Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Kinshasa où le présent poste, qui peut être transferé ailleurs pour des bésoins opérationels, est initialement attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un(e) Commis (e) à l’Administration pour ce Bureau, qui sera basé (e) à Kinshasa.

Le (la) titulaire de ce poste sera sous la supervision générale du chargé de l’Administration et Finances et la supervision directe de l’Assistant Administratif et sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein de la section/unité.

Duties and Responsibilities

• En collaboration avec le PNUD, mener les démarches auprès du Ministère des Affaires Etrangères pour l’obtention et le renouvellement des visas de services et/ou de courtoisie pour le personnel expatriés de OCHA et leurs dépendants ;
• Préparer, faire signer par le PNUD et introduire au Ministère des Affaires Etrangères, les notifications d’arrivée du nouveau personnel expatrié et de leurs dépendants ;
• Obtenir auprès du PNUD, les documents nécessaires pour mener les démarches d’obtention des exonérations et des plaques d’immatriculation ;
• Préparer et faire légaliser les lettres d’invitation et autres documents importants ;
• Mener les démarches pour l’obtention des visas et visas volants auprès de la Direction Générale des Migrations ;
• Assister les (nouveaux) staffs dans les demandes de visas de sécurité en ligne et promouvoir/ encourager l’utilisation de cette Platte forme ;
• Initier les demandes des briefings de sécurité et de l’établissement des badges pour les staffs ;
• A la demande du superviseur, assurer le service de protocoles dans les aéroports et les beaches pour les voyageurs qui le nécessitent ;
• Assurer l’expédition du courrier sortant et la réception/distribution du courrier entrant à l’Administration de OCHA / Kinshasa en prenant les soins de retourner les accusés de réception aux expéditeurs ;
• Remplacer le commis de voyage en cas d’absence pour missions, congés ou maladie ;
• Tenir différents registres, tableaux synthétiques et autres bases de données suivant les directives reçues du superviseur ;
• Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ; 
• Exécuter toutes autres tâches lui confiées par le superviseur hiérarchique.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

• Éducation : Diplôme d’Etat  est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie,  Administration, secretariat  ou toute autre discipline similaire serait souhaitable. 
• Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’Administration et finances.                    Une expérience en matière de formalités protocolaires et une connaissance des rouages des Affaires Etrangères et de la DGM  seraient des atouts considérables.

Autres aptitudes:

• Bonne aptitude Analytique;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

Connaissances linguistiques

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ;
• Connaissance professionnelle de l’anglais ;
• La maitrise des langues de la localité.                                                                                                                      

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire  http://rdc.humanitarianresponse.info);
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
• Copies des deux dernières évaluations ;
• A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ; 
• Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.