Background

Le Conseil de Sécurité des Nations-Unies a adopté le 31 octobre 2000 à l’unanimité la Résolution 1325 sur les Femmes, la Paix et la Sécurité. Pour la première fois dans l'histoire, il a officiellement reconnu les rôles distincts et les expériences des femmes dans toutes les phases du conflit. Le Mali s’est doté d’un Plan d’Actions National 2012-2014. La mise en œuvre effective de ce plan a été perturbée par la crise politico-sécuritaire et humanitaire que le Mali a connue depuis 2012 et la non fonctionnalité du mécanisme de coordination de suivi et évaluation. Un nouveau plan d’actions a été élaboré pour la période 2015-2017 afin de prendre en compte l’impact de la crise sur les femmes et les filles, les dispositions de l’Accord pour la Paix et la Réconciliation et être conforme avec les PAN de la Région Ouest Africaine. Le PANR1325 est articulé autour des 4 piliers à savoir : la participation, la prévention, la protection et le relèvement post- conflit.

Les femmes maliennes ont le plus souffert de la crise : certaines ont perdu leurs familles, se retrouvant d’emblée dans une situation de veuvage, d’autres ont été victimes de viols, de mariage forcé et autres atrocités. Cependant, on note que leur participation dans le dialogue a été très marginale et leurs priorités n'ont été que très peu ou pas prises en compte dans les débats ayant conduit à l’accord de paix. Malgré le plaidoyer mené par les femmes elles-mêmes, appuyé par les partenaires au niveau régional et international. De même les femmes sont peu représentées dans les mécanismes de suivi de l’accord de paix déjà mis en place. En termes de droits des femmes, le Mali a les indicateurs de violence les plus élevés même en dehors de la crise notamment pour l’excision, les mariages précoces et les violences domestiques. La situation de conflit a apporté un autre corollaire de violences surtout les viols collectifs et/ou individuels, les mariages forcés, les entraves à la liberté de mouvement, les amputations et le port obligatoire du tchador. Malheureusement le risque de tels actes reste pendant avec la tendance islamiste et les résurgences de l’insécurité. Le travail en faveur du relèvement des femmes devra associer la promotion de leurs droits et leur protection contre les violences. Au-delà de la représentation des femmes dans ces mécanismes, le risque réel au vu de la tendance actuelle est que les femmes soient aussi marginalisées dans les programmes de relèvement post-conflit et autres dividendes de la paix. Cette marginalisation est déjà visible dans les projets actuellement en cours. Une des alternatives pour corriger ces manquements est de développer des approches spécifiques qui permettent de toucher le maximum de femmes dans ce processus de relèvement. Il existe plusieurs catégories de femmes affectées par la guerre en besoin urgent d’assistance pour leur relèvement. Il s’agit des femmes déplacées, les rapatriées, les femmes victimes de violences, les ex-combattantes et associées aux combattants. Le programme ciblera principalement ces catégories mais en les associant aux autres femmes de leur communautés pour plus de cohésion sociale.

Pour répondre à ces défis, ONU Femmes a choisi de renforcer le relèvement des femmes et la protection de leurs droits particulièrement dans les zones affectées par le conflit. Le programme entre dans la mise en œuvre du plan d’action national de mise en œuvre de la R1325 couvrant la période de 2015 -2018.

Le présent poste vise à appuyer les projets qui contribuent à la mise en œuvre effective du PAN 1325, notamment dans les zones affectées par le conflit. C’est dans cette optique que les présents TDR sont élaborés pour le recrutement d’un (e) Assistant(e) pour la mise en œuvre de projets qui seront mis en œuvre dans les régions du Nord et du Centre du Mali. Le poste sera basé au niveau du Sous-Bureau d’ONU Femmes à Gao.

Duties and Responsibilities

Administration et exécution des opérations administratives et financières :

• Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de notification de ONU Femmes ;
• Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au Superviseur pour approbation et/ou action ;
• Analyser/interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières ;
• Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre de la gestion du bureau commun à Gao ;
• Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières ;
• Assurer la gestion des processus financiers de l’environnement des affaires et élaborer le contenu des Procédures Opérationnelles Standards Internes en matière de Finances en consultation avec le Superviseur ;
• Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement de projets et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps. Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité. Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau ;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnels » pour les activités/transactions inhabituelles ;
• Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions du Superviseur et / ou présenter des recommandations pour des actions/décisions ;
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations des Audits afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives ;
• Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécuté par les ONG locales ;
• Superviser et guider le personnel sous sa responsabilité, si applicable. Apporter une assistance technique et faire le suivi de la performance pour assurer l’atteinte des résultats selon les plans et les normes de redevabilité et de performance ;
• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
• Jouer son rôle dans ATLAS ;
• Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement ;
• Coordonner et/ou gérer tous les services administratifs pour les événements et ateliers, y compris réservation, lieu de voyage et d'hôtel, etc. ;
• Assurer la gestion du véhicule du bureau (entretien, dotation en carburant, suivi du cahier de bord, etc.) ;
• Suivre les engagements d’ONU Femmes et assurer le rôle de point focal dans la gestion administrative ;
• Assumer toutes autres fonctions demandées par le Bureau relativement à l’assistance opérationnelle. 

Appui à la gestion du comité, préparation et administration du budget :

• Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d'exécution ;
• Enregistrer des données dans ATLAS liées aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leurs statuts. Informer les partenaires et les clients pour action/décision ;
• Contribuer à la planification et la préparation du budget du Bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires) ;
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières ;
• Vérifier l'exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers, si applicable. Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude de l'information ;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit ;
• Faire le suivi et le rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations.

Suivi administratif et budgétaire du comité et des partenaires :

• Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers;
• Préparer les bons d’achat et autres ordres de paiement pour des projets de développement ;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, faire l'examen de leurs rapports financiers avec les Chargés de Programmes et faire le prochain paiement si ces rapports sont validés ;
• Associer les revenus et les dépenses dans l’engagement de contrôle concernant les projets ;
• Donner une réponse rapide aux demandes du Bureau Pays pour résoudre les problèmes financiers ;
• Faire un classement rigoureux de tous les documents de support des transactions financières ;
• S’assurer que les paiements des DSA, les réclamations de voyage et les autres paiements sont traités à temps ;
• Prendre des actions correctives à temps sur les réquisitions non postées, y compris les réquisitions avec des erreurs de budget, ou non approuvées.

Facilitation de la gestion et partage de connaissances :

• Contribuer aux initiatives de formations sur les procédures administratives et financières en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel des projets ;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administrative et financière et de services ;
• Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

Résultats attendus:

• Les activités administratives et financières sont assurées ;
• L’appui à la gestion des projets et la préparation des budgets sont réalisés ;
• Le suivi administratif et budgétaire des projets et des partenaires est assuré ;
• Des rapports sur la mise en en œuvre des projets sont compilés et diffusés.

Competencies

Compétences :

• Démontrer et promouvoir un sens élevé d'intégrité, d'impartialité, d’équité et de responsabilité dans l’exécution de son travail;
• Etre apte à faire un travail en équipe et être disposé à prendre en compte les contributions apportées par les autres parties prenantes sans aucune discrimination;
• Justifier d’un sens de discernement et de prise de décision avec tact face aux conflits d'intérêts entre les parties prenantes pour maintenir leur participation active;
• Faciliter et encourager la circulation de l’information et des idées entre toutes les parties prenantes tout en gardant le tact en présence d’informations sensibles.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de niveau licence en Administration générale, Droit, Finances/Comptabilité, gestion ou équivalent.

Expérience:

• Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion administrative, financière ou d’appui au Programme dans une grande entreprise ou organisation est requise ; 
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, ATLAS, etc.) et une connaissance approfondie d’une base de données;
• Expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet;
• Bonne connaissance des règles et procédures des Nations Unies ou une Organisation Internationale ;
• Compétences techniques en communication, production des rapports et procès-verbaux des réunions ;
• Habileté à travailler en équipe et conduire des activités avec un degré de supervision limitée ;
• Expérience de travail démontrée dans les régions du Nord ou du Centre ;
• Excellentes relations interpersonnelles.

Connaissances linguistiques: 

• Maitrise du français (écrit et parlé) est obligatoire;
• Une connaissance pratique de l'anglais constitue un avantage;
• Maitrise des langues du Nord ou du Centre est un atout.

NB: les candidatures féminines sont fortement encouragées.