Re advertisement- Admin and Finance Associate



Advertised on behalf of :

Location : NIAMEY, NIGER
Application Deadline :18-Sep-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-7
Languages Required :
English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-May-2019
Duration of Initial Contract :1 an renouvelable

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Le Niger a ratifié les instruments juridiques internationaux et régionaux tels que la CEDEF, la CDE, la CADBE, et l’AADEFH. La constitution du 25 Novembre 2010 donne les droits égaux à tous les citoyens sans distinction d’âge, de sexe ou de religion. D’autres législations nationales et politiques ont été adoptées pour protéger et promouvoir les droits des femmes et des filles au Niger. Malgré la ratification de ces instruments, l’IIG se situe à 0.674 en 2016, plaçant le pays au 149ème rang sur les 152 pays classés, d’où la persistance des VBG. Selon l’EDSN 2012, 76.3% des filles se marient avant 18 ans et 24% avant 15 ans. La prévalence varie selon le milieu de résidence (64% sont mariées avant l’âge de 15 ans en milieu rural contre 14% en milieu urbain). Outre les grossesses et accouchements précoces et la fistule obstétricale comme conséquences du mariage des enfants, les adolescentes de 15-19 ans contribuent à 34% au taux de mortalité maternelle globale.

C’est ainsi qu’au Niger à l’instars de 7autres pays en Afrique (Nigeria, le Liberia, le Malawi, le Mozambique, le Zimbabwe, l’Uganda et le Mali) est né le programme Spotlight visant à éliminer les violences sexuelles et basées sur le genre(VSBG), Pratiques néfastes (PN), et traitant les aspects relatifs à la santé sexuelle et de reproduction et les droits. Le programme Spotlight est une initiative conjointe entre l’Union Européenne et l’Organisation des Nations Unies s’engageant dans une nouvelle initiative mondiale pluriannuelle visant à éliminer toutes les formes de violence à l’égard des femmes et des filles. L’initiative Spotlight. L’initiative est ainsi nommée, car elle attire l’attention sur ce problème, l’amenant sous les projecteurs et le plaçant au cœur des efforts menés pour atteindre l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes, en accord avec le Programme de développement durable à l’horizon 2030.

Au Niger l’initiative sera mise en œuvre par 4 agences du Système des Nations Unies dont le PNUD, UNFPA ; ONU FEMMES et UNICEF dans quatre régions à savoir Maradi, Tahoua, Tillabéry et Zinder.

Les présents termes de référence sont développés pour le recrutement d’un (e) Associé(e) admin/finance dans le cadre de la mise dudit programme.


Duties and Responsibilities

Summary of Key Functions:

Sous la supervision directe du/de la Coordinat(rice) du programme Spotlight, l'Associé(e) admin/Finance est responsable de l'exécution d'une grande variété de tâches administratives et financières nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs du Système des Nations Unies (SNU) en lien avec le Spotlight et doit également assister si besoin les membres de l'équipe Spotlight.

Surveillance budgétaire (spécialisé(e)

• Surveiller les budgets et les dépenses financières liés au Programme Spotlight, en veillant au respect des règles et règlements du Système des Nations Unies, en gardant la Coordinatrice Résidente informée et avisée sur les actions de décisions et de suivi ;

• Fournir un appui sur la révision/préparation du budget, le statut de mise en œuvre, la détermination de l'utilisation du financement, la fermeture opérationnelle et financière.

• Préparer et maintenir des registres, des documents et des plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre du projet/programme.

• Effectuer des opérations dans le cadre de la VISION relatives aux subventions pour le Projet/ Programme, comme l'enregistrement des allocations de subvention et le suivi des subventions de programme expirant.

Ressources humaines (spécialisé)

• rédiger des avis de vacance de poste pour les postes au sein de son bureau pour examen par le superviseur pour aider à attirer les candidats idéaux.

• Assurer un dépistage rapide et efficace des demandes d'admissibilités minimales, en tenant compte des qualifications, des compétences et des exigences de poste.

• Assure la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.

• Coordonne l'ordonnancement des entrevues et des évaluations techniques.

• Enregistre et maintient les dossiers de recrutement, en veillant à ce que tous les documents nécessaires aient été préparés.

• Surveille le cycle de vie du processus de recrutement afin de mettre à jour le superviseur si nécessaire.

Planification de bureau et gestion de programme (spécialisé)

• Assurer la disponibilité d'informations et de données précises, complètes et opportunes pour la préparation des plans de travail et des plans de gestion de projet.

• Entreprendre des recherches de base et effectuer une analyse comparative des données relatives aux projets/programmes.

• Surveiller la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et faire des recommandations pour améliorer le rendement.

• Aide à assurer le respect opportun des échéances convenues.

• Agit comme point focal dans l'examen de l'exhaustivité des rapports de données avec des informations clés de suivi et d'évaluation.

Procurment.

 • guider les gestionnaires dans le processus de PCA/SSAs en conformité avec les politiques interne su système.

• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service. Il s'agit notamment de préparer et de classer les documents, de remplir les formulaires et modèles nécessaires, de télécharger les TDR et de prendre les dispositions logistiques nécessaires.

• Maintenir à jour des listes de fournisseurs, des partenaires et des consultants.

Communications et flux de travail

• faciliter les communications et le flux de travail de l'unité organisationnelle afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des extrants.

• Gérer les correspondances entrantes et sortantes, les courriels et les appels téléphoniques.

• Communiquer la routine et quelques informations non routinières concernant le travail de l'équipe.

• Établir et maintenir les systèmes de dépôt et de référence des bureaux, traditionnels et numériques ; et garantir que les sites Internet inter/intranet sont à jour et exacts.

Calendrier/réunions/gestion des correspondances

• Maintenir le calendrier des bureaux et organiser les réunions

• Prendre des minutes de réunions, assurer l'exactitude, l'attention aux détails et la cohérence.

Événements/logistique

• Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en faisant les arrangements logistiques, en engageant des facilitateurs, des traiteurs et des hôtes.

• Organiser des périodes de liaison avec les participants sur la disponibilité.

•  Assurer La liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts

Voyage

 • fournir une aide aux membres de l’Equipe du Programme pour les arrangements de voyage et les droits fondés sur les règles et les politiques de l’ONU. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s'assurer que l'organisation obtienne le meilleur service et prix pour tous les voyages.

• Mémoires/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, l'habilitation de sécurité et les procédures de documentation. 

• Extraits, intrants, maintient et vérifie l'exactitude des registres de voyage dans le système de voyage de l'organisation afin d'assurer des transactions exactes liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.

• Aider à la préparation des budgets sur les frais de voyage et maintient le plan de voyage et les registres de contrôle budgétaire.

• Surveiller la certification de voyage et le rapport à l'équipe.

Traitement des factures

• Assurer la responsabilité de la collecte des factures et des documents de dépôt pour approbation et, par la suite, le traitement dans le système.

• Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats vers le système de destination

• Répondre au statut de transaction du client et à d'autres demandes.

Fournitures/équipement

• Prendre en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l'inventaire des articles.

• Surveiller et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que les services et l'entretien des locaux soient conformes aux normes organisationnelles.

• Organiser l'achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Présence

• Maintenir et mettre à jour un système surveillant l'absence de personnel.

Impact of Results:

L’associé(e) admin/finance G-7 est principalement responsable de l'application d'un large éventail de règles et de procédures administratives spécialisées dans la coordination du soutien administratif à l'équipe desservie. Initier, surveiller et assurer efficacement la prestation de services administratifs permet au personnel de l'organisation de se concentrer sur le travail de base. Cela peut inclure des responsabilités de supervision avec responsabilité pour le travail des assistants administratifs, du personnel temporaire et/ou des consultants.

L’associé(e) administratif représente le superviseur dans l'initiation, le suivi et la résolution des questions relatives aux demandes administratives. Les contacts externes comprennent des homologues des organisations nationales, internationales, des institutions bilatérales et multilatérales et des gouvernements nationaux pour organiser des réunions, des ateliers et des conférences. Les communications impliquent l'échange d'informations à travers le Programme/ Projet au niveau le plus élevé et à l'extérieur aux représentants des organes directeurs.


Competencies

CORE Values

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Core Competencies:

  • Sensibilisation et sensibilité en matière de genre
  • Responsabilité
  • Résolution de problèmes créatifs
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes

 Functional competencies:      

  • Gestion axée sur les résultats : Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs fixés, génère des solutions novatrices et pratiques aux situations difficiles ;
  • Éthique et valeurs : Démonstration / sauvegarde d'éthique et d’intégrité ;
  • Connaissance de l'organisation : Démontrer une connaissance des entreprises et leur discernement ;
  • Le développement et l'autonomie des personnes / coaching et le mentorat : la prise d’initiative, encadrement et la capacité de mentorat ;
  • Travail en équipe : Agissant comme un joueur d'équipe et faciliter le travail en équipe ;
  •  Communiquer des informations et des idées : Faciliter et encourager la communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement ;
  • L'auto- gestion et l'intelligence émotionnelle : Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi
  • Gestion des conflits / négociation et résoudre les désaccords : La gestion des conflits
  • Partage des connaissances / Apprentissage continu : l'apprentissage et le partage des connaissances et d'encourager l'apprentissage des autres.


Required Skills and Experience

Qualifications et expériences requises

Education :

  • Etre titulaire d’un Master en administration publique, en finances, en logistique, en droit des affaires et fiscalités ou équivalent.

Expérience :

  • Un minimum de 7 ans d'expériences de travail dans le domaine administratif est requis
  • Une expérience antérieure dans le système des Nations Unies et la région sera un atout

Langue :

La maîtrise de la langue française est requise ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais 

 



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