UNDP Jobs - 75173- Assistant Registry

Assistant Registry

Location :

COTONOU, BENIN

Type of Contract :

Internship

Starting Date :

12-Dec-2017

Application Deadline :

08-Dec-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

Intern

Duration of Initial Contract :

3 mois renouvelables 1 fois

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

3 mois renouvelables 1 fois

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Contexte

Le contexte actuel de transition vers l’eRegistry et l’eDocumentation, dans lequel le PNUD se trouve présentement, requiert en plus seulement de l’expertise de la part de l’Assistante au Registry, mais également une nouvelle réorganisation de l’approche de travail au niveau de cette unité. Cette transition pourra permettre à un stagiaire de participer à la vie de l’unité Registry pour le renforcement de son efficacité.

Il/elle pourra ainsi mettre en pratique les cours théoriques reçu dans le cadre de sa formation en Archiviste ou en Secrétariat.

Le stagiaire sera placé sous la supervision de l’Assistante au Registry mais sera en étroite relation avec le responsable de l’unité ICT pour les aspects techniques de la nouvelle plateforme.

Duties and Responsibilities

Description des tâches

- Le /la stagiaire aura à prendre part aux tâches suivantes:

Comprendre le processus de classement des documents archivés du bureau
Comprendre le processus de scan et d’upload des documents sur la nouvelle plateforme du eRegistry
Participer à leur recherche et son classement sur la base de la nomenclature existante
Participer à la distribution des courriers physique au besoin et s’assurer de recevoir les décharges

- Contribuer à d'autres tâches liées au Registry et à l’Archivage

Competencies

1- Competences de corporation:

Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité en matière culturelle, de sexe, religion, race, nationalité et d'âge.
Traite toutes les personnes avec équité et sans favoritisme.

2- Compétences fonctionnelles:

Le terme « compétences » désigne l’ensemble des savoir-faire, qualités et types de comportement qui influent directement sur l’efficacité dans l’exécution des tâches.

Aptitude à planifier et à organiser: Démontrer son habileté à établir des priorités, de planifier, de coordonner et de surveiller son propre plan de travail avec un minimum de supervision. Capacité de travailler sous pression ou dans les situations de crise. Disponibilité pour voyager à l'intérieur de la zone de responsabilité.

Créativité: Capacité de chercher activement à améliorer les services, pour offrir de nouvelles et différentes options pour résoudre les problèmes et pour répondre aux besoins des clients, de promouvoir et de persuader les autres d'envisager de nouvelles idées.

Esprit d’équipe: Aptitudes interpersonnelles éprouvées et capacité d'écouter et de travailler dans un environnement multiculturel et multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité.

Aptitude à la Communication: Habileté éprouvée à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit.

Required Skills and Experience

Qualifications

Education : L’intéressé(e) doit être en cours de formation de niveau BTS en Archive, en Secrétariat ou domaine assimilable ; et/ou devra préparer un mémoire ou un rapport de stage entériné par son établissement

Aptitudes: Bonne capacité d’organisation, de classement/rangement des dossiers. Savoir gérer le temps et travailler sous pression

Connaissances linguistiques: Bonne connaissance du français et connaissance sommaire de l’anglais.

Connaissances informatiques: Maîtrise de l’outil informatique et bonne connaissance des outils GED.