Background

ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de mujeres y niñas, ONU Mujeres fue establecida para acelerar el progreso que conllevará a mejorar las condiciones de vida de las mujeres y responder a las necesidades que enfrentan en el mundo.

 ONU Mujeres en Colombia  en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.

 Bajo este marco y a través de su rol de liderazgo y coordinación interinstitucional, ONU Mujeres apoya a agencias del sistema de Naciones Unidas en el fomento de la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en sus operaciones de carácter humanitario; suministra soporte técnico al Estado para implementar políticas y compromisos relativos a la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en la acción humanitaria; y apoya las voces, las acciones y la capacidad de las organizaciones de mujeres de la sociedad civil y las redes nacionales de mujeres en los esfuerzos humanitarios. Fue así como a finales de 2017, desde el Subgrupo de Violencias Basadas en el Género, del Clúster de Protección, lideró la elaboración de una “Caracterización de las mujeres provenientes de Venezuela en situación de prostitución y/o explotación sexual en la zona fronteriza de Norte de Santander y Arauca”, identificando factores de riesgo y vulnerabilidades específicas asociadas al género, realizando también algunas recomendaciones para su atención que fueron socializadas en su momento con el gobierno nacional. 

En desarrollo de ese compromiso, ONU Mujeres requiere contar con una persona como “Asistente Administrativa/o de Programa y Adquisiciones” para la gestión eficaz de los procesos administrativos, logísticos, operativos y adquisiciones, de manera que se garantice la implementación y el logro de los resultados previstos en el marco de los Programas ejecutados por ONU Mujeres y operativas asegurando efectividad en los procesos y trámites requeridos para la adecuada ejecución.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión del/la Asistente de Finanzas/Punto focal de Adquisiciones el/la Asistente Administrativo/a de Programa y Adquisiciones desempeña las siguientes funciones:  

Apoyo administrativo:

  • Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
  • Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores.
  • Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes.
  • Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.
  • Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, tiquetes, vendor, micropurchasing, DSA, pagos IC, proveedores y seguridad.
  • Asegurar que cada proceso cargado en el centro de servicios cuente con los documentos soportes necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.
  • Tramitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones, y asegurar el debido cierre.
  • Garantizar el soporte eficiente y trazable a las tareas requeridas desde programa para el cumplimiento del mandato de ONU Mujeres en Colombia.

Apoyo en el seguimiento financiero:

  • Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas.
  • Apoyar en la elaboración de reportes al donante, de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante.
  • Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo con los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.

Apoyo a la unidad de RRHH y Adquisiciones, que incluye, entre otros:

  • Apoyar en la elaboración de las matrices de los procesos de Acuerdos de Servicios Especiales (SSA) y Contratos Institucionales.
  • Apoyo en la solicitud de las referencias y su respectivo seguimiento de los/as candidatos/as seleccionados/as en los procesos de contratación SSA´s.
  • Recopilación de la documentación requerida para los procesos de contratación SSA´s y Contratos Institucionales. 
  • Apoyo en la revisión de planillas de asistencia del personal de la Oficina.  
  • Apoyo en la entrega del archivo físico.
  • Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
  • Elaboración de correspondencia regular y administrativa.
  • Apoyar procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas y naturales.

Competencies

Competencias Corporativas:

 

  • Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de Naciones Unidas y de ONU Mujeres.
  • Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.
  • Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.
  • Capacidad de priorizar las tareas de acuerdo con su importancia.
  • Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

 

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
  • Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

Liderazgo y Auto Gestión

  • Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.
  • Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
  • Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
  • Capacidad de trabajo en equipo.
  • Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
  • Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
  • Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
  • Demuestra una actitud positiva y constructiva.
  • Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acordes con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para formular y manejar presupuestos.
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint. Manejo de un software de manejo de programas en un valor añadido.

Required Skills and Experience

Profesional en Administración, Ingeniería Industrial, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines.

Experiencia mínima de 4 años con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a. Se valorará la experiencia en Organismos Internacionales.

Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.