Background

ONU Femmes, ancrée dans la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles. L’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Le Programme Pays en République Centrafricaine d'ONU recherche un/une stagiaire Associé Exécutif dynamique qui travaillera directement sous la supervision du Codonateur Pays, le/la assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Coordonnateur Pays, en toute confidentialité dans les aspects de sa mission. Il/elle s’occupe des procédures du protocole, la gestion du flux d’information et le suivi des délais et des engagements pris. Il/elle appuiera également l’organisation des missions et rendez-vous du siège et/ou Bureau Régional Centre et Afrique de l’Ouest

Le stage permettra au candidat retenu d'acquérir une expérience précieuse et d'acquérir des compétences telles que la planification, la gestion du temps, l’éthique du SNU, la gestion de l’information, des documents et des connaissances, la gestion des relations interpersonnelles, la mise en réseau et le développement de compétences de communication adaptées au travail dans une organisation internationale.

 

 

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clé :

  • Fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Coordonnateur Pays.
  • Communication effective et appui à la communication au Bureau.

Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Coordonnateur Pays Programme en mettant l’accent sur les résultats suivants :

  • Gérer le bureau du Coordonnateur r Pays en assurant un environnement de professionnalisme et de travail en équipe en tout temps, mettre sur pied des standards exemplaires de conduite pour l’équipe du bureau.
  • Assurer l’efficience et une gestion discrète de l’agenda du Coordonnateur Pays.
  • Organiser des réunions régulières et ad-hoc ; préparer des minutes et résumés des actions à prendre ; retracer le progrès des activités planifiées ; faire le suivi avec les points focaux.
  • Filtrer toutes les communications entrantes, les correspondances sortantes soumises à la signature du superviseur, clearance et autre action à prendre par d’autres personnels, si nécessaire.
  • S’assurer de la conformité des correspondances au protocole approprié et aux procédures lorsque celles-ci sont adressées au Gouvernement ou autres partenaires externes.
  • Faire usage des systèmes automatisés de gestion.

Assurer les communications effectives et l’appui administratif au bureau, en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

  • Maintenir un système de classement qui garantisse la sauvegarde et la confidentialité des matériels. Utiliser un système de classement électronique.
  • Coordonner le flux d’information dans le bureau et disséminer les communications venant du Bureau Régional/Siège et internes au personnel comme exigé.
  • Faciliter le partage d’information avec le bureau du CP, les partenaires au développement, les équipes du programme et des opérations.
  • Faire le suivi des délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination de la collecte des informations, donnée et/rapports à l’attention du Coordonnateur Pays.
  • Préparer les drafts des correspondances, les circulaires, les documents, rapports et minutes des réunions comme demandé, des traductions si nécessaire ;
  • Coordonner la programmation des réunions de gestion des Programme et assurer le suivi des plans d’action et recommandations desdites réunions ;
  • Gérer les voyages, réunions, rendez-vous et briefing du Coordonnateur Directeur Pays
  • Préparer les notes verbales pour les demandes de visa.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du Coordonnateur Pays. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du Coordonnateur Pays et promeuvent l’image de ONU Femmes/ SNU comme un partenaire contribuant efficace au développement du pays. L’esprit d’initiative du/de la stagiaire est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.

Competencies

Compétences de base

Valeurs fondamentales et principes directeurs :

  • Intégrité : Faire preuve de cohérence dans la défense et la promotion des valeurs d’ONU Femmes dans ses actions et ses décisions, conformément au Code de conduite des Nations Unies ;
  • Sensibilité culturelle / Valoriser la diversité : Démontrer une appréciation de la nature multiculturelle de l'organisation et de la diversité de son personnel.

Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement

Développement personnel, prise initiative

Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe

Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective

Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.

Information et prise de décision transparente

Required Skills and Experience

Education:

Doit être inscrit dans un programme de fin d’études menant à un diplôme postsecondaire (licence ou équivalent) ou être titulaire d'un diplôme universitaire en Secrétariat, Gestion et/ou Communication. Dans ce cas, le stage doit débuter dans une période de 3 ans après l'obtention du diplôme au moment de la demande et pendant le stage.

Experience:

  • Expérience dans l’utilisation des outils informatiques et de MS Office (Word, Excel, etc.)
  • Exigence linguistique : Maîtrise de l'anglais et du français écrits et parlés.
  • Conditions de stage d'ONU-Femmes : ONU Femmes ne paiera pas pour le stage; tous les frais y afférents seront à la charge du stagiaire;
  • ONU Femmes n'accepte aucune responsabilité pour les coûts résultant d'accidents et / ou de maladie ou de décès survenus pendant le stage ;
  • ONU Femmes n’est pas responsable d’inscription à un régime d’assurance maladie ni de remboursement des soins médicaux engagés par le/la stagiaire

Le/la stagiaire sera personnellement responsable de l’organisation de son voyage depuis et vers le lieu d’affectation où le stage aura lieu. Toutefois un forfait de 50,000 CFA sera donné au/à la stagiaire pour couvrir ses frais de taxi et communication