de développement durable. Aussi, le PNUD en collaboration avec l’UNDESA apporte-t-il son appui à travers la composante 2 «Gouvernance administrative et institutionnelle» du programme 1 du CPAP (2014-2018) intitulé «Gouvernance pour l’accélération de la croissance inclusive (GOPAC)».

Les actions prévues pour la période 2017-2018 visent notamment à: renforcer la coordination de l’action gouvernementale, appuyer la mise en œuvre des réformes relatives aux cadres juridiques et organiques des ministères, doter le pays d’un plan national de développement des compétences et, appuyer le gouvernement à mobiliser des ressources pour la mise en œuvre de toutes les composantes du PNRCME-DD.

La mise en œuvre cohérente et efficace du PNRCME-DD requiert non seulement une approche inclusive et participative des acteurs du secteur public, du secteur privé et de la société civile, et ainsi que des partenaires techniques et financiers au développement, mais également un leadership suffisamment affirmé pour conduire une bonne coordination institutionnelle et stratégique. Dans cette perspective, le PNRCME-DD est conduit par le Gouvernement qui veille à l’appropriation nationale, à l’engagement des citoyens et à une bonne programmation des actions à mener.

Pour une meilleure coordination de l’action gouvernementale, la Primature doit disposer d’informations en temps réel pour des prises de décisions rapides. Pour ce faire, un système d’archivage numérique permettant de retrouver des informations pertinentes en un temps record s’avère nécessaire. De plus, pour une exploitation efficace et efficiente du système d’archivage numérique à mettre en place, une masse critique de cadres de la Primature doit être formée pour disposer de capacités réelles à cet effet.

Les présents termes de références est relatif à la réalisation de l’état des lieux sur la documentation et l’archivage numérique en vue de la mise en place d’un système de suivi et d'archivage numérique à la Primature.

Duties and Responsibilities

L’étude a pour objectif principal de faire l’état des lieux sur l’ensemble de la documentation qui font l’objet de traitement à la Primature.

Plus spécifiquement, il s’agit:

• d'identifier clairement la documentation existante à la Primature;
• d'établir une description précise de toute la documentation faisant l’objet de manipulation à la Primature;
• d'élaborer un document retraçant clairement les entrées et les sorties de la documentation au sein de la Primature;
• de procéder au classement de cette documentation selon les degrés de sensibilité;
• de procéder au tri de la documentation à numériser ou non;
• d'élaborer un document qui expose les observations et les recommandations à l’endroit de la Primature pour une meilleure gestion de la documentation;
• d'élaborer un plan de suivi et d’archivage numérique pour le compte de la Primature.

Résultats attendus:

• l’identification de la documentation existante à la Primature est faite;
• la description précise de toute la documentation faisant l’objet de manipulation à la Primature est réalisée;
• le document retraçant clairement les entrées et les sorties de la documentation au sein de la Primature est réalisé;
• le classement de la documentation selon les degrés de sensibilité est réalisé;
• le tri de la documentation à numériser ou non est fait;
• le document exposant les observations et les recommandations à l’endroit de la Primature pour une meilleure gestion des archives est élaboré;
• le plan de suivi et d’archivage numérique pour le compte de la Primature est élaboré;
• le rapport de l’étude sur l’état des lieux de la documentation est disponible.

Méthodologie:

La mission sera composée d’un(e) (01) consultant(e) national(e)  ou d’un cabinet qui travaillera en synergie d’abord et en collaboration avec la Cellule Economique de la Primature, le Secrétariat Général du Gouvernement (SGG), l’Unité de gestion du PNRCME-DD et le PNUD.

Le travail de la mission se déroulera ainsi qu’il suit:

• examiner la pertinence de la conception et de la formulation du projet de mise en place du système d’archivage électronique ainsi que son adéquation avec les objectifs recherchés;
• faire une étude documentaire sur la documentation existante à la Primature;
• échanger avec tous les acteurs sur le contenu des documents de la Primature pour harmoniser le niveau de compréhension;
• élaborer des cahiers des charges d’organisation et recueillir les contributions de la Cellule Economique de la Primature et du SGG;
• évaluer les impacts directs et indirects ainsi que les acquis positifs du projet;
• tirer des leçons et formuler des recommandations concrètes à l’attention de la Primature et de toutes les parties prenantes pour la suite des opérations;
• concevoir le système d’archivage de la primature;
• présentation du rapport provisoire de l’étude et observations par les commanditaires de l’étude;
• atelier technique de validation du rapport;
• dépôt du rapport final.

Competencies

• Bonne maitrise des outils informatiques;
• Faire preuve d’intégrité et agir conformément aux valeurs et à l’éthique des Nations Unies;
• Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité face aux différences entre individus (sexe, âge, etc.);
• Excellente communication orale et écrite en français et en anglais;
• Très motivé avec une habileté à travailler avec un minimum de supervision;
• Avoir une maitrise démontrée du français parlé et écrit;
• Avoir l’aptitude à travailler en équipe et à fournir des résultats dans les délais impartis.

Required Skills and Experience

Formation

• Etre titulaire d’un diplôme de Master (BAC+5) en Gestion de documentaire, en archivage ou tout autre diplôme équivalent.

Expériences

• Avoir une expérience d’au moins 5 ans en gestion de la documentation et de l’archivage ;
• Avoir une bonne maitrise et pratique des progiciels d’archivage et de gestion de la documentation.

Langues

• La maitrise du français est requise ;
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Durée de la mission

La durée de la mission est de vingt (20) jours

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant une proposition technique et une proposition financière dont les contenus sont décrits ci-après :

 Une Proposition Technique (Fichier 1 /Enveloppe 1)

La proposition technique doit comporter :

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique, assortie d’un chronogramme, et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant l’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références ou le P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc;
• Tout autre document permettant de mieux apprécier les compétences du consultant.

Une Proposition Financière (Fichier 2 /Enveloppe 2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire. La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur la base de produits/livrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en dollars US.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le Système des Nations Unies (SNU) n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Critères d’évaluation des soumissions

Les consultants individuels seront évalués en fonction d'une analyse cumulative en prenant en considération la combinaison des qualifications des candidats et une proposition financière.

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et aura obtenu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

La pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Critères d’évaluation de l’offre technique

• Une expérience d’au moins 5 ans en gestion de la documentation et de l’archivage numérique (20 points);
• Solide connaissance et pratique des progiciels d’archivage et de gestion de la documentation (20 points);
• Compréhension des termes de référence et pertinence de la méthodologie et du chronogramme proposés (30 points).