Background

Contexte

Depuis des décennies la communauté internationale reconnait la promotion et la protection des droits des enfants comme une priorité fondamentale dans tous les domaines. Cette thématique est marquée par des étapes importantes et sanctionnée par des progrès significatifs au niveau des accords internationaux, régionaux et continentaux. En particulier, il s’agit de conventions, protocoles et traités dont les principes reconnaissent aux enfants des droits civils, culturels, sociaux, économiques et politiques. PAPEV – Projet d’Appui à la Protection des Enfants Victimes de la Violation de leurs droits, va renforcer des capacités des Etats de l’Afrique de l’Ouest pour développer une réponse basée sur les droits de l’Homme pour répondre efficacement à lutte contre les violences, l’exploitation et les abus à l’égard des enfants.
A cet effet, le bureau régional du HCDH recrute un (e ) Assistant (e ) Administratif (ve) et Financier (e ) de projet. Sous la supervision du Coordinateur de Projet, l'Assistant (e ) Administratif (ve) et Financier (e ) de projet va réaliser des tâches de gestion programmatique, administrative, de gestion financière, et de suivi évaluation des activités du projet.

Duties and Responsibilities

Description des responsabilités
Sous la supervision directe du Coordinateur de projet et la supervision du Représentant Régional du HCDH, l’Assistant (e) Financier(e) et Administratif (ve) va réaliser les fonctions suivantes :

Principales fonctions

• Gestion administrative
• Gestion financière et gestion du budget du projet
• Gestion des équipements et de la logistique du projet
• Organisation des ateliers et réunions
• Reporting

Gestion Administrative
Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet, du comité de pilotage et des consultants recrutés, y inclus la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les réservations d’hôtels etc.;
• Assister l’équipe de projet et les structures sous régionales impliquées dans la mise en œuvre du projet dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Service des Opérations du PNUD et veiller à leur traitement rapide ;
• Gérer les fichiers de voyages par membre de l’équipe, y compris les copies des cartes d'embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ;
• Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de l’équipe de projet (missions de terrain, etc,) ;
• Tenir les fiches de présence des membres des équipes de projet (leave monitoring, etc);
• Assurer la liaison avec le PNUD particulièrement avec les services en charge des Finances, Achats, Ressources Humaines et Administration dans les six pays couverts par le projet

Aspects relatifs aux contrats

• Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation de cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution;
• Correspondance, documentation et bases de données;
• Rédiger les brouillons des correspondances en Français et en Anglais suite à des instructions orales des équipes et/ou de sa propre initiative et assurer les travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
• Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes des rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs.

Gestion Financière

• Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services de Finances du siège à Genève
• Elaborer le projet de budget annuel, mensuel et/ou la révision sous la supervision de Coordinateur de projet (en conformité avec les normes IPSAS)
• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations de Nations Unies, mettre à jour le formulaire de « monitoring of local expenses » des équipes de projet et assurer le suivi de ces dépenses
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
• S’assurer de la réception des rapports mensuels d’exécution financière auprès des 6 pays couverts par le projet
• Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les points focaux des 6 bureaux du PNUD des pays couverts par projet.

Gestion du projet, des équipements et de la logistique

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet ;
• Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau.

Organisation des ateliers et réunions

• Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise
• Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ; 
• Appuyer les recherches documentaires effectuées pour la préparation des missions ou pour d’autres travaux de l’équipe de projet.

Reporting

• Vérification et confirmation mensuels des OIV
• Suivi des véhicules loués en lien avec les besoins de l’équipe du projet ;
• Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.

Résultats attendus
Les résultats ont un impact à deux niveaux : Ils renforceront la coordination au sein de la Plateforme dans la gestion administrative et financière quotidienne du projet et ils auront un impact sur la qualité du service rendu par le projet. De plus, ils permettront le bon fonctionnement de l’unité du projet avec un impact sur la réputation et le succès de l’équipe.

Competencies

Compétences
Compétences générales

• Témoigne de l’engagement quant à la mission du HCDH, à sa vision et à ses valeurs;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Compétences fonctionnelles
Analyse, Reporting et Suivi du projet

• Esprit d’analyse et capacité de synthèse ;
• Bonne maîtrise d’UMOJA, IPSAS et traitement de l’information statistique ;
• Très bon niveau en anglais et bon niveau en français ;
• Maîtrise de la gestion des projets / programmes.

Efficacité opérationnelle

• Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels;
• Aptitude à effectuer des travaux de différente nature et à traiter un volume important de travail;
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD;
• Solides compétences en Technologie de l’Information;
• Connaissance des outils de gestion financière (une connaissance du systèmes IPSAS, UMOJA et ATLAS);
• Volonté de se former et de renforcer ses capacités;
• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.

Sens de la responsabilité et de l’autonomie

• Met l'accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires;
• Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail;
• Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.

Required Skills and Experience

Education

• Bachelor degree avec 2 ans d’expérience en gestion administrative et financière ou,
• Education secondaire (BAC) plus 5 ans d’expérience en Gestion Administrative et Financière

Expérience

• Au minimum 5 années d'expérience appropriée en gestion financière et administrative ou/et en services d'appuis aux projets/programmes similaires de l’Organisation des Nations Unies;
• Expérience de travail avec les projets financés par des donneurs;
• Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc;
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion financière et administrative.

Compétences Linguistiques

• Bon niveau en Francais et en Anglais 

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.