Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires;

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources;

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination et du plaidoyer humanitaire. Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée;

Ces postes sont initialement basés à Kinshasa mais peuvent, à l’avenir, être transférés dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation;

Sous la tutelle générale du chef de la Section Administration et Finances et la supervision directe du Chargé des finances et Voyages Assistant, le commis aux voyages/ protocole est chargé de pourvoir des services   sûrs pour le Bureau OCHA, tout en faisant preuve d’une très grande discrétion, d’intégrité et de sens de responsabilité, d’une bonne connaissance des principes du protocole et des problèmes de sécurité. Il doit aussi démontrer une approche centrée sur le client, la courtoisie, le tact et la capacité de travailler avec des gens de nationalité et de culture différentes;

Dans l’exercice de ses fonctions, il (elle) doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

• Prépare les voyages locaux et internationaux pour le personnel OCHA/RDC, en assurant les réservations des vols et l’achat des titres de voyages,
• Accompagne les VIP et autres visiteurs qui le nécessitent, suivant les directives de la hiérarchie;
• Prépare et distribue le mouvement des voyages à toutes les unités et les bureaux concernés par les voyages,
• Suit les mouvements de voyageurs pour opérer les ajustements des dates, le cas échéant;
• Maintien des contacts permanents avec le voyageur et l’Unité de transport pour assurer l’accompagnement au départ et l’accueil des passagers au retour;
• Assure les démarches d’obtention des visas dans les ambassades pour les voyages internationaux;
• Maintien des contacts avec le bureau de la DGM pour finaliser les formalités d’entrée de ceux qui arrivent avec des visas volants;
• Prépare les notes verbales et assure des contacts avec le Protocole d’Etat pour l’accès des VIP au Salon diplomatique;
• Réceptionne et tient le registre de demandes de remboursement des dépenses de voyages (claims/ER) ainsi qu’un registre des demandes diverses de paiements;
• Vérifie les pièces justificatives jointes aux différents dossiers;
• Initier les paiements dans le système Atlas et suivre leur finalisation par le PNUD (approbation et établissement des chèques ou transferts bancaires);
• Assure le classement physiques et électronique des dossiers traités;
• Assiste dans la transmission et la réception des fonds via Soficom;
• Exécute toute autre tâche demandée par le superviseur dans les limites de ses aptitudes et compétences.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education :  Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants : Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, lettres, droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement ou une formation supplémentaire des atouts considérables;

Expérience : Minimum quatre ans d’expérience dans le domaine de l’Administration en général, protocole, voyages, secrétariat (de direction);

Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationales est un atout;

Autres aptitudes :

• Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles ;
• Etre autonome, démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel ;

• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
• Connaissance du protocole et de l’Organisation des voyages;

Connaissances linguistiques

• Maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne connaissance de l’anglais courant;
• Bonne connaissance de la langue locale;

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien “jobs.undp.org”, un dossier comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être téléchargé sur le site de la communauté humanitaire http://rdc.humanitarianresponse.info;
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Les coordonnées de candidat : adresse physique, téléphone, courriel, etc;
• Les coordonnées détaillées de trois personnes de référence ;
• Copies des deux dernières;
• La photocopie du Permis de conduire valide ;
• Tout autre document administratif validant la carrière du candidat;

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées;

Les Hard copies ne seront pas acceptées;

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée;

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération;

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.