Background

Le Gabon est un Pays dans la tranche supérieure des Revenus Intermédiaires (MIC) et ses ambitions de développement sont consignées dans le plan "le Gabon émergent".  Le soutien apporté par le PNUD à ces efforts de développement est spécifiquement conçu  pour répondre aux attentes d’un pays à revenus intermédiaires en la matière, insistant sur une assistance technique de qualité et des conseils de sécurité.  Le Bureau National du PNUD bénéficiera de l'appui (à la fois technique et opérationnel) de Centre de service régional du PNUD.

Sous la direction générale et la supervision directe du Responsable des Opérations et en appui au Spécialiste de  Programme, l'Agent Financier du Programme dirige l'exécution du programme et des services de finance opérationnelle, garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières et l'intégrité des services financiers. L'Agent Financier du Programme est partisan d'une approche orientée client conforme aux règles et procédures du PNUD.

L'Agent Financier du Programme travaille en étroite collaboration avec l'équipe de Programme et l'équipe des Opérations du Bureau National (CO), et l'équipe des opérations du Centre de Service Régional pour gérer les problèmes et la dissémination des informations liées à la gestion complexe financière.

Duties and Responsibilities

Fonctions / Résultats clés attendus:

Condensé des fonctions clés:

• Administration et implémentation des stratégies de gestion financière et opérationnelle;
• Appui à la gestion du programme du CO, administration des budgets et recouvrement efficace des coûts
• Gestion de la trésorerie du bureau;
• Soutien à l'implémentation de la stratégie de la mobilisation des ressources;
• Facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances, supervision des acteurs sur les questions financières;

Garantir l'administration et l'implémentation des stratégies de gestion financière et opérationnelle,  adapter les procédés et les procédures en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Totale conformité avec les règles, procédures et politiques de l'ONU/PNUD sur les activités financières, l'archivage financier/le système de reporting et de suivi sur les recommandations de l'audit; implémentation des contrôles internes efficaces, fonctionnement normal d'un système de gestion de ressources financières orienté vers le client;
•    Cartographie des procédés d'entreprise en matière de finance du CO, et élaboration du contenu des Procédures Normalisées d'Exploitation en Finance, de concert avec la direction du bureau;
• Implémentation du partage des coûts et accords de fonds fiduciaires;
• Elaboration de conditions et contributions dans le cadre des efforts de mobilisation de ressources du CO;

Apporter l'assistance à la gestion du programme du CO et garantir le recouvrement optimal de coûts  avec un accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Le développement et le suivi sur le circuit du portefeuille du programme et l'arborescence du projet dans Atlas. La Saisie des données des nouvelles subventions dans Atlas sous la forme de Plans de Travail Annuels (AWP), surveillant le statut de ces AWP;
• L'envoi du budget du projet au KK (si autorisé sur la base des documents signés du projet et des budgets du projet);
• La supervision dans Atlas, les correspondances, l'implémentation de contrôles internes efficaces, le fonctionnement normal d'un système de gestion des ressources financières orienté vers le client, contrôler le mécanisme pour les projets de développement à travers la supervision des préparations et des modifications de budgets, statuts de budgets contre l'ASL, le suivi avec la Direction Générale sur l'ASL pour les projets de développement, la tenue du grand livre comptable;
• La fourniture d'informations/rapports sur la situation dans le programme, l'identification des problèmes opérationnels et financiers, la proposition des solutions;
• La validation des fournisseurs (si autorisé par le SM);
• Vérification exacte de la délivrance combinée des rapports et le suivi de leur signature par les contreparties.
• Le suivi régulier de la production du Bureau National;
• La délivrance de conseils sur le reporting;
• La préparation des rapports incluant les rapports de donateurs;
• La vérification et la compilation des rapports de charges diverses émanant du CO, la Direction Générale et les Agences Exécutantes;
• Le suivi périodique des tableaux de bord et des exceptions, l'identification des mesures correctives en coordination avec le superviseur, et si nécessaire, avec l'équipe des Opérations dans le Centre de Service Régional;
• La préparation en temps voulu des factures de recouvrement de coûts dans Atlas pour les services fournis, l'élaboration et l'implémentation du système de traçabilité des revenus et le suivi du recouvrement des coûts;
• La fourniture d'informations recherchées pour l'audit des projets NIM, l'implémentation des recommandations de l'audit;

Garantir un fonctionnement correct de la gestion de trésorerie du CO avec un accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Contrôle en temps voulu, de la situation de trésorerie des comptes locaux pour garantir la disponibilité immédiate de fonds suffisants pour les décaissements;
• Identification dans les temps et sauvegarde des factures pour la demande de recettes;
• Revue quotidienne des relevés bancaires équilibrés dans Atlas pour surveiller le niveau d'avances de fonds; l'identification et l'enregistrement des contributions;
• Suppléer au Responsable des Opérations en tant que premier interface avec la banque locale pour la gestion des questions opérationnelles de routine y compris la négociation du taux de change sur les réapprovisionnements. Possibilité d'être désigné comme un des membres signataires dans le compte bancaire, sur décision du Représentant Résident;
• Transaction et initiation d'arrêt de paiement à travers les systèmes de banque en ligne;
• Validation et présentation du rapport du taux de change mensuel de l'ONU à la Trésorerie;
• Sélection des virements bancaires et des transactions pour validation et règlements;
• Adopter le rôle de responsable du cycle de paiement dans Atlas;
• Préparation dans les délais des prévisions mensuelles de trésorerie pour exploitation par le Responsable des Opérations.
• Liaison avec les agences Onusiennes pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie;
• Rôle de trésorier pour les décaissements en espèces effectués sur le site;

Fournir, en collaboration avec le Responsable des Opérations et l'Equipe des Opérations dans le Centre de Service Régional (RSC), un autre appui financier tel que sollicité: à l'implémentation de la stratégie de mobilisation des ressources avec un accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Ebauche du partage des coûts et accords de fonds fiduciaires. et l'obtention des apurements de la Direction Générale si nécessaire.
• Traçabilité et reporting des ressources mobilisées à travers l'exécution des tâches suivantes si attribuées au S/M.
• Revue des accords signés de cofinancement et accords de fonds fiduciaires.
• Enregistrer les informations sur l'Accord dans le Module des Contrats.
• Joindre la copie de l'accord signé dans Atlas
• Créer un Plan de Facturation dans le Module des Contrats.
• Créer un Plan de Recettes et établir des échéances dans le Module des Contrats.
• Facturer les donateurs à travers le Module des Contrats.
• Entretenir des archives de contributions/créances
• Superviser les contributions dans les partages de coûts
• Effectuer les encaissements aux  sources de revenus / fonds ou projets correspondants
• Fournir des conseils à l'équipe de Programme et à l'équipe de Projet sur les exigences de reportings des différents donateurs; superviser les rapports financiers devant être soumis aux donateurs.

Garantir la facilitation du renforcement et du partage des connaissances, les conseils à tous les acteurs sur les questions financières avec un accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Guidage à toutes les agences exécutantes  sur l'implémentation ordinaire des projets, la traçabilité des ressources financières;
• Conseil à l'équipe de projet sur les rapports administratifs et NEX du PNUD, en particulier sur les questions budgétaires;
• Organisation de la formation pour les équipes du service des opérations/du programme/des projets sur la gestion financière et le RBM;
• Synthèse des enseignements acquis et des meilleures pratiques dans le programme et le financement de projet;
• Apporter des contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de professionnels.

Impact des résultats :

Les résultats clés ont un impact sur l'efficience globale du CO en gestion des ressources financières et sur le succès de l'implémentation des stratégies opérationnelles.  L'analyse précise et la présentation des informations financières renforce la crédibilité du PNUD dans l'utilisation de ressources financières et une gestion financière correcte. L'information fournie facilite la prise de décision par la direction.

Competencies

Compétences opérationnelles:     

Elaboration de partenariats:

Niveau 1.1: Entretenir les informations et les bases de données

• Analyser les informations générales et sélectionner les matériels en appui des initiatives de renforcement des partenariats;
• Suivre à la trace et faire des rapports sur les ressources mobilisées;
• Promouvoir la connaissance organisationnelle et le partage des connaissances.

Niveau 1.1: Recherche et analyse basique:

• Rechercher les meilleures pratiques et proposer des manières plus efficaces de procéder;
• Identifier et communiquer sur les opportunités de promouvoir l'apprentissage et le partage des connaissances;
• Connaissance du Poste/Expertise technique.

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale des procédés, méthodes et procédures:

• Compréhension des principaux procédés et méthodes de travail concernant le poste;
• Posséder une connaissance des politiques et procédures organisationnels liés au poste et les appliquer systématiquement dans le travail quotidien (vaste palette de connaissances spécialisées liées à la gestion des ressources financières, incluant l'élaboration des budgets, la tenue des comptes débiteurs et des comptes créditeurs, le reporting);
• Identifier de nouvelles et meilleures approches des procédures de travail et les intégrer à son propre travail;
• S'efforcer de garder à jour, les connaissances et dernières informations en vigueur sur le poste à travers des recherches personnelles et d'autres moyens d'apprentissage;
• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l'information et l'appliquer dans les tâches professionnelles;
• Promouvoir le changement et le développement organisationnel.

Niveau 1.1: Présentation de l'information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel:

• Documentation des "meilleures pratiques" dans le développement et le changement organisationnel au sein et en dehors du système Onusien;
• Démontrer l'habilité à identifier les problèmes et à proposer des solutions;
• Conception et implémentation de systèmes de gestion.

Niveau 1.1: Collecte de données et implémentation de systèmes de gestion:

• Utilisation des informations, bases de données et autres systèmes de gestion;
• Recommandations liées aux procédures de travail et à l'implémentation des systèmes de gestion;
• Orientation du Client.

Niveau 1.1: Entretenir un relationnel client efficace:

• Répondre aux clients internes et externes en temps voulu et en utilisant les méthodes appropriées;
• Organiser et prioriser l'agenda de travail pour répondre aux besoins des clients et respecter les délais;
• Etablir, construire et nourrir un bon relationnel au sein de l'équipe de travail et avec les clients internes et externes;
• Répondre aux besoins des clients promptement;
• Etre partisan de la gestion basée sur la responsabilité et sur les résultats

Niveau 1.1: Collecter et disséminer l'information

• Collecter et disséminer l'information de la meilleure manière dans les systèmes basés sur la responsabilité et les résultats;
• Entretenir des bases de données.

Compétences fondamentales:

• Démontrer un discernement et une bonne connaissance de l'entreprise;
• Développement personnel, prise d'initiative;
• Agir avec l'esprit d'équipe et faciliter le travail en équipe;
• Faciliter et encourager une communication ouverte dans l'équipe, communiquer de façon efficace;
• Créer la synergie à travers le contrôle de soi;
• Gestion des conflits;
• Acquisition et partage de la connaissance et encouragement des autres à apprendre. Promotion de la gestion de l'apprentissage et de la connaissance et du fait que le partage de cette connaissance est la responsabilité de chaque membre du personnel;
• Prise de décision avisée et transparente.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Second cycle avec une certification spécialisée en comptabilité et finance;
• Diplôme universitaire souhaité mais non exigé en Finance, Administration d'entreprise ou en Administration publique;
• Les comptables de niveau intermédiaires issus d'un établissement de comptabilité mondialement reconnu, auront un avantage indéniable.
• Examen du PNUD en Finance et en Comptabilité requis

Expérience:

• Une expérience progressive de sept ans en gestion financière ou en comptabilité est requise, avec une connaissance souhaitée en finance de programme ou de projet;
•  Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des programmes de feuilles de calcul et de bases de données, expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur le Web;
• Connaissance requise des normes IPSAS et/ou IRFS.

Exigences linguistiques:

• Français courant; la connaissance de l'Anglais est un atout