Assistant au Programme


Location : Bamako, MALI
Application Deadline :29-May-18 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
French  

Background

Sous la supervision de Conseiller au Programme Gouvernance, l’Associé(e) au Programme fournit un appui au Programme, s’assurant de la bonne qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail.
L’Associé(e) travaille en étroite collaboration avec les Opérations, le Programme et le personnel des projets, ainsi qu’avec le siège du PNUD en cas de besoin, pour échanger les informations et appuyer l’atteinte des résultats du Programme.
 


Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

  • Appui à l’équipe dans l’élaboration des documents de politiques et stratégies;
  • Appui au planning et à la gestion (management) des ressources du programme de pays;
  • Appui administratif à l’Unité de Conseil Stratégique;
  • Appui à la mobilisation des ressources et reporting aux donateurs;
  • Appui au monitoring et évaluation;
  • Appui au renforcement et partage des connaissances;

Appui à la formulation des politiques et stratégies visant à obtenir les résultats suivants :

  • Collecte, analyse et présentation des informations de base aux membres de l’équipe selon les différentes fonctions dévolues à l’unité;
  • Mise à disposition d’informations de base utiles à l’élaboration des documents de politiques et stratégies, et de documents ou rapports mandataires (CPAP, CPD, etc.).

Appui efficace à la planification, à la gestion des ressources du programme de pays, et à la mise en œuvre du Plan d’Action de pays (CPAP), visant à obtenir les résultats suivants :

  • Appui à la collecte, analyse et présentation des informations de base pour la présentation du CPD, CPAP, application effective des outils RBMs, et établissement et suivi des cibles de gestion;
  • Mise à disposition des informations de base pour la formulation de programme de pays, drafts de documents de projets, plan de travail, budgets, propositions sur les arrangements de mise en œuvre;
  • Création de projets dans Atlas, préparation de révisions budgétaires, révision de projects award et de projects status, détermination de fonds non utilisés, clôture opérationnelle et financière des projets;
  • Disponibilisation de l’information pour les évaluations/audits.
  • Orientation des partenaires d’exécution sur les sujets de routine dans la mise en œuvre des projets.

Appui administratif à l’Unité du Programme en mettant un accent particulier à l’obtention des résultats suivants :

  • Préparation des non PO Vouchers pour les projets;
  • Maintien du système de contrôle interne des déboursements garantissant que les  bordereaux initiés sont conformes et complets, que les transactions sont correctement enregistrées et postées dans Atlas;
  • Actions correctives prises à temps sur les vouchers non postés, notamment ceux contenant des erreurs liées au budget, conciliation des exceptions et traitement des vouchers non approuvés ;
  • Création des réquisitions dans Atlas dans le cadre du développement des projets, enregistrement dans Atlas des accusés de réception des biens commandés;
  • Vérification budgétaire pour les réquisitions, bons de commande (POs) et les bordereaux (vouchers);
  • Réception, enregistrement, distribution, et classement des documents.

Appui à la mobilisation des ressources et reporting aux donateurs en mettant un accent particulier à l’atteinte des résultats :

  • Revue des conventions de contributions, gestion des contributions dans Atlas;
  • Mise à disposition d’éléments nécessaires et appui à l’élaboration des drafts de rapports aux donateurs;

Appui au monitoring et évaluation en mettant un accent particulier à l’atteinte des résultats :

  • Appui au monitoring et évaluation des programmes/projets;
  • Appui au suivi des recommandations de l’évaluation/audit;
  • Suivi du tableau de bord du programme (dashboard);

S’assure de la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances en mettant un accent particulier à l’atteinte des résultats suivants :

  • Organisation des sessions de formation sur le programme pour le personnel des opérations/projets;
  • Synthèse des leçons apprises et de meilleures pratiques dans le programme;
  • Contribution aux réseaux de connaissances et de communautés des pratiques.
     


Competencies

Compétences de base :

  • Démontre un engagement ferme vis à vis de la mission, de la vision et des valeurs du PNUD.
  • Fait preuve d’adaptation, de flexibilité et de sensibilité vis à vis des différences culturelles, de genre, religion, race, nationalité et d’âge.

Compétences liées à la fonction :

  • Développement des connaissances et apprentissage;

Capacité de partage d’expériences et de connaissances:

  • Assure activement et continuellement son auto-formation, s’investit dans le plan de formation et met en application les compétences acquises.

Efficacité Opérationnelle:

  • Capacité d’accomplir différentes tâches variées et spécialisées en rapport avec la gestion des résultats, y compris l’appui à la formulation des programmes, gestion des données et confection des rapports.
  • Capacité de contribuer efficacement à l’amélioration du processus de travail (business processes re-engeneering), mise en œuvre de nouveaux systèmes notamment de nouveaux systèmes IT.

Leadership et comportement:

  • Vise la satisfaction du client et répond positivement au feedback;
  • Aborde constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
  • Garde son calme, le contrôle de soi et la bonne humeur même sous pression;
  • Fait preuve d’ouverture au changement et capacité à gérer les complexités.
     


Required Skills and Experience

Education :

  • Diplôme d’études secondaires (Baccalauréat) de préférence avec une certification en Comptabilité et Finance;
  • Un diplôme universitaire (BTS) en administration des affaires ou administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales/humaines serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.

Expérience:    

  • 3 ans d’expérience progressive au programme ou à l’administration est requise;
  • Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et des logiciels (MS World, Excel, etc), usage courant de tableurs et base de données, et expérience dans l’utilisation de sites basés sur le système de gestion.

Langue(s): 

  • Maîtrise du Français; et
  • Connaissance pratique de l’Anglais comme langue de travail.


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