UNDP Jobs - 80967- Administrative/Registry Assistant

Administrative/Registry Assistant

Location :

Brasilia, BRAZIL

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Oct-2018

Application Deadline :

18-Sep-18 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6months

Languages Required :

English Portuguese

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sob a supervisão do Administrative Associate, o Administrative/Registry Assistant fornece apoio à unidade de operações executando uma variedade de processos administrativos padrão, assegurando um trabalho preciso e de alta qualidade. Ele ainda promove um método voltado ao cliente, de qualidade, e focado em resultados.

O Administrative/Registry Assistant trabalha em colaboração com a equipe de Operações, Programa e projetos no Country Office e com outros funcionários da ONU para compartilhar informação e assegurar o fornecimento de um serviço consistente.

Duties and Responsibilities

Sumário das Principais Funções:

Implementação de estratégias operacionais
Apoio ao funcionamento efetivo e eficiente da unidade (unidade administrativa)
Apoio aos serviços administrativos logísticos
Apoio à manutenção do escritório e ao gerenciamento de bens
Apoio ao compartilhamento e desenvolvimento de conhecimento
Assegurar a implementação de estratégias operacionais, focando no cumprimento dos seguintes resultados:
Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD

1. Assegurar apoio administrativo e logístico eficaz, focando no cumprimento dos seguintes resultados:

• Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD

• Contribuição para o mapeamento dos processos administrativos do CO e implementação dos procedimentos internos de operação padrão (SOPs).

• Apoio na organização de processos de compras incluindo a preparação de TORs quando necessário.

• Apoio administrativo à conferências, workshops e retiros.

• Follow up de prazos, compromissos firmados, ações tomadas e coordenação da coleta e submissão de relatórios para o supervisor da unidade.

• Contribuição na preparação de planos de trabalho administrativos e coletivos orientados para resultados.

• Organização de remessas, procedimentos para desembaraço aduaneiro, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up

• Assistência na preparação de orçamento, fornecimento de informações à auditoria.

• Manutenção do registro de gerenciamento de bens, preparação de relatórios;

• Manutenção dos arquivos e registros relevantes à manutenção do escritório;

• Fornecimento e apoio à manutenção dos serviços compartilhados e dos escritórios estaduais;

• Participação no treinamento administrativo para os funcionários de operações/projetos.

• Proporcionar assistência em outras atividades que venham a contribuir para os resultados dos serviços gerais.

2. Assegurar a manutenção do Sistema de Registro, Arquivo e Pouch com o foco em alcançar os seguintes resultados:

• Organização e manutenção do sistema de arquivo assegurando a custódia e gestão dos arquivos, a manutenção da lista de inventário do Arquivo Central e Arquivo Permanente;

• Organização e manutenção do sistema de registro eletrônico, realizando a identificação e catalogação e transmissão correta de acordo com o Sistema de Arquivamento Global do PNUD;

• Organização de remessas, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up.

• Elaboração de correspondência e relatórios relacionados às atividades do registro, poch e Arquivo Central e Permanente.

• Implementação e Manuntenção do Sistema Eletrônico para gerenciamento de Documentos Sharepoint

• Recebimento, registro, codificação e transmissão de faxes, cartas e outras correspondências recebidas para os departamentos/unidades/oficiais apropriados.

• Registrar e e enviar documentos e encomendas por pouch diplomático e distribuição subsequente.

• Distribuição e cobrança apropriada das agências que utilizam os serviços de pouch e registro do PNUD

Impact of Results

Os resultados das funções principais têm um impacto na eficiência da Unidade de Administração. Apresentações precisas de informações fortalecem a capacidade do escritório e promovem a imagem do PNUD/ONU como um contribuinte efetivo para o desenvolvimento do país.

Competencies

Competências Coorporativas:

Demonstrar compromisso com a missão do PNUD, visão e valores;
Apresentar sensibilidade e adaptabilidade cultural, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade

Competências Funcionais

Conhecimento de gerenciamento e aprendizagem
Compartilhar conhecimento e experiência
Trabalhar ativamente a fim dar prosseguimento a aprendizagem e desenvolvimento do pessoal em uma ou mais áreas de prática, atuar no plano de aprendizagem e aplicar habilidades recém-adquiridas

Desenvolvimento e Eficácia Operacional

Capacidade de realizar uma variedade de tarefas e processos de trabalho especializados ou não, totalmente documentados, pesquisados, registrados e relatados
Habilidade de analisar uma variedade de dados, identificar e ajustar discrepâncias, identificar e resolver problemas operacionais
Capacidade de realizar trabalhos de natureza confidencial e lidar com um grande volume de trabalho
Bom conhecimento de regras e regulamentos de administração
Habilidade muito desenvolvida de TI e Atlas
Capacidade de fornecer insumos para reengenharia de processos de negócios e implementação de novos sistemas

Liderança e Auto-gerenciamento

Focar nos resultados para o cliente e responder positivamente ao feedback
Desevolver consistentemente o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva
Permanecer calmo, com controle e bom humor mesmo sob pressão

Required Skills and Experience

Educação

Graduação em Arquivologia, Biblioteconomia, Logística, Administração ou áreas afins.

Experiência

05 anos de experiência em Registro/Arquivo de documentos.
Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.)
Experiência no manejo de sistemas de gerenciamento baseados na web.

Idioma

Fluência em Português
Working knowledge em Inglês.

Observações adicionais: o/a candidato/a deverá ter nacionalidade brasileira ou cadastro junto a Previdência Social. Será necessário que o/a pessoa selecionada resida em Brasília.

Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD, link “Oportunidades” - “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas.

Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas.

O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.

Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.