Background

Sous la responsabiulité générale du Directeur des Opérations et la supervision directe du l’Associée principale des Ressources Humaines, l’Assistant(e) aux RH est chargé(e) de l’exécution transparente et efficace des services et des processus des ressources humaines.

L’Assistant (e) RH est aussi chargé(e) de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau de moral du personnel, ainsi qu’un Dashboard vert

Il (elle) collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau et du siège du PNUD, en vue de résoudre des problèmes de RH complexes et d’échanger des informations sur la mise en œuvre des procédures administratives. ?

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

  • Participe à la mise en œuvre des stratégies et politiques des RH pour le personnel du PNUD et des Agences affiliées ;
  • Participe à la mise en œuvre des processus relatifs aux RH ;
  • La bonne gestion de la performance et du développement de carrières du personnel, ainsi que du suivi du Dashboard IPSAS (Leave monitor) ;
  • Paricipe à la mise en œuvre des enquêtes de l’ONU ;
  • Particpe à l’acquisition et au partage des connaissances dans le Bureau Pays.

Participe à la mise en œuvre des stratégies et politiques des RH, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Conformité des processus, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits, avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ;
  • Particpe en place d’un système de contrôle interne efficace ;
  • Identification des processus opérationnels relatifs aux RH, IPSAS ;
  • Elaboration de procédures standards de fonctionnement pour la gestion des RH, en collaboration avec le superviseur direct et la Direction du bureau ;
  • Participe à disposition pour la Direction, l’Associée des RH, d’informations sur les stratégies, les règles et règlements et la situation du personnel du bureau.

Particpe les processus relatifs aux RH, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Organisation des processus de recrutement, y compris l’appui à la rédaction de la description de postes, la publication des?vacances de postes, la participation à la présélection des candidats, aux panels d’interview et l’élaboration des contrats ;
  • Préparation des contrats de service et contrats individuels dans et hors ATLAS ;
  • Fourniture d‘avis et conseils à la demande des agences dont le personnel est administré par le PNUD en ce qui concerne les contrats de services et contrats individuels : UNFPA, PAM, ONUFEMMES, ONUDI, UNOCHA, FIDA, UNCDF, Dispensaire des Nations Unies, Droit de l’homme, UNDSS ;
  • En tant qu’administrateur des Ressources Humaines dans ATLAS et hors Atlas : L'embauche et les séparations ; les affectations ; la gestion des événements de la vie du personnel sous service contrat ;
  • En tant que gestionnaire des absences dans et hors-Atlas : L’enregistrement annuel des jours fériés dans Atlas ; la préparation des Cartes d’Enregistrement des Absences (Attendance Record Cards) et la gestion des Rest and Recuperation (R&R);
  • Transmission aux finances des informations relatives aux contributions dans ASHI par les retraités et leurs ayants droits, afin de s’assurer que leurs parts?et celles de l’employeur soient correctement enregistrés dans ATLAS, conformément aux normes IPSAS ;
  • Communication des informations liées aux droits, devoirs et avantages du personnel sous contrat de service et aux consultants ;
  • Elaboration des listes du personnel du bureau, y compris les listes électroniques du personnel et des candidats recommandés (roster);
  • Collecte des données relatives aux recouvrements des coûts pour les services rendus par l’unité des ressources humaines aux projets et aux agences. 

  • Participe à la bonne gestion de la performance et du développement de carrières du personnel, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Evaluation annuelle pour le personnel est effectuée deux mois avant la fin ou le renouvellement du contrat et les recommandations sont appliquées conformément aux procédures ;
  • Dashboard toujours vert pour les indicateurs relatifs aux RH (Leave, bénéfices tel que l’Education grant, les compensations de fin de contrats etc…).

  • Participe aux enquêtes de l’ONU, avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants :

  • Collecte des informations et préparation des rapports d’enquêtes compréhensives et périodiques, sur les salaires, les conditions de vie dans les lieux d’affectation et le coût de la vie. Participation aux travaux du Comité d’enquête sur les salaires du personnel local.

  • Participe à l’acquisition et au partage des connaissances au sein du bureau avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants :

  • Organisation des formations à la demande, pour le personnel du bureau, des projets et des agences ;
  • Assurer l’intérim de l’Associée principale des ressources humaines ;
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière des ressources humaines ;
  • Facilitation du partage d’informations relatives aux droits et obligations du personnel, et toute autre information communiquée par le Siège ou la Direction ;
  • Contribution de qualité aux échanges dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.

Competencies

Compétences Fonctionnelles :

Création de partenariats stratégiques ;?Maintien des informations et base de données

  • Analyse des informations générales et sélection des outils pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion ; Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion

  • Utilise-les informations/bases de données/autres systèmes de gestion ;
  • Apporte des contributions au développement des composantes du système ;
  • Participe à l'élaboration des recommandations relatives aux procédures de travail et à la mise en place un système de gestion.

Orientation vers le Client ; Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes ;??
  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et aux délais ;
  • Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats ; Collecter et diffuser les informations?:

  • Collecte et partage les informations sur les bonnes pratiques d’imputabilité et de gestion axée sur les résultats ;
  • Prépare à temps les données pour les rapports.

Compétence Générales :

  • Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
  • Démontre une connaissance globale et un bon jugement ;
  • L’auto développement, la prise d’initiative ;
  • Esprit d’équipe et facilitation du travail d’équipe ;
  • Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
  • Gestion des conflits ;
  • Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et le partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
  • Prend des décisions motivées et de manière transparente ;

La présentation de toutes les certifications IPSAS est obligatoire dans un délai de 3 mois après la prise de fonction

Required Skills and Experience

Education :

  • Diplôme de niveau secondaire (Baccalauréat) en administration, sciences sociales ou ressources humaines et domaine connexe ;
  • Un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou domaine connexe sera considéré comme un atout.

Expérience :

  • Au moins 5 ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des Ressources Humaines ;
  • Une expérience au sein d’une Agence des Nations Unies serait un atout considérable ;
  • Une Bonne compréhension et maitrise des normes ERP ;
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc et des systèmes de gestion sur Internet ou Atlas.

Langues :

  • Maîtrise du français ; et très bonne compréhension de l’anglais serait un atout considérable.