Background

ONU Mujeres es la Entidad de las Naciones Unidas para la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y 3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.

Los programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la propuesta de acción estratégica de ONU Mujeres en los niveles global y regional, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de efectividad de acuerdo con el contexto del país.

ONU Mujeres viene estableciendo un proceso de programación territorial en el cual se viene realizando un marco de programación de diferentes actividades que requieren contar con soporte operativo y administrativo que apoye la gestión de las diversas acciones de ONU Mujeres  en el territorio.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión del/la Oficial Territorial el/la Auxiliar administrativo/a y operativo/a desempeña las siguientes funciones:

Apoyo administrativo que incluye, entre otros:

• Recopilar la documentación requerida para contrataciones.
• Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as y contrapartes y proveedores;
• Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes, proveedores y equipo ONU Mujeres Colombia.
• Apoyar los procesos de adquisiciones que se requieran, enmarcados en las políticas y procedimientos de ONU Mujeres
• Recopilar la documentación requerida para realizar contratos Institucionales y convenios con contrapartes
• Apoyar los procesos para contratación de bienes o servicios y consultorías con personas jurídicas en estrecha relación con el área de operaciones
• Participar en las reuniones presenciales y/o virtuales con el área de operaciones para la revisión y actualización de procesos.

Apoyo en el seguimiento financiero del Programa, que incluye, entre otros:

• Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del Programa.
• Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas y mantener actualizado el plan de implementación de acuerdo con la ejecución presupuestal del Programa.
• Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo con los formatos facilitados por el área de Operaciones
• Apoyar en la elaboración de reportes al donante, de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante.
• Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo con los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
• Apoyar la preparación de revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
• Elaboración y preparación de solicitudes de pagos con la documentación correspondiente.
• Apoyar a las contrapartes beneficiarias de PCA´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y rendición de cuentas.

Apoyo operativo, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:

• Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc.)
• Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato adecuado.
• Apoyo secretarial a las demás actividades del equipo ONU Mujeres en Chocó.
• Realizar visitas a los territorios – zonas,  donde se estén desarrollando actividades programáticas y/o operativas, con el fin de asegurar y verificar las acciones de implementación que ONU Mujeres haya convenido con diferentes contrapartes y/o socios estratégicos.  

Apoyo logístico, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:

• Apoyar la organización y la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico, en coordinación con el equipo territorial.
•  Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
• Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:
  • Realizar las cotizaciones de tiquetes y las reservas correspondientes.
  • Apoyar en la elaboración de los cálculos para DSA y gestión del pago.
  • Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión
  • Apoyar en la elaboración de agendas.

 Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:

• Facilitar al área de administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
• Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados de los programas.
• Garantizar la actualización del archivo de los proyectos y programas de las áreas de acuerdo a los procedimientos de ONU MUJERES.
• Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la formación de alianzas.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo. 
• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

 Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Responsabilidad
• Solución creativa de problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración inclusiva
• Participación de los interesados
• Liderazgo y ejemplo.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de resultados.
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos.
• Habilidad para formular y manejar presupuestos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Required Skills and Experience

• Estudios técnicos o  profesionales (deseable) en ciencias administrativas, sociales o afines en Administración.
• Experiencia mínima de 2 años con responsabilidades progresivas como auxiliar administrativo/a en organizaciones de desarrollo y/o entidades públicas y en apoyo logístico a proyectos. Se valorará la experiencia en organismos de Naciones Unidas.
• Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.