UN WOMEN Jobs - 79084- Agent Registry-Archiviste/Chauffeur

Agent Registry-Archiviste/Chauffeur

Advertised on behalf of

UN WOMEN

Location :

Port-au-Prince

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

15-Jul-2018

Application Deadline :

25-Jun-18 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-2

Duration of Initial Contract :

6 months

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, travaille à l'élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et sécurité.

Afin d’améliorer son système d’archivage et de classement des documents papiers et électroniques et fournir un soutien administratif de base au bureau, ONU Femmes Haïti recherche les services d’un archiviste/chauffeur expérimenté.

Le chauffeur fournit des services de conduite fiables et sécuritaires au/a la Représentant-e de ONU Femmes, aux consultants et experts et le personnel des Nations Unies, assurant les plus hauts standards de discrétion et d'intégrité, le sens de responsabilité et une excellente connaissance des problèmes de protocole et de sécurité. Le chauffeur démontre également une approche axée sur le client, la courtoisie, la confidentialité, le tact et une aptitude à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

Relevant de l’Assistant-te Administratif-ve, l’Agent Registry-Archiviste/Chauffeur aura comme responsabilités générales de fournir un support administratif au bureau, aligner le système d’archivage du bureau ONU Femmes Haïti aux directives, procédures et régulations globales de l’institution et assurer le transport du personnel du bureau.

Duties and Responsibilities

1. Travail de bureau

Apporter un support administratif au bureau ;
Participer aux inventaires ;
Préparer les heures supplémentaires des chauffeurs ;
Dresser le rapport du carburant des véhicules ;
Aider à maintenir le Centre de Documentation en distribuant les publications reçues du Siège ou d’autres unités et entités ;
Effectuer des photocopies, relier des documents ;
Aligner le système d’archivage du bureau ONU Femmes Haïti aux directives, procédures et régulations globales de l’institution.
Procéder à l’archivage des documents et autres dossiers de ONU Femmes ;

2. Fonctions de chauffeur

Assurer le transport du personnel du bureau quand c’est nécessaire ;
Procéder à la distribution de courriers interne/externe ;
Responsable du processus de renouvellement de la police d’assurance des véhicules du bureau et en informer le superviseur pour les suites nécessaires ;
S’assurer de la propreté du véhicule, accomplir des interventions mineures de nature surtout préventive, et rapporter tout problème nécessitant des services mécaniques, d’entretien ou de maintien au superviseur ;
Etre en charge de l’entretien journalier du véhicule qui lui est assigné, contrôler le carburant, les pneus, le niveau d’huile, feux de signalisation, etc…).
Consigner les déplacements, en notant le kilométrage, la consommation d’essence sur le carnet de bord.
S’assurer que les étapes requises par les règlements sont respectées en cas d’accident.
Exercer toute autre fonction requise par l’Assistant-e Administratif-ve sur demande.

Competencies

Excellente capacité de communication et de rédaction
Excellente capacité d’organisation
Capacité à travailler sous pression ;
Capacité à travailler en équipe
Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis
Connaissance des logiciels : Word, Excel, Powerpoint (un atout) ; capacité à utiliser un ordinateur et les autres équipements de bureau.
Chauffeur consciencieux, familier avec la ville, les signalisations et les règlements.

Required Skills and Experience

Connaissances et expériences

Education : Niveau secondaire avec une formation en mécanique Niveau Bac I et II, un atout

Connaissance en informatique et administration, un atout

Connaissance des procédures du système des Nations Unies, un atout.

Expériences : 3 années d’expérience minimum en administration Bonne connaissance des pratiques et procédures standard des Nations Unies souhaitables ;

5 années d’expérience minimum comme chauffeur avec un registre vierge et possédant un permis de conduire.

Langues : Bonne connaissance de la langue locale et bonne maîtrise du Français.