Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Sous la tutelle du chef de section Administration et Finances et la supervision directe du Chargé des Ressources Humaines Assistant, l'Assistant (e) aux Ressources Humaines est chargé (e) de l’exécution transparente et efficace des services et des processus des ressources humaines au niveau du Bureau OCHA/RDC, pour les projets de son portefeuille. Il/ elle est aussi chargé (e) de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau du moral du personnel. Il/ elle collabore étroitement avec les bureaux de terrain en vue de résoudre des problèmes complexes des RH et afin d’échanger des informations.

Duties and Responsibilities

• Assister à la gestion des contrats des fonctionnaires nationaux (suivi des dates d'expiration, mise à jour Staffing lists, demandes de renouvellement etc.) ;
• Gestion des contrats des fonctionnaires nationaux et internationaux (suivi, mise à jour, renouvellement etc.) ;
• Assurer la gestion des heures supplémentaires du staff national (suivi, vérifications, préparation des requêtes de paiement), élaboration des rapports ; suivi des  ePAS, monitoring et rapportage, gestion des listes dupersonel (Mise à jour,..) ;
• Téléchargement des dossiers de candidatures sur le site : jobs.undp.org;
• Administration des autres avantages staff national (Step increasement, dependency allowances, CIGNA, UNJPF etc.);
• Préparation des requêtes d’honoraires des consultants nationaux ;
• Appui au processus de recrutement du staff national et Volontaires des Nations Unies (UNV) ; Préparation d’avis de vacances de postes, administration des tests, participation aux interviews comme ex Officio ou comme membre effectif, selon les cas ;
• Compilation du plan annuel des congés, assister dans la préparation du Payroll/ danger pay du staff national, assister dans la préparation du Cost plan, suivi des formations, élaboration des rapports, maintient des dossiers du staff national de terrain et consultants nationaux ;
• Gestion des heures supplémentaires du staff national (suivi, vérifications, préparation des requêtes de paiement), élaboration des rapports ;
• Administration de la base des données des ressources humaines, préparer les correspondances administratives selon les cas;
• Exécuter toute autre tâche lui assignée par le superviseur dans les limites de ses aptitudes et compétences.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education : Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études universitaires dans le domaine des Ressources Humaines ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, Gestion des Affaires, Droit ou Sciences Sociale est vivement souhaitée;

Expérience : Avoir une expérience professionnelle progressive d’au moins six ans dans le domaine de la gestion des Ressources Humaines. Une expérience dans le Système des Nations Unies et/ ou ONGI ainsi que la maîtrise des logiciels ATLAS et Umoja serait un atout considérable;

Langues : Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;

    Bonne connaissance professionnelle de l’anglais;

Autres aptitudes :

Aptitudes Fondamentales :

• Démontrer l’intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances ;
• Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme;

Aptitudes Fonctionnelles ;

• La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel ;
• Bonnes aptitudes analytiques;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
• Espritd’initiative, tact, capacité de négociation, d’analyse et de communication ;
• Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles ;
• Autonomie, capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculture ;
• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;

Développement et Efficacité Opérationnelle :
La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports;

Gestion :

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation ;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication ;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes;

Aptitude technologique : Maîtrise de l'outil informatique Word, Excel, PowerPoint et outlook;

Maîtrise personnelle :

• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif ;
• Aptitude à traiter et garder les informations sensibles et confidentielles.                                                                                      Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :
• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être téléchargé sur le site de la communauté humanitaire (http://rdc.humanitarianresponse.info)
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations;

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches;

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées;

Les Hard copies ne seront pas acceptées;

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée;

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération;

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.