Background

La région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre connait des enjeux d’ordre politique, social et économique important qui ont un lien direct avec le mandat du PNUD. Elle enregistre le niveau de développement humain les plus faibles au monde avec respectivement un Indice de développement humain de 0,461 et 0,507 pour l’Afrique de l’ouest et l’Afrique du Centre.

Le PNUD, à travers sa Plateforme Régionale, appuie les organisations sous régionales et les gouvernements de la région pour faire face à ces défis.  La Plateforme Régionale du PNUD pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre couvre vingt-quatre (24) pays et travaille avec l’ensemble des Communautés Economiques Régionales (CERs). A ce titre, les initiatives du Bureau sont articulées aux axes/piliers de la   Stratégie Intégrée des Nations Unies au Sahel (SINUS), l’appui au pilotage des politiques publiques et de la mobilisation des ressources en faveur des Objectifs de développement durable (ODD), l’appui et le partenariat avec les institutions régionales.
Toutes ces initiatives sont mises en œuvre en collaboration avec les Bureaux Pays du PNUD, les Gouvernements et les institutions régionales et sous régionales.

Pour renforcer l’analyse des politiques et la capacité de recherche dans le domaine des sciences politiques, de la gouvernance et de la sécurité, le PNUD a besoin d’un Assistant Administratif et Financier au niveau de l’unité de coordination. Le / la titulaire travaillera sous la supervision générale du Directeur des Operations et sous la supervision directe du PMSU et en étroite collaboration avec les équipes de projet et des Operations.

Duties and Responsibilities

Principales fonctions:

•  Gestion administrative;
•  Gestion financière;
• Gestion des équipements et de la logistique;
• Organisation des ateliers et rencontres;
• Reporting;
• Gestion Administrative.

Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

•  S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés , incluant la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
•  Assister les projets dans la mise en œuvre des projet dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
•  Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
•  Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc) ;
•  Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes de la Plate-forme/Centre de Services Régional (CSR), Bureau Pays et du siège).

Aspects relatifs aux contrats:

•  Assister l’équipe des projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.
• Correspondance, documentation et bases de données.
•  Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais suite à des instructions orales des équipes et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
•  Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs.

Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.
Gestion financière:

•  Assurer l’interface entre d’une part l’équipe des projets et d’autre part avec les services des Opérations/Finances de la Plateforme/CSR, du Bureau Pays et du siège ;
•  Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS des équipes de projet avec les Sections des Approvisionnements et des Finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ;
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
•  S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les projets.

Gestion des équipements et de la logistique:

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des  projets;
• Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures de la Plateforme Regionale.
• Reporting
• Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels (narratifs et financiers) des projets activités sous la conduite du superviseur;
• Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet;

Impact of Results:

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité globale de la Plateforme dans la gestion des ressources financières et le succès dans l'introduction et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Des informations financières précises, soigneusement documentées et une prestation rapide et appropriée des services garantissent la satisfaction des clients et renforcent la crédibilité du PNUD dans l'utilisation des ressources financières.

Competencies

Corporate Competencies:

•  Témoigne de l’engagement quant à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs;
•  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Functional Competencies:

•  Analyse, reporting et suivi des projets;
•  Esprit d’analyse et capacité de synthèse;
•  Bonne maîtrise du traitement de l’information statistique;
•  Très bon niveau rédactionnel en français et en anglais;
•  Maîtrise de la gestion des projets/programmes.

Efficacité opérationnelle:

•  Capacité à effectuer une variété de tâches standards spécialisées et non spécialisées, ainsi que des processus de travail entièrement documentés, étudiés, enregistrés et déclarés.
• Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels.
• Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail.
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD.
• Solides compétences en Technologie de l’Information.
• Connaissance des outils de gestion financière et de ressources humaines (une connaissance du système ATLAS).
• Volonté de se former et de renforcer ses capacités.
• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.

Sens de la responsabilité et de l’autonomie:

•  Met l'accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires.
•  Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive.
• Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail.
• Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.

Required Skills and Experience

Education:

• Education secondaire;
• Un diplôme de BAC + 4 en gestion administrative et financière ou domaine équivalent vivement souhaité.

Experience: 

•  Au minimum de 7 années d'expérience appropriée en administration et gestion financière ou/et en services d'appuis aux projets/programmes similaires d’organisations du système des nations unies.
•  Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc. 
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière

Language requirements: 

• Le français est nécessaire pour cette position et l’anglais est fortement désirable.