Background

Sous la tutelle et la supervision directe de l’Associé à l'Administration, l'Assistant  (e)  aux achats et à l’administration est chargé (e) de fournir les services d’achats tout en assurant la qualité et la précision du travail. L’Associé des Achats est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures de la Section.
L'Assistant aux Achats er a l’Administration collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau régional, au niveau du CO, du siège du PNUD en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et de pourvoir des informations

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales

• Gestion et mise en place des stratégies opérationnelles ;
• Organisation des procédures d’achat ;
• Mise en œuvre de la stratégie de sourcing;
• Contrôle de l’actif du bureau régional ;
• Organisation des services logistiques et de voyages ;
• Facilitation du développement des connaissances et du partage des connaissances

Assure la gestion et la mise en place des stratégies opérationnelles avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Stricte conformité des activités d’achat avec les règles, régulations, politiques et stratégies des NU et du PNUD ; mise en place d’un système de contrôle effectif interne, du fonctionnement adéquat d’un système de gestion d’achat orientée vers la clientèle ;
• Conception d’une carte perceptuelle de procédures d’opérations d’achat du bureau et élaboration du contenu des procédures d’Opérations Minimales Internes (SOPs) en matière d’Achat, de Logistique et de voyages, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau

Organise des procédures d’achat pour le bureau, les projets NIM/DIM et sur requête des autres agences en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants

• Préparation du plan d’achat pour le bureau et de suivi de son exécution ;
• Organisation des procédures d’achat y inclus la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire ;
• Préparation des Ordres et Contrats d’achat en et hors Atlas, préparation des Ordres d’achat périodiques pour le contrat de louage d’ouvrage, la création des distributeurs automatiques en Atlas, maintien du système d’archivage pour l’unité. Profil de « buyer » dans Atlas ;
• Mise en place d’un système de contrôle interne qui s’assure que les Ordres d’achat sont dûment préparés et expédiés. Les actions correctives en temps opportun sur les POs compte tenu des erreurs de vérification du budget et d’autres problèmes ;
• Préparation des factures de recouvrement des coûts en Atlas pour les services fournis par le PNUD à d’autres Agences.

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement en mettant l'accent sur la réalisation du résultat suivant :

• Mise à jour du fichier de fournisseurs.

Assure le contrôle adéquat de l’actif du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des objectifs suivants :

• Préparation des rapports d’inventaire;
• Mise en place d’un contrôle d’Inventaire et de vérification physique au sein du bureau.

Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation des voyages y inclus l’achat des billets, les calculs des DSA, la préparation des « Purchase Order » ; les arrangements relatifs aux expéditions/fret ; l’entretien des véhicules ; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) ;
• Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférente pour les programmes régionaux à Dakar et les autres programmes régionaux du RSC à Addis

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du hub du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation et participation à des formations sur l’achat en faveur du personnel des opérations
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques.

Competencies

Compétences générales

• Démontre un engagement à la mission, la vision et aux valeurs du PNUD
• Fait preuve d’une sensibilité et d’une adaptabilité par rapport à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge. 

Compétences fonctionnelles
Partenariats stratégiques : Maintenir informations et bases de données

• Analyse de l'information générale et sélectionne documents à l'appui des initiatives de renforcement de partenariat 

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances : la recherche de base et l'analyse

• Recherche les meilleures pratiques et pose de nouveaux moyens plus efficaces de faire les choses. 

Connaissance de Travail / Expertise Technique : la connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprend les principaux processus et méthodes de travail concernant la position;
• Avoir des connaissances de base de politiques et procédures organisationnelles relatives à la position et les applique uniformément dans les tâches de travail ;
• S’efforce de maintenir la connaissance de l'emploi à jour par l'auto apprentissage et d'autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance des technologies de l'information et l'applique aux taches de travail. 

Promouvoir le changement et le développement organisationnels : Présentation de l'information sur les meilleures pratiques de changement organisationnel

• Aptitudes à identifier les problèmes et propose des solutions. 

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion : Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisation information / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information

Orientation client : entretenir des relations efficaces avec les clients

• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié ;
• Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients

Promouvoir la redevabilité et la gestion axée sur les résultats : Collecte et diffusion de l'information

• Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques dans la redevabilité et les systèmes de gestion axée sur les résultats 

Compétences de base

• Démonstrations et préservation de l'éthique et de l’intégrité ;
• Démontrer la connaissance de l'organisation et faire preuve de bon jugement ;
• Auto-développèrent et Prise d’initiative
• Agissant comme un travailleur d'équipe et facilitateur de travail d’équipe ;
• Faciliter et encourager la communication ouverte dans l'équipe, communiquer efficacement ;
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi ;
• Gestion des conflits ;
• Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l'apprentissage des autres ;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / partage est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
• Prise de décision transparente et éclairée. Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Required Skills and Experience

Education

• Education Secondaire avec formation spécialisée en achat ou en logistique ;
• Un diplôme universitaire en affaires ou en administration publique serait souhaitable, mais ce n'est pas une exigence ;
• Des certificats professionnels IATA seraient un atout ;
• Programme de certification de Procurement du PNUD

Experience

• 5 années d'expérience administrative compétente sont requises au niveau national ou international ;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) ;
• Avoir une connaissance avancée des systèmes d’achat informatisés, et une expérience dans le traitement des systèmes de gestion Web ;
• La connaissance des plateformes de réservation de billets en ligne serait un atout.

Compétences Linguistiques

• Maîtrise du Français à la fois orale et écrite, est nécessaire ;
• Connaissance pratique de l’Anglais est un atout.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées