Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Ce poste est initialement basé à Kinshasa mais peut être transferé dans d’autres localités, à l’avenir, selon les besoins opérationnels du Bureau.

Sous la tutelle du chef de section Administration et Finances et la supervision directe du Chargé de finance et voyages associé, les associé(e)s aux finances sont chargé(e)s de l’exécution transparente et efficace des services et des processus des opérations financières au niveau du Bureau OCHA/RDC, pour les projets de son portefeuille. Il est aussi chargé (e) de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau du moral du personnel. Il/ elle collabore étroitement avec les autres sections et bureaux de terrain en vue de résoudre des problèmes complexes des finances et afin d’échanger des informations.

Duties and Responsibilities

  • Paiement des frais des missions DSA : Initier les demandes de TA (Travel Authorization) dans Umoja ;
  • Paiement des expenses reports (missions, examens médicaux d’embauche);
  • Archivage des dossiers physiques pour soumission des rapports des missions ou des voyages;
  • Faire le suivi de paiement jusqu’à son aboutissement et en informer le bénéficiaire/l'Administration de terrain;
  • Veiller à ce que les staffs soumettent les justificatifs, inclus les expenses reports, dans le delai requis et faire le suivi ;
  • Répondre aux préoccupations des staffs en rapport avec les voyages ;
  • Tenir à jour un tableau hebdomadaire de claims en souffrances;
  • Classer les dossiers en suspens et informer les staffs sur les actions à prendre ;
  • Corriger et compléter les dossiers en suspens pour leurs régularisations dans Umoja ;
  • Vérifier dans Umoja les missions non clôturées et informer les staffs concernés pour régularisation ;
  • Procéder aux recouvrements des avances des DSA pour des missions annulées ou écourtées;
  • Fournir les informations pertinentes à l'Administration sur terrain en rapport avec la gestion de voyage et le niveau de traitement des dossiers reçus ;
  • Assurer une collaboration permanente avec les bureaux de terrains sur la gestion des dossiers en cours de traitement;
  • Préparer le paiement des DSA pour les cas d’évacuations médicales et autres remboursements dans Atlas;
  • Transmission et suivi des dossiers financiers entre OCHA et PNUD ;
  • Transfert des fonds aux bénéficiaires sur terrain à travers les services de messagerie financière ;
  • Apporter un soutien administratif à l’Organisation des conférences, ateliers, retraites, en appui à l’unité concernée;
  • Assister à la préparation du budget des activités spécifiques et produire les rapports des dépenses;
  • Assurer la maintenance d’un bon système de classement des documents confidentiels;
  • Elaboration et vérification de rapport financier mensuel OIVs et répondre aux questions y relatives;
  • Effectuer le paiement de MAD dans Atlas au PNUD et faire le suivi jusqu’à l’aboutissement de paiement;
  • Attribuer les imputations budgétaires sur base des allocations autorisations Financières (FA);
  • Effectuer le suivi des dossiers de paiement avec le Pnud;
  • Traiter les plaintes éventuelles des fournisseurs et procéder à la réconciliation des comptes;
  • Servir les demandes des fonds dans un délai raisonnable;
  • Classer des justificatifs et dresser un rapport quotidien de la caisse;
  • Attacher les pièces justificatives à chaque transaction dans le journal PC Umoja;
  • Suivre l'évolution des fonds dans la caisse et préparer le dossier de demande de réapprovisionnement à envoyer au Siège;
  • Etablir le rapport de contrôle de la caisse;
  • Recevoir les rapports hebdomadaires des petites caisses des bureaux de terrain, Recevoir les pièces justificatives des dépenses effectuées par les bureaux de terrain;
  • Préparer le dossier pour le réapprovisionnement des caisses et les soumettre à l'approbation des chefs de sous-bureaux puis transmission des dossiers au Siège;
  • Disponibiliser, les rapports consolidés des petites caisses de OCHA DRC ainsi que les rapports sur l’évolution des dépenses effectuées sur base des autorisations financières provenant du Siège.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education: Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études universitaires dans le domaine de gestion financière ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, Gestion des Affaires, Droit, économie ou Sciences commerciales est vivement souhaitée.

Expérience: Avoir une expérience professionnelle d’au moins six ans dans le domaine de la gestion financière. Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise du logiciel «ATLAS» /ou "Umoja" serait un atout considérable.

Langues:

  • Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;
  • Connaissance professionnelle de l’anglais.

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site:jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.