UNDP Jobs - 78996- Assistant Administratif et financier

Assistant Administratif et financier

Location :

Bamako, MALI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

27-May-18 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le PNUD appuie, au sortir de la période de transition, à travers le programme Restauration de l’autorité de l’Etat, accès à la justice dans les régions Nord du Mali, les efforts du gouvernement pour le redéploiement de l’administration dans ces régions affectées du Nord Mali. C’est ainsi que le programme s’emploie notamment à réhabiliter et équiper des infrastructures publiques, tout en assurant le renforcement des capacités par la formation des magistrats et agents de l’administration pénitentiaire. Il soutient également la mise en œuvre de micro-projets à vocation de relèvement (QIPs) et entreprend des activités d’IEC sur la culture de la paix et la promotion du développement.
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement dont dispose le système des Nations Unies. Le PNUD est présent sur le terrain dans 166 pays et territoires, afin d’aider les gouvernements à identifier leurs propres solutions aux défis nationaux et mondiaux auxquels ils sont confrontés en matière de développement. Le PNUD appuie les processus nationaux pour faire accélérer les progrès en matière de développement humain. Il a pour objectif d’éliminer la pauvreté par le développement, la croissance économique équitable et durable, et le développement des capacités. Enfin, le PNUD s’emploie à améliorer réellement la vie des personnes, et à faire en sorte que de meilleurs choix et opportunités s'offrent à elles.
Pour la mise en œuvre de ce programme, le PNUD a pu mobiliser environ 13 Millions de dollar dont 4.7 auprès du Royaume des Pays Bas, 5.9 auprès de la Norvège, 1.2 auprès de BPPS (ex BCPR) et 1.07 auprès du Trust Funds de la MINUSMA (dont la mise à disposition a été récemment confirmée).
Du démarrage du programme en 2014 à nos jours, 95 bâtiments de la chaine pénale, de l’administration locale et des services décentralisés ont été réhabilités, reconstruits et équipés. Une trentaine de bâtiments sont en chantier dans les régions de Tombouctou, Gao et Mopti. Des appuis ont été apportés à une dizaine d’associations de femmes et personnes vulnérables, permettant de redémarrer leurs activités délaissées depuis 2012.

Compte de l’ampleur des activités à réaliser en termes de la gestion administrative et financière du projet d’ici la fin de l’année 2018, il devient nécessaire de recruter un(e ) Assistant( e ) Administratif (ve) et Financier (ère) pour assurer le suivi régulier des tâches administratives du projet.

Duties and Responsibilities

L’Assistant(e) administratif et financier est chargé, sous la supervision du coordinateur du projet, de :
Sur le plan administratif :

Accueillir, assister et orienter les partenaires du projet ;
Contribuer à la préparation des missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires ;
Fournir l'assistance nécessaire au Coordonnateur du projet ;
Préparer et contrôler le courrier départ et arrivée du projet et veiller à la diffusion du courrier ;
Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet et si nécessaire procéder à de nouvelles acquisitions ;
Préparer et organiser les réunions, ateliers et séminaires du projet ;
Suivi des décisions issues des réunions
Procéder à la mise à jour des dossiers administratifs du staff du projet ;
Surveiller le statut contractuel du personnel en attirant l'attention du superviseur (UCD) ;
Signaler dans les délais les fins des contrats pour les éventuelles extensions ;
Surveiller les dates des rapports d'évaluation de performance ;
Rechercher et mettre en forme l'information produite par le projet ;
Veiller à disposer de tous les fichiers et dossiers du projet à la fois en fichiers électroniques et en versions imprimées ;
Procéder à l’archivage de la documentation du projet ;
Veiller à la bonne exploitation des moyens et outils de fonctionnement du projet.

Sur le plan Financier:

Assurer l’approvisionnement et la gestion des consommables ;
Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des comptes comptables ;
Contribuer à préparer les divers rapports de référence (états d'avancement et d'autres rapports financiers nécessaires);
Contrôler le taux d’exécution budgétaire des activités du projet,
Faire le suivi des commandes de fournitures et de matériels ;
Faire le suivi du programme dans Atlas ;
Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des séminaires et ateliers ;
Préparer et suivre les besoins en approvisionnement hors Atlas ;
Préparer les rapports comptables périodiques et aider dans la préparation de plan de mobilisation ;
Préparer les requêtes de paiement ;
Préparer les révisions budgétaires du projet ;
S’impliquer dans la réalisation des résultats attendus du projet ;
Soumettre et suivre les plans de trésorerie du projet ;
Soumettre et vérifier le budget et les données comptables (préparation de dossiers financiers, calcul des coûts et estimation des dépenses prévues ;
Standardiser le système comptable du projet avec les procédures financières et comptables du PNUD ;
Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et payer les perdiems, salaires et autres, effectuer les paiements finaux de voyage et autres réclamations ;
Tenir de façon appropriée les documents comptables ;
Tenir les documents comptables en vue des différents classements, de l'enregistrement des transactions financières ainsi que de l'apurement des comptes suivant les procédures NEX du PNUD.

Competencies

Aptitude à communiquer ;
Avoir un sens élevé de planification et d’organisation ;
Avoir une connaissance, compréhension et maîtrise des questions relatives à l’administration et à la gestion financière de projet dans Atlas ;
Faires preuve d’engagement et d’efficacité dans l’exercice de ses fonctions ;
Partager des expériences et leçons apprises avec les autres ;
Respect des délais impartis;
Savoir assurer des bonnes relations humaines et interpersonnelles ;
Savoir travailler sous pression;
Très bonne connaissance de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint).

Required Skills and Experience

Education:

Être titulaire au moins d’une Maitrise en Sciences Economique, Comptabilité/ Administration/Finances ou tout autre diplôme équivalent.

Experiences:

Expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans le domaine de l’appui administratif et financier des projets au sein du PNUD ou avec d’autres agences du système des Nations Unies;
Parfaite maîtrise de Atlas et des règles et procédures internes de gestion du PNUD;

Langues:

Parfaite maîtrise de la langue Française; et
Bonne connaissance de l’anglais.