Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD -  trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones.  Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

La Agencia Nacional de Tierras y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD, suscribieron un convenio de cooperación con el objeto de aunar esfuerzos institucionales para trabajar mancomunadamente en el desarrollo de las fases de formulación e implementación de planes de ordenamiento social de la propiedad rural en la zona norte del país.

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/convocatorias/Escala%20Salarial%20SC%202017.pdf

Duties and Responsibilities

Funciones:

Bajo la dirección y supervisión de la Gerencia Nacional de Proyecto ANT - PNUD y el/la Coordinador Territorial Oficina para Córdoba, Sucre y Montes de Maria de PNUD, el/la Auxiliar Administrativa/o regional   Carmen de Bolívar, Bolívar provee apoyo estratégico al equipo municipal del proyecto, en particular, se responsabiliza por el seguimiento administrativo y operativo propias del desarrollo del proyecto ejecutado entre PNUD y la ANT.

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Auxiliar Administrativa/o regional   Carmen de Bolívar, Bolívar desempeña las siguientes funciones:

Proporciona apoyo administrativo y logístico, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Apoyar en el procesamiento de los requerimientos atendidos y proyectar los documentos soportes de entrega de cada uno de los mismos.
• Apoyar al equipo municipal en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
• Recepcionar los memorandos y oficios proyectados por el equipo Municipal.
• Mantener la base de datos actualizada de las solicitudes allegadas al equipo local.
• Apoyar en la consolidación de información y elaboración de informes requeridos por el supervisor del contrato.
• Apoyar las actividades de recepción, radicación y traslado de la correspondencia del equipo municipal, para lo cual generara una base de datos.
• Apoyar las actividades de elaboración de oficios requeridos por el equipo local.
• Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos PNUD y de la ANT de manera que estén familiarizados con su aplicación.
• Conocer la normatividad del PNUD y la ANT, y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, aprobación de viajes por el área de seguridad, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc).
• Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de los equipos coordinados por el proyecto.
• En coordinación con el/la asistente administrativa nacional, velar por el cumplimiento en la elaboración y entrega oportuna de los documentos de registro de asistencia (Attendance Record y Monthly Leave Report)
• Garantizar una adecuada gestión de correspondencia para el envío oportuno de documentos relacionados con la gestión financiera.

Asegura la adecuada gestión de información:

• Apoyar en la clasificación y organización de la documentación y medios magnéticos de acuerdo con las normas de gestión documental y tablas de retención documental.
• Apoyar en la depuración de documentos copias o duplicados que se puedan encontrar en cada expediente
• Digitalizar los documentos que se le asignen, bajo el marco de su objeto contractual.
• Apoyar en la adopción de las medidas de tipo preventivo y correctivo definidas para la conservación de los documentos institucionales.
• Apoyar en el archivo de las copias de cada uno de las transferencias documentales entregados y recibidos por el equipo municipal.
• Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD y la ANT.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
• Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.

Competencies

Competencias Organizacionales:

LIDERAZGO

Toma la iniciativa

• Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones

• Verifica las suposiciones a partir de los hechos

• Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados

• Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija

INNOVACIÓN:

Busca el cumplimiento y la perfección

• Evalúa el trabajo con una mirada crítica
• Piensa con respecto a los problemas y asuntos actuales
• Participa en la planificación práctica de los procesos de trabajo o resolución de problemas

GESTIÓN DEL TALENTO:

Busca oportunidades para aprender y compartir

• Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones

• Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.

• Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.

• Incentiva el compromiso del equipo

• Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función

• Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.

• Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras.

COMUNICACIÓN:

Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información

• Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás

• Presenta análisis coherentes

• Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones

• Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados

• Está dispuesto a expresar ideas nuevas

• Productivo ante situaciones exigentes

• Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.

ENTREGA DE RESULTADOS

Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

• Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios

• Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir

• Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo

• Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos

• Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control.

Competencias Funcionales

ORIENTACIÓN AL CLIENTE

• Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
• Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
• Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

CONSTRUCCIÓN DE ALIANZAS ESTRATÉGICAS

• Mantenimiento de una red de contactos
• Mantiene una red de contactos establecida para el intercambio de información general y para permanecer actualizado en asuntos relativos a esas alianzas

Required Skills and Experience

Educación:

• Requisito: Técnico/a o tecnólogo/a en áreas administrativas, contables, financieras y/o económicas.
• Deseable: Pregrado en áreas administrativas contables, financieras y/o económicas.

Experiencia:

• Requerido: Experiencia mínima de dos (2) años en sistemas de información, gestión documental, apoyo administrativo y logístico.
• Deseable: Experiencia en atención al ciudadano
• Se valorará positivamente la experiencia laboral previa en la zona en la cual se desarrolla el proyecto

Conocimiento:

• Requerido: Buen manejo de herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point)
• Requeridos: Habilidades en la redacción de documentos.
• Deseable: Enfoque de derechos humanos, genero, etnias y etáreo
• Idiomas: Español hablado y escrito

Otros:

• Requerido: Disponibilidad para desplazarse en los territorios en los que tenga presencia el proyecto.

Importante

• Solo  se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado (Bajo ningún motivo se considerarán apliaciones que no adjunten de manera correcta el archivo en mención). Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx

  Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

  En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.