Background

Guidé  et  sous  la  supervision  directe  du  Chef  d’équipe  pour  la  Gouvernance/Analyste au Programme, l’Assistant au Programme fournit un appui pour l’obtention d’un taux d’exécution effectif du programme sur la Gouvernance et les Droits Humains¸ en entrant et gérant les données et en vue de faciliter la mise en œuvre du programme. L’Assistant au Programme promeut une approche visant la satisfaction du client en accord avec les règles et règlement du PNUD.

L’Assistant au Programme travaille en étroite collaboration avec les équipes des autres unités du programme, des opérations, des projets dans le bureau pays et du personnel au siège du PNUD pour échange d’informations et appui au taux d’exécution du programme comme requis.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions essentielles:

• Appui à la formulation des stratégies de programme et la mise en œuvre du programme sur la Gouvernance et les Droits Humains;
• Appui à la gestion du programme sur Gouvernance et les Droits de l’Homme;
• Appui administratif à l’unité programme sur la Gouvernance et les Droits de l’Homme;
• Appui à la stratégie de la mobilisation des ressources;
• Facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances.

Appui à la formulation de stratégies pour le programme et à la mise en œuvre du programme sur la Gouvernance et les Droits Humains, adapte les processus et les procédures visant l’atteinte des résultats suivants:

• Collecte, analyse et présentation d’informations de fond pour la préparation du Document de Programme du Pays (CPD), Plan d’Action de Programmes de Pays (CPAP), Bilan Commun  de  Pays  (CCA),  et  Plan  Cadre  des  NU  pour  l’Aide  au Développement (UNDAF), une application efficace des outils de gestion axée sur les résultats (RBM) et établissement des cibles de gestion (BSC);
• Présentation d’information pour la formulation du programme pays, rédaction de documents de projet, plans de travail, budgets, propositions sur les arrangements de mise en œuvre.

Fournit un appui efficace à la gestion du programme sur la Gouvernance et les Droits de l’Homme du bureau pays (CO), visant l’atteinte les résultats suivants:

• Création d’un projet dans Atlas, préparation des révisions budgétaires, révision des allocations de projet et des statuts de projet, détermination des fonds inutilisés, clôture opérationnelle et financière d’un projet;
• Mise à jour des connaissances sur les changements dans le programme du PNUD et la budgétisation et la tenue des comptes des projets;
• Soutien   aux   agences   d’exécution   pour   l’exécution   routinière   des   projets   et règles/règlements sur la budgétisation/tenue des comptes;
• Présentation d’information pour l’audit des projets NEX, appui à l’exécution des audits.

Fournit un appui administratif à l’Unité Programme pour la Gouvernance et les Droits de l’Homme, visant l’atteinte des résultats suivants:

•  Revue des rapports financiers des projets NEX ; préparation des bordereaux non-PO pour les projets de développement;
• Maintien du système de contrôle des dépenses internes qui assure que les bordereaux traités sont complétés correctement, que les transactions sont correctement enregistrées et postées dans Atlas;
• Corrections dans les délais des bordereaux non postés, y compris les bordereaux avec des erreurs budgétaires, des erreurs d’exception budgétaire, des bordereaux non approuvés;
• Création de réquisitions dans Atlas pour les projets de développement, enregistrement dans Atlas des reçus des biens;
• Contrôles budgétaires pour les réquisitions, les POs et les bordereaux;
• Rapportage sur les prestations;
• Vérification des demandes de paiement direct par rapport au plan de travail annuel et au budget, basé sur la liste de vérification.

Appui la mobilisation des ressources, visant l’atteinte des résultats suivants:

• Analyse les informations sur les bailleurs de fonds, prépare les profile et la base de données des donateurs, établit des contacts avec les homologues donateurs;
• Suit et prépare les rapports sur les ressources mobilisées;
• Revoit les accords sur les contributions, gère les contributions dans Atlas.

Appui à l’acquisition et au partage des connaissances dans le CO, visant l’atteinte des résultats suivants:

• Assiste dans  l’Organisation de  formations sur  le  programme pour le  personnel des opérations et des projets;
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur la performance de l’Unité de Programme et sur le succès dans la mise en œuvre des stratégies du programme. Une analyse correcte, la saisie des données et la présentation des informations assurent une bonne exécution du programme. La non mise en œuvre des actions requises en raison de retards ou d’inexactitudes dans les analyses de scénarios peut entrainer des pertes financières. Le manque de suivi des ressources du programme peut résulter dans un ralentissement dans les opérations des projets.

Competencies

Compétences organisationelles:

• Démontre son engagement par rapport à la mission, la vision et les valeurs des Nations Unies;
• Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Fait preuve de sensibilité et de faculté d’adaptation aux différences culturelles et personnelles (genre, religion, race, nationalité, âge).

Compétences liées au poste:

Gestion et Acquisition des connaissances

• Partage ses connaissances et son expérience;
• S’emploie activement à son apprentissage personnel continue et à son développement dans une ou plusieurs pratiques, fait le suivi de son plan de formation et met en application les connaissances nouvellement acquises.

Développement et Efficacité opérationnels

• Aptitude à accomplir une large gamme d’activités spécialisées relatives à la gestion des résultats, y compris la conception, la planification et la mise en œuvre du programme, la gestion des données et le rapportage;
• Aptitude à contribuer à la restructuration des processus opérationnels, mise en œuvre de nouveaux systèmes, y compris les nouveaux systèmes informatiques;
• Bonne connaissance du guide et outil de gestion des résultats.

Gestion et Leadership

• Se concentre sur le résultat pour la satisfaction du client et réagit positivement à la critique;
• Aborde régulièrement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive. Garde calme et contrôle de soi ainsi que sa bonne humeur même sous pression;
• Démontre une ouverture à accepter le changement et une aptitude à gérer des questions complexes.

Required Skills and Experience

Education

• Etre titulaire d'un diplôme d'études secondaires dans le domaine du secrétariat ou équivalent; 
• Un  diplôme universitaire BAC + deux années en Secrétariat de Direction, Gestion, Administration Publique, Economie, Sciences Politiques ou Sociales ou autres disciplines équivalentes est un atout mais pas une obligation.

Expérience

• 5 années d’expérience pertinente au niveau de l’administration ou du programme requise avec prise de responsabilité progressive dans le domaine adminitratif, de la gestion de programmes ou du secrétariat de Direction sont exigés au niveau national ou international;
• Bonne maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et des logiciels de bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.

Langues

• Maitrise  du  Français parlé et écrit;
• La  connaissance de l'anglais serait un atout.

Procédure :

Les candidatures sont reçues sous formes d'offre technique et offre financière.

La proposition technique devra comprendre : une lettre de motivation détaillant sa valeur ajoutée pour le poste, une note succincte de compréhensiondes tdrs, un curriculum vitae incluant  trois (03) références avec les mails et un formulaire P11, disponible sur le site du PNUD Burkina.

La proposition financière devra comprendre :  les honoraires du consultant. L'offre du consultant retenu sera basée sur un montant forfaitaire total.

Les offres peuvent être transmises par email a l'adresse : offres.burkina@undp.org au plus tard le Jeudi 29 mars 2018.