Background

Le Mali  émerge progressivement de la grave crise sécuritaire, politique, sociale et économique et fait face au triple défi de la réconciliation, de la reconstruction et de la consolidation de la paix. Pour rappel, la crise survenue en janvier 2012 a engendré des déplacements massifs de population (environ 500 000 déplacés et réfugiés en 2013), des violations massives des droits de l’Homme, des pillages et des saccages des infrastructures publiques, en particulier lors de l’occupation des régions du nord par les groupes armés (ANSAR DINE, MUJAO, AQMI, MNLA).
Pour accélérer la sortie de crise, survenue en janvier 2012, le Gouvernement malien a adopté un Plan d’Action Prioritaire visant à répondre aux besoins pressants des populations, tout en engageant un vaste mouvement de réforme des secteurs de la gouvernance locale, de la sécurité et de l’économie.

Dans cette configuration évolutive, le PNUD s’est positionné en partenaire clé des autorités en initiant plusieurs programmes visant à accompagner les efforts de stabilisation et de consolidation de la paix. La mise en œuvre des divers  programmes et projets d’appui  apporte une réponse coordonnée  aux multiples défis relatifs au développement équitable de toutes les régions du Mali.

Bien que subsistent des risques sécuritaires, le Programme des Nations Unies pour le Développement continue de renforcer son positionnement dans le Nord, avec pour principal objectif d’apporter une assistance cohérente et efficace au Gouvernement et aux populations.
Sous la direction du Spécialiste aux Approvisionnements (P2) et la supervision directe de l’Associé(e) aux Approvisionnements (G7), l’Assitant(e) aux Approvisionnements assure une qualité de travail élevée, une prestation de service précise, ponctuelle et correctement enregistrée et documentée. En favorisant une approche axée sur le client et conforme aux règles et   procedures, il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du  Programme, des Opérations et des projets pour échanger des informations et assurer la cohérence dans la prestation de service.

Duties and Responsibilities

Sommaire des fonctions clés:

• Mise en œuvre des stratégies d'approvisionnement;
• Organisation du processus d'acquisition;
• Mise en œuvre du processus de recrutement des Consultants;
• Fourniture de services logistiques et organisation de certaines enquêtes;
• Appui au renforcement et au partage des connaissances.

Mise en œuvre des stratégies d'approvisionnement pour atteindre les résultats suivants:

• Conformité totale des activités d'achat aux les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD.
• Fourniture des données aux processus d'achat et d'élaboration des procédures d'exploitation normalisées internes (SOP) en matière d'approvisionnement et de logistique, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
• Participation à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’approvisionnement, en consultation avec le superviseur direct;
• Mise en place et maintien d’une cartographie du processus des achats;
• Mise à jour de la liste des fournisseurs et mise en place d’un système de sélection et d’évaluation des fournisseurs;
• Mise en œuvre effective de l’achat en ligne (E-procurement/E-requisition) dans tous les achats effectués par le bureau.

Organisation du processus d'acquisition axé sur la réalisation des résultats suivants :

• Support au projet dans l’élaboration des plans d’achat et le contrôle de leurs acquisitions;
• L'organisation des processus d'achat y compris la préparation et la conduite des demandes de devis, Appels d’offre ou demandes de propositions; la réception des cotations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD;
• La préparation des bons de commande et des contrats dans et hors ATLAS (profil  “Acheteur”);
• Création de fournisseurs dans Atlas, maintenance du système de classement dans l'unité d'approvisionnement;
• Soumissions des contrats aux Comités appropriés (CAP/ACP), secrétariat des sessions desdits Comités;
• Mise en place d’un système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés et expédiés. Actions correctives ponctuelles sur les bons de commande avec erreurs de vérification du budget et autres problèmes;
• Présentation des informations sur les achats du bureau;
• Soutien à l'organisation des processus d'approvisionnement, y compris la préparation des demandes de prix, des documents d'appel d'offres ou des demandes de propositions, la réception des offres, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire.
• Fourniture d'informations pour la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services d'achat fournis par le PNUD à d'autres Agences et projets.

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles de recrutements des Consultants pour atteindre les résultats suivants:

• Mise en œuvre des activités de recrutement des Consultants conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD.
• Echanges d’information et fourniture de conseils au Gestionnaire de recrutement (Hiring Manager),
• Publication des avis de recrutement et facilitation du processus de selection, en collaboration avec le client demandeur (chargé de recrutement) et preparation des contrat;
• Prise de toutes dispositions, en collaboration avec les services concernés, pour faciliter le bon déroulement de la Consultation, notamment au plan de la logistique et de la sécurité (voyage, accueil, reservation hôtelière, badge d’identification …)
• Création, actualisation d’une base de données et classement et maintien des dossiers de Consultants.

Assure la fourniture de services logistiques axés sur la réalisation des résultats suivants:

• Préparation des bons d’achats (PO); arrangement des expéditions;
• Facilitation de l’organisation de la maintenance des véhicules;
• Facilitation pour la location des installations de conference et autres événementiels.
• Contribution aux enquête sur les DSA et les installations hôtelières.

Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances:

• L'organisation de formations sur les achats pour le personnel du bureau et des projets;
• La synthèse et le partage des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les achats;
• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratiques.

Impact des résultats:

• Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par le bureau, que sur le succès de mise en oeuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Approvisionnements;
• Le traitement des données, la présentation de l'information et l'approche axée sur le client améliorent la capacité du PNUD à fournir des services d’approvisionnement efficaces et fiables;
• La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités du domaine d’activités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide traitement des dossiers et la fiabilité de la gestion des ressources du bureau.

Competencies

Compétences fonctionnelles:

Construire des partenariats stratégiques:

• Maintenir l'information et les bases de données:
• Analyser l'information générale et choisir le matériel à l'appui des initiatives de création de partenariats.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances:
Recherche fondamentale et analyse:

• Recherche les meilleures pratiques et pose de nouvelles façons de faire plus efficacies.

Connaissance de l'emploi / Expertise technique:

• Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures:
• Comprend les principaux processus et méthodes de travail concernant le poste;
• Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de façon cohérente aux taches envisagées;
• S'efforce de maintenir les connaissances professionnelles et techniques par tous les moyens de formation  et d'apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie de l'information et l'applique dans  son travail.

Promouvoir le changement organisationnel et le développement:

• Présentation des informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel:
• Démontre une capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion:

• Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion:
• Utilise des informations / bases de données / autres systèmes de gestion.

Orientation sur le client:

• Maintient des relations clients efficaces:
• Rapporte aux clients internes et externes d'une manière opportune et appropriée;
• Organise et priorise le temps de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats:

• Rassembler et diffuser des informations:
• Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.

Les compétences de base:

• Démonstration et sauvegarde de l'éthique et de l'intégrité;
• Démontration des connaissances de l'Organisation et d’un bon jugement;
• Autodéveloppement, prise d'initiative;
• Agissements concertés et facilitation du travail d'équipe;
• Facilitation et encouragement de la communication ouverte dans l'équipe, efficacité de la communication;
• Création des synergies grâce à la maîtrise de soi et la bonne gestion des conflits;
• Prise de décisions éclairées et transparentes.
• Programme de certification des achats du PNUD.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’études secondaires avec certificat dans les domaines de gestion ou économie ou équivalent avec une formation spécifique en techniques d’acquisition, administration publique;
• Certification ou formation en techniques de passation de marchés publics serait souhaitable, mais pas obligatoire.

Experience:

• Au moins 5 années d’expérience dans le domaine administratif et financier ou au minimum 3 ans d’expériences confirmées dans le domaine des achats ou gestion de contrats dans une grande entreprise;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes d’achat en ligne tableurs et des bases de données;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne.

Langue:

• Parfaite maîtrise du Français est requise (langue officielle et de travail du Mali);
•  L’Anglais est un atout.