Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain dont celui de Kananga (Province du Kasaï Central) auquel le présent poste, qui peut être transféré dans une autre localité à l’avenir pour des raisons opérationnels, est initialement attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un Assistant Administratif pour ce Sous Bureau, qui sera initialement basé à Kananga.

L’Assistant Administratif sera sous la supervision générale du Chef de Sous bureau de Kananga, la Supervision technique du Chargé de l’Administration et des Finances et l’autorité générale du Chef de Bureau OCHA RDC. Il sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein du bureau et collaborera avec les unités administratives de Kinshasa et des autres localités. Son appui administratif sera étendu aux antennes de Tshikapa et Mbuji May.

Duties and Responsibilities

• Aider à rassembler des informations dans le cadre d’enquêtes concernant le coût de la vie au lieu d’affectation, les critères de calcul de l’indemnité journalière de subsistance, et les salaires du personnel local du bureau ;
• Informer les agents recrutés sur le plan international et national des questions administratives concernant les visas, les permis et la sécurité et aider à interpréter certains textes du règlement du personnel du SNU;
• Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration. Appuyer le chef de sous bureau dans l’organisation des réunions sur les problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées ; interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi ;
• Assurer l’administration des bureaux du Kasaï, notamment en s’assurant que l’espace travail est pourvu en services et biens nécessaires au fonctionnement et, en collaboration avec les services techniques de OCHA/RDC, s’assurer que les équipements de travail fonctionnent convenablement.
• Gérer le partenariat avec les agences qui partagent les bureaux avec OCHA en s’assurant que les dispositions contractuelles sont respectées par les uns et les autres.
• De sa propre initiative ou à la demande de son superviseur, rédiger les correspondances, établir les rapports spéciaux et les évaluations et préparer les pièces justificatives demandées se rapportant aux tâches d’administration et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées ;
• Assurer la gestion du Petty cash du Sous bureau et des antennes selon les règles et procédures mises en place et répondre de toutes les questions y relatives : Procéder à l’encodage des transactions dans UMOJA suivant les règles financières des Nations-Unies, et en préparer, au moment opportun, la demande de réapprovisionnement pour la signature du chef du bureau ;
• Etre le point focal pour différentes demandes du bureau et antennes du Kasaï (Tshikapa et Mbuji-Mayi) : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant des antennes OCHA du Kasaï avant de les transmettre au commis à la logistique Kinshasa pour traitement/ exécution.
• Assurer la gestion du stock du Hub Logistique en tenant à jour les fiches de stock et produire un rapport mensuel (le 5 du mois suivant) pour le compte de la section Administration-Finance à Kinshasa : inscrire les entrées et sorties sur les fiches de stock ainsi que dans la base de données prévue à cet effet, contrôler et distribuer les produits à usage collectif selon les besoins exprimés.
• Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements du sous bureaux et des antennes ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans le délai. Produire un rapport de situation mensuel à cet effet pour le compte de l’unité logistique à Kinshasa ;
• Assurer la gestion du stock de carburant du Sous bureau et des antennes et produire un rapport mensuel du stock et de consommation par véhicule et tenir à jour un fichier d’inventaire ; 
• Apporter un appui substantiel dans les tâches administratives au Sous bureau et Antennes notamment en faisant office de leave monitor ;
• Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
• Faire toutes autres tâches que confierait le superviseur hiérarchique.

Competencies

Professionnalisme: Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Connaissance pratique et technique de la maintenance (locaux, véhicules). Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication: Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser: Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Éducation : Diplôme d’Etat  est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie,  Administration ou toute autre discipline similaire serait souhaitable. 

Expérience :

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins six (6) ans dans le domaine de l’Administration et finances.
• Une expérience en gestion des stocks, dans le Système des Nations Unies ou dans les ONG Internationales ainsi que la maîtrise du système de gestion « UMOJA » et des autres logiciels de bureau (Word, Excel, Internet) seraient des atouts considérables.

Langues :

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ;
• Connaissance professionnelle de l’anglais ;
• La maitrise des langues de la localité.

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire  http://rdc.humanitarianresponse.info)
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
• Copies des deux dernières évaluations;
• A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ; 
• Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.
• Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.
• Les Hard copies ne seront pas acceptées
• Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.
• Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.
• OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.
• Ce poste est ouvert exclusivement aux ressortissants de la RDC