Recrutement d'une Assistant (e) Administratif et Financier


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :17-Sep-18 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Individual Contract
Post Level :National Consultant
Languages Required :
English   French  
Duration of Initial Contract :5 months
Expected Duration of Assignment :5months

Background

Le Sénégal va abriter en janvier 2019, la troisième édition de la Conférence Internationale sur l’Emergence de l’Afrique (CIEA). Cette Conférence a été initiée par le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire en partenariat avec le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et en collaboration avec la Banque mondiale et la Banque Africaine de Développement (BAD). En vue d’appuyer les processus d’émergence en Afrique, le PNUD a mis en place un projet régional dans le cadre duquel s’inscrit l’organisation de la CIEA.

Les éditions 2015 et 2017 ont enregistré la participation d’environ respectivement 400 et 800 experts et représentants de Haut Niveau en provenance des pays d’Afrique, d’Asie, d’Europe et d’Amérique, dont les présences effectives de hautes personnalités[1] et d’éminents responsables gouvernementaux, d’institutions régionales et internationales, du secteur privé, des centres de recherches universitaires et d’organisation de la société civile.

La CIEA a permis de stimuler le débat sur les conditions de l’émergence de l’Afrique à la lumière des dynamiques de transformations structurelles dans les pays émergents. Le Sénégal s’engage dans la préparation de la CIEA 2019. Pour assurer sa bonne réussite, il est envisagé le recrutement d’un (e) Assistant (e) administrative pour accompagner la préparation de la CIEA III.

 

[1] SEM Alassane Ouattara, Président de la Côte d’Ivoire, SEM Macky Sall, Président du Sénégal, Mme Helen Clark, Administrateur du PNUD, M. Maktar Diop, Vice-Président Région Afrique de la Banque mondiale et du Vice-Président de la BAD


Duties and Responsibilities

Fonctions et responsabilités :

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/Gouvernement ;
  • Fourniture d'intrants pour la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'unité.

 

Assure le fonctionnement efficace et efficient de l’unité en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Contacts avec les visiteurs et le personnel, la disposition des rendez-vous et des réunions, prendre les comptes rendus de rencontres et séances de travail ;
  • Compilation et préparation des documents d'information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
  • Centralisation et partage des documents pertinents aux différents membre des différents comités ;
  • Traduction de correspondances simples, si nécessaire.

 

Assure un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Soutien à l'organisation des processus d'approvisionnement ;
  • Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identité et autres documents ;
  • Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
  • Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels ;
  • Suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d'unité ;
  • Assistance à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.

Livrables :

  • Les rapports d’activités mensuels.

Tout autre document requis.


Competencies

Compétences fonctionnelles :

  • Connaissance des procédures contractuelles et financières applicables aux projets financés par le PNUD et le Gouvernement
  • Maîtrise de MS Word, Excel, des outils internet, etc.

Compétences Corporatives:

  •  Intégrité;
  •  Respect de la diversité;
  •  Professionnalisme;
  • Travail d’équipe;
  • Orientation clients;
  • Aptitude à la communication;
  • Créativité, sens de l’initiative.


Required Skills and Experience

Formation :

  • Etudes secondaires, diplôme du Baccalauréat;
  • Diplôme en administration souhaitable.

Expérience :

  • 5 ans d'expérience pertinente dans l'administration ou le service de soutien aux programmes.
  • Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).
  • Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.

Langues requises

  • Excellente connaissance du français et/ou de l'anglais (écrit et parlé).

Critères d’évaluation technique

  • Niveau académique (20 points);
  • Cinq années d'expériences professionnelle pertinente dans le domaine concerné (40 points);
  • Connaissance des procédures administratives du Gouvernement du Sénégal (20 points);
  • Expérience et bonne maîtrise des outils bureautiques (20 points).

La méthode d’évaluation combinée avec une pondération à 70% pour la proposition technique et 30% pour la proposition financière sera appliquée.

NB : Le système ne permettant pas de joindre plusieurs fichiers à la fois, le cv et l’offre financière devront être envoyées à l’adresse suivante: senegal.procurement@undp.org

Les TDRs ainsi que les  annexes peuvent être consultés sur le lien suivant :http://procurement-notices.undp.org/view_notice.cfm?notice_id=49673.


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