Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Ce poste est initialement basé à Kinshasa mais peut être transferé dans d’autres localités, à l’avenir, selon les besoins opérationnels du Bureau.

Sous la tutelle du chef de Bureau OCHA RDC et la supervision directe du chef de section Administration et Finances, le (la) chargé (e) des Finances et Voyages Associé (e) est chargé (e) de l’exécution transparente et efficace de la gestion des finances et voyages au niveau du Bureau OCHA/RDC et pour les projets de son portefeuille. Il est aussi chargé de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau du moral du personnel. Il apporte un appui étroit au chef de section Administration et Finances.

Duties and Responsibilities

• Apporter un appui actif à l’élaboration du budget du Bureau en disséminant les instructions y relatives, en centralisant les besoins de différents sous-bureaux et sections et en faisant des évaluations chiffrées de différents coûts suivant les standards de l’Organisation et les prix du marché ;
• Apporter un appui au Chargé de l’Administration et Finances dans l’exécution du budget, en menant des analyses pertinentes qui permettent l’explication des écarts et la formulation des mesures correctives ;
• Soutenir le Chargé de l’Administration et Finances dans la prise des dispositions pratiques pour maintenir les dépenses dans les limites budgétaires tout en s’assurant que les programmes disposent de fonds nécessaires pour la réalisation des activités prévues ;
• Fournir, soit directement soit indirectement à la hiérarchie, les informations nécessaires à prise des décisions en fonction de l’évolution de l’exécution du budget et des besoins estimés restant à couvrir pour l’année budgétaire ;
• Fournir des conseils et une assistance aux sections et bureaux lors de l’élaborations des ateliers et autres activités exigeant des fonds spécifiques ;
• Préparer les demandes d’allocations périodiques (autorisation financières) qui passent par le PNUD, vérifier la cohérence des requêtes de paiement et procéder à la réconciliation mensuelle des IOVs (Inter-Office Vouchers) ;
• Prépare les demandes des fonds pour des activités spécifiques, consolider, vérifier et classer les rapports des dépenses effectuées ;
• Vérifier les petites caisses du bureau de Kinshasa et des sous-bureaux de Provinces et proposer des mesures pour la rationalisation des dépenses y effectuées et en assurer le réapprovisionnement ; 
• Effectuer les transactions financières nécessaires dans le Système Umoja et Atlas, et établir périodiquement les rapports des dépenses, soit à la demande de la hiérarchie, soit de sa propre initiative ;
• Conformément à la Délégation d’Autorité lui accordée, approuver les Bons de Commande et la réception des biens et services dans le Système Umoja ;
•  Aider à la résolution des problèmes liés aux Finances qui se posent au jour le jour et, éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives aux Finances ;
• Interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi ;
• Collecter les informations nécessaires et prépare les dossiers pour les audits ;
• Superviser et vérifier le travail et les assistants et commis aux Finances dans leurs tâches quotidiennes et maintenir un cadre de concertation et d’échange permanent pour assurer leur épanouissement ;
• Dresser les rapports financiers hebdomadaires et mensuels ;
• Faire le suivi des mises à disposition des fonds ;
• De sa propre initiative ou sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances, dresser les rapports spéciaux et les évaluations ; préparer les pièces justificatives demandées se rapportant à la Gestion des Finances et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées ;
• Superviser le service voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc.…) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc.…) ;
• Vérifier les factures émises par les différentes agences et autres organisations assurant les services aériens OCHA ;
• Selon les besoins, en période de forte demande, aide à l’encodage des demandes de voyages dans le Système Umoja ;
• Conformément à la Délégation d’Autorité lui accordée, vérifie et approuve les demandes de voyages du personnel, ainsi que les rapports de dépenses de missions, dans le Systèmes Umoja, et s’assure que les voyageurs sont payés dans les délais pour chaque cas ;
• Etablir périodiquement les rapports de voyages et s’assure que les cas en suspens sont liquidés dans des délais raisonnables ;
• Donner un appui substantiel dans le traitement des dossiers administratifs au niveau du terrain et Kinshasa tout en veillant au renforcement des capacités des Assistants aux Finances, commis aux voyages et toute autre personne impliquée dans la gestion des finances du Bureau et résoudre les problèmes, en conformité avec les règles et procédures de l’Organisation ;
• Analyser l’aspect financier des MoUs et contrats divers avant leur transmission à l’autorité chargée de leur approbation au niveau Pays ou Siège ;
• Exécuter toutes autres tâches lui confiées par le superviseur hiérarchique dans les limites de ses aptitudes et compétences.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Éducation : Minimum un diplôme de fin du deuxième cycle universitaire (licence) dans le domaine de finances, Gestion, Economie,Administration ou toute autre discipline similaire;

Expérience:

• Avoir une bonne expérience professionnelle relevant dans le domaine de préparation et suivi des budgets, dans le domaine des Voyages, dans le domaine l’Administration et Finances à un niveau de responsabilité croissant;
• Une expérience en gestion des budgets, des Finances et des voyages dans le Système des Nations Unies ou dans les ONG Internationales ainsi que la maîtrise des logiciels «ATLAS» et«UMOJA» et des autres logiciels de bureau (Word, Excel, Internet) seraient des atouts considérables.

Langues:

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;
• Connaissance professionnelle de l’anglais;
• La maitrise des langues de la localité.

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site:jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page);
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être téléchargé sur le site de la communauté humanitaire(http://rdc.humanitarianresponse.info);
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages);
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
• Les copies des diplômes;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
• Copies des deux dernières évaluations;

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.? Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches;

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.