Assistant Reporting



Advertised on behalf of :

Location : Bamako, MALI
Application Deadline :20-Sep-18 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Gender Equality
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
French  
Duration of Initial Contract :1 an

Background

L’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU-Femmes) a été créée par la résolution 64/289 de l’Assemblée générale en date du 2 juillet 2010 pour assurer plus efficacement  la cohérence à l’échelle du système dans le but de parvenir à l’égalité des sexes, à l’émancipation des femmes et à la défense des droits des femmes.

La mission d'ONU-Femmes est énoncée ainsi dans la proposition du Secrétaire général : «Fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, l'entité œuvrera pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et filles; l'autonomisation des femmes; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité. En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes dirigera et coordonnera les efforts du système des Nations Unies pour s’assurer que les engagements en matière d’égalité des sexes et d’intégration de la dimension de genre se concrétisent dans le monde entier. Elle assurera un leadership fort et cohérent à l’appui des priorités et des efforts des États Membres, en établissant des partenariats efficaces avec la société civile et d’autres acteurs concernés. »
Afin de contribuer à cet effort, le bureau de ONU FEMMES Mali a soutenu plusieurs initiatives de programme de développement et d’urgence à travers le Mali. Il mobilise ainsi des ressources auprès des partenaires techniques et financiers (PTF), partageant une même vision en matière d’égalité entre les sexes. Ces initiatives positionnent l’organisation dans un cadre de partenariat stratégique non seulement avec les bailleurs de fonds, mais également avec les gouvernements, la société civile, les agences des Nations Unies et d'autres organisations de développement bilatérales et multilatérales. Le bureau du Mali s’est résolument engagé dans l’amélioration de sa redevabilité vis-à-vis des PTF. Ainsi, les premières perspectives de performance ciblées par ONU Femmes Mali, portent sur la qualité du partenariat avec les donateurs/bailleurs, notamment dans ses aspects relatifs au rapportage et à la gestion des requêtes formulées. Afin de répondre efficacement au besoin d’information des partenaires, ONU Femmes met en place les ressources humaines nécessaires pour garantir une meilleure qualité des rapports et autres documents produits par le bureau.
Cette démarche prend aussi en compte la vision globale du siège de ONU Femmes qui a entrepris une mutation dans la méthode de gestion des engagements et du partage d’informations. Ainsi, des applications d’archivage et de partage d’information avec le public sont en cours de conception par l’organisation.
Conformément aux objectifs décrits plus haut, ONU Femmes Mali a inséré dans l’organigramme du bureau un poste d’assistant chargé du rapportage. Cette action se justifie par la détermination de ONU Femmes Mali à œuvrer pour le renforcement du partenariat, ONU Femmes/PTF.
Sous la direction et la supervision directe du spécialiste de suivi évaluation, l’assistant reporting fournira un appui technique et efficace aux programmes pour la production de rapports de qualité d’une part et, d’autre part, pour la gestion des requêtes émanant des partenaires techniques et financiers.  L’assistant rapportage travaillera en étroite collaboration avec le service des opérations, le personnel du programme/projet au bureau du Mali, au Bureau régional (BR) et du siège de l’ONU FEMMES au besoin pour résoudre les questions liées au rapportage, et les questions administratives connexes et l'échange d'informations.
Les présents termes de référence fixent les grandes lignes du contenu du poste d’assistant chargé du rapportage.

 


Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clées:

  • Les principales tâches du poste d’assistant au rapportage sont entre autres :
  • Appuyer le spécialiste suivi évaluation dans l’Information du  staff sur les engagements de rapportage conformément aux contrats signés et au système de suivi des rapports établis par le spécialiste en conformité avec DAMS;
  • Veiller au respect strict des périodes de reportage ;
  • Appuyer la production et la transmission à temps des rapports périodiques des projets et du bureau.
  • Contribuer à la qualité et à l’alignement des rapports sur les directives de l’organisation ;
  • Coordonner la collecte des informations internes pertinentes pour les rapports périodiques ;
  • Appuyer au renforcement des capacités du staff dans le domaine du rapportage ;
  • Participer à la production des notes/articles initiés bureau ;
  • Utiliser les applications de ONU Femmes relatives au rapportage (DAMS/RMS) ;
  • Appuyer le spécialiste M&E pour la prise en charge des requêtes du bureau régional et du siège, portant sur le rapportage.

La/le l’assistant reporting aura de manière spécifique les attributions ci-dessous :
Rédaction des rapports :

  • Suivre avec les chargés de programme un calendrier de rédaction des rapports des bailleurs établis par le spécialiste
  • Appuyer la revue des rapports périodiques et des rapports des PTF ;
  • S’assurer de l’utilisation des documents et canevas standard de ONU Femmes ;
  • Elaborer les drafts de résumés des rapports et les lettres de transmission aux bailleurs ;
  • Appuyer la coordination, la révision et la soumission à temps, des rapports narratifs et financiers des donateurs, en liaison avec le spécialiste M&E.
  • Appuyer le spécialiste M&E pour la coordination, la révision et la présentation à temps des rapports d’avancement trimestriels ;
  • Appuyer le spécialiste M&E pour la coordination, la révision et la présentation en temps opportun des rapports annuels du bureaux de pays et du bureau régional en utilisant le système de suivi en ligne ;
  • Mettre à jour et intégrer dans la matrice des rapports des donateurs (DAMS), les informations relatives aux nouveaux programmes et ceux en cours ;
  • Contribuer à la prise en charge les requêtes relatives au rapportage ;
  • Appuyer les chargés de programme, pour répondre aux requêtes formulées par les PTF ;
  • Assurer l’exploitation, l’analyse et l’archivage des rapports des partenaires de mise en œuvre ;
  • Contribuer au plan de renforcement des capacités établi par le spécialiste M&E pour le staff du Bureau Mali dans le domaine du rapportage.

Gestion des Application (DAMS/RMS) :

  • En accord avec les chargés de programme, analyser les contrats et dégager les engagements de rapportage attendus d’ONU Femmes Mali ;
  • Faire le suivi des amendements qui ont été apportés aux contrats et les uploader dans le système DAMS ;
  • Faire le suivi des requêtes envoyées par le Siège et le bureau régional sur les rapports ;
  • Appuyer les chargés de programme pour la résolution des difficultés relative au DAMS, lien RMS/DAMS ;

Impact des résulats:

  • Le rendement du staff prévu pour ce poste doit permettre à ONU Femmes de :
  • Honorer correctement tous ses engagements en matière de rapportage, aussi bien envers les PTF, que le bureau régional et le siège ;
  • D’être à jours dans la gestion des applications/logiciels dédiés au rapportage (DAMS/RMS).
     


Competencies

Valeurs Fondamentales/Principes directeurs:
Intégrité :

  • Faire preuve de cohérence dans la défense et la promotion des valeurs de ONU FEMMES dans les actions et décisions, en conformité avec le Code de conduite des Nations Unies.

Sensibilité culturelle / Valorisation de la diversité :

  • Démontrer une appréciation de la nature multiculturelle de l'organisation et de la diversité de son personnel. Démontrant une perspective internationale, apprécier les différences de valeurs et de l'apprentissage de la diversité culturelle.

Les compétences Fondamentales:
Éthique et valeurs :

  • Manifestation / éthique sauvegarde et l'intégrité.

Connaissance de l’organisation :

  • Démontrer la connaissance de l'entreprise et un bon jugement.

Développer et Epanouissement / coaching et le mentorat :

  • Auto-développement, la prise d'initiative.

Travail en équipe :

  • Agir comme un joueur d'équipe et faciliter le travail d'équipe.

Communiquer l'information et les idées :

  • Faciliter et encourager la communication ouverte dans l'équipe, communiquer efficacement.

L'autogestion et l'intelligence émotionnelle :

  • Créer des synergies grâce à l'auto-contrôle.

Gestion des conflits / négociation et résolution des différends;
Partage des connaissances / apprentissage continu : L'apprentissage et le partage des connaissances et encourager l'apprentissage des autres.
Compétences Fonctionnelles:

  • Possibilité d'effectuer un large éventail d'activités administratives liées à la gestion et les services de ressources opérationnelles;
  • Bonnes compétences organisationnelles;
  • Capacité à rechercher, sélectionner les informations pertinentes et tenir des registres précis et base de données;
  • Connaissance des règles de passation des marchés et les meilleures pratiques;
  • Compétences des outils informatiques et des systèmes de gestion d'application.
     


Required Skills and Experience

Education:
Le candidat pour le poste d’assistant reporting devra :

  • Disposer d’un diplôme d'études Supérieur dans le domaine des sciences sociales, langue, gestion, administration ou lettre moderne. ;
  • Disposer d’une compétence en suivi/Evaluation, afin de mieux capturer et présenter les résultats des projets/programmes ;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle en français ;
  • Disposer d’un niveau suffisant en anglais pour la revue qualité des rapports ;

Experience:

  • En plus des formations professionnelles acquises, la ressource entendue pour le poste « d’assistant Reporting » devra :
  • Disposer d’une expérience minimum de 3 ans dans un poste similaire (rédaction de rapport, gestion des Grants, Communication/Reporting sur les projets, Suivi Evaluation/recherche) ;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle surtout en français ;
  • Expérience avec les Nations Unies et une connaissance approfondie de la structure du système des Nations Unies, y compris le programme établi et les procédures administratives de travail, serait un réel avantage
  • Avoir une compétence dans l'utilisation des logiciels de Microsoft office  ( Word, Excel, Outlook, Publisher,  etc.).
  • Connaissance des règles de l'ONU dans l'administration et la programmation serait également une valeur ajoutée.

Langues:

  • Compétences écrites et orales en français;
  • La connaissance de l'anglais est un atout.
     


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