Contexte Organisationnel 

Dans un contexte de volume des transactions élevé et dans le souci d’avoir un système d’archivage efficace, le recours à un spécialiste est nécessaire pour la tenue du guichet du PNUD.

Sous la supervision générale du Directeur des Opérations et la supervision directe de l’associé aux Finances, le stagiaire assistant aux finances est chargé de l’exécution effective des services financiers, tout en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail. Le stagiaire fournira un appui dans la remise des chèques ainsi que le suivi des ordres de virement. Il aidera à maintenir un système d’archivage efficace et, une gestion optimale des dossiers dans l’optique d’un gain de temps.  Il devra également promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme à l’approche réglementaire de l’Unité.

Le stagiaire assistant aux finances collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets ainsi que des agences sœurs en vue d’échanger des informations et de pourvoir des services de façon consistante.

Tâches et Responsabilités

• Aider dans la gestion de remise des chèques aux clients ;
• Appuyer le guichet pour s’assurer que les ordres de virement signés sont déposés à la banque ;
• Appuyer dans le maintien d’un système de classement des vouchers en conformité avec le système de classement déjà en place et dans la mise à jour périodique du fichier de suiv i;
• Aider à scanner les dossiers de paiement et à assurer un classement électronique dans le sharepoint ;
• Répondre aux questions relatives au classement et au suivi des paiements ;
• Maintenir la salle des archives propre, bien rangée, répondant aux normes de sécurité et favorisant l’accès et la recherche faciles de la documentation ;
• Tenir à jour un registre de départ/arrivée des vouchers réclamés par les collègues de temps à autre ;
• Toute autre tâche que l’organisation jugera nécessaire de lui confier.

Impact des Résultats

• Les résultats clés ont un impact sur la performance et l’image du bureau.

Compétences

Responsabilité Globale et travail d’Equipe

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
• Connait les procédures d’archivage et de documentation ;
• Démontre une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Démontre un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Démontre une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Aptitudes Interactives

• Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement

• Contribue des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;
• S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication

• Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

Connaissance du travail et Expertise

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;
• Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;
• Est motivé ( e ) et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Education

• Le/ La Stagiaire doit être inscrit (e) à l’université (programmes d’études supérieures/ 2ème diplôme universitaire (Maîtrise ou équivalent) de diplome d'archiviste - documentaliste ;
• Ou être inscrit(e) à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans les mêmes catégories d’études ;
• Ou avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) moins d’un an avant le début du stage ;
• Seuls les étudiant (e) s qui retourneront à leurs études à la fin de leur stage sont éligibles.

Expérience

• Au moins un (1) an d'expérience en administration ou en qualité d’employé de bureau.

Compétences Linguistiques

• Bonne maitrise du Français ;
• Connaissance de l’Anglais serait un atout.

Conditions:

Le PNUD ne paiera pas pour le stage et tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par le stagiaire ou l’institution qui le parraine ;
Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage ;
Le stagiaire doit fournir une preuve d’inscription à un régime d'assurance-santé ;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le stagiaire est responsable pour obtenir les visas nécessaires;
Le PNUD ne peut que soutenir par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.

Les candidatures féminies sont fortement encouragées.