Republication - Stagiaire en Administration et Logistique


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :01-May-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Internship
Post Level :Intern
Languages Required :
French  
Duration of Initial Contract :6 mois

Background

Sous la direction générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et sous la supervision directe du chargé des opérations, et en étroite collaboration avec tous les membres de l’unité des services généraux, le stagiaire exercera les fonctions d’aide à la préparation des bons de commande de services divers et de toute autre tâche logistique ayant trait à l’acquisition et aux services généraux. Accessoirement il peut être appelé en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin.

 


Duties and Responsibilities

Fonctions principales :

  • Appui les Services Généraux dans la clôture des comptes, à l’organisation d’ateliers et à l’archivage électronique des contrats de Consultants et les POs.
  •  Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain.  S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
  • Assure la distribution des fournitures au personnel et prépare le rapport mensuel sur l’utilisation des fournitures et élabore la liste des articles à commander ;
  • Prépare le draft des rapports hebdomadaires (activités de la section, fournitures de bureau et carburant) à présenter au management après compilation ;
  •  Assiste les Services Généraux dans les tâches relatives aux acquisitions;
  • Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
  •  Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
  •  Archivage des POs dans SharePoint ;
  •  Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences.

Impact des Résultats 

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution rapide des activités du bureau.

 

 


Competencies

Compétences intrinsèques :

  • Démontrer l’engagement aux missions, visions et valeurs des Nations Unies;
  • Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences culturelles, de genre, race, nationalité et d’âges. 

Compétences fonctionnelles :

  • Développement et Efficacité Opérationnelle;
  • Capacité d'entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines des acquisitions de biens et de services. 

Leadership et Autogestion :

  • Focalise sur les résultats pour le client; 
  •  Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive;
  •  Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
  •  Démontre une ouverture au changement;
  • Répond positivement aux opinions divergentes.


Required Skills and Experience

Formation : 

  • Le/ La Stagiaire doit être inscrit (e) à l’université (programmes d’études supérieures/ 2ème diplôme universitaire (Maîtrise ou équivalent) en Administration, Économie ou Gestion  ;
  • Ou être inscrit(e) à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans les mêmes catégories d’études ;
  • Ou avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) moins d’un an avant le début du stage.

Informatique :

  • Maitrise des logiciels du pack Microsoft word;
  • Usage courant de l'internet.

Langues :

  • Maitrise du français ;
  • Une bonne connaissance de l'anglais serait un atout. 

Conditions :

Le PNUD ne paiera pas pour le stage et tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par le stagiaire ou l’institution qui le parraine ;
Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage ;
Le stagiaire doit fournir une preuve d’inscription à un régime d'assurance-santé ;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le stagiaire est responsable pour obtenir les visas nécessaires;
Le PNUD ne peut que soutenir par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.

La/le candidat (e) doit rediger un court rapport sur sa mission avant la fin du stage et le soumettre au Departement concerné *

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


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