Auxiliar Administrativo/a y operativo/a en Cauca.



Advertised on behalf of :

Location : Popayán-Cauca, COLOMBIA
Application Deadline :12-Jun-18 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Gender Equality
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-2
Languages Required :
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
02-Jul-2018
Duration of Initial Contract :6 meses
Expected Duration of Assignment :1 año

Background

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y 3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.

Los programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en una propuesta de acción estratégica que articula e integra los elementos de su estrategia a nivel global y regional a los elementos particulares que se consideran necesarios para una mayor efectividad de su contribución de acuerdo con el contexto y las prioridades país, y se expresa por tanto, en el Marco de Cooperación suscrito en diciembre de 2015 con el Gobierno Colombiano para el período 2015 – 2019 en alineación con el Plan de Desarrollo 2014 – 2018, el UNDAF 2015 – 2019, y la Hoja de Ruta de APC – Colombia 2015 – 2018, especialmente en el área temática de construcción de paz y el CONPES 161 de 2016 (Lineamientos de política pública de equidad de género para las mujeres).

ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas en regiones priorizadas del país, promoviendo conexiones nación-territorio en materia de igualdad e intercambios entre regiones. Dentro de los territorios priorizados se encuentra  Cauca  en el cual se vienen realizando diferentes actividades  para las cuales se hace necesario fortalecer  el equipo de trabajo que apoye  la gestión de las diversas acciones  de ONU Mujeres en territorio.


Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión de la Oficial Territorial de Género Cauca, el/la Auxiliar administrativo/a y operativo/a desempeña las siguientes funciones: 

Apoyo administrativo que incluye, entre otros:

  • Recopilar la documentación requerida para contrataciones
  • Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as y contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
  • Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes, proveedores y equipo ONU Mujeres Colombia
  • Solicitud de tres cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las adquisiciones que así lo requieran.
  • Recopilar la documentación requerida para realizar contratos Institucionales y convenios con contrapartes
  • Participar de las reuniones presenciales y/o virtuales con el área de operaciones para la revisión y actualización de procesos.
  • Apoyar los procesos para contratación de bienes o servicios y consultorías con personas jurídicas en estrecha relación con el área de operaciones.

Apoyo en el seguimiento financiero del Programa, que incluye, entre otros:

  • Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del Programa.
  • Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas y mantener actualizado el plan de implementación de acuerdo a la ejecución presupuestal del Programa.
  • Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo a los formatos facilitados por el área de Operaciones
  • Apoyar en la elaboración de reportes al donante, de acuerdo a las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante.
  • Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
  • Apoyar la preparación de revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
  • Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.
  • Apoyar a las contrapartes beneficiarias de PCA´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y rendición de cuentas.

 Apoyo operativo, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:

  • Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc.)
  • Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato adecuado.
  • Apoyo secretarial a las demás actividades del equipo ONU Mujeres en Cauca.

Apoyo logístico, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:

  • Apoyar la organización y la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico, en coordinación con el equipo territorial.
  • Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
  • Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:
    • Realizar las cotizaciones de pasajes y las reservaciones de los mismos
    • Elaborar memos de emisión de facturas de pasajes.
    • Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago.
    • Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión
    • Apoyar en la elaboración de agendas.

Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:

  • Facilitar al área de administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal
  • Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados de los programas y proyectos de las áreas.
  • Garantizar la actualización del archivo de los proyectos y programas de las áreas de acuerdo a los procedimientos de ONU MUJERES.
  • Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la Formación de alianzas.


Competencies

Competencias Corporativas:

 ·        Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de Naciones Unidas y de ONU Mujeres.

  • Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.
  • Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.
  • Capacidad de priorizar las tareas de acuerdo a su importancia.
  • Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

 Competencias Funcionales:

 Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
  • Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

Liderazgo y Auto Gestión

  • Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y/o entidades internacionales.
  • Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
  • Habilidad y experiencia en el trabajo.
  • Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
  • Capacidad de trabajo en equipo.
  • Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
  • Demuestra una actitud positiva y constructiva.
  • Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
  • Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
  • Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
  • Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acordes con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas operativas y administrativas
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para formular y manejar presupuestos.
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.


Required Skills and Experience

Estudios técnicos o profesionales en ciencias administrativas, ciencias sociales, economía o carreras afines.

Experiencia mínima de 2 años con responsabilidades progresivas como auxiliar administrativo/a en organizaciones de desarrollo y/o entidades públicas y en apoyo logístico o programático a proyectos.

Se valorará la experiencia en organismos de Naciones Unidas.

Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.

Inglés intermedio (Deseable)

 


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.


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