Background

CADRE GENERAL DU STAGE

Le programme de stage du PNUD en Guinée est de nature professionnelle et s’adresse essentiellement aux jeunes professionnels scolarisés régulièrement dans les écoles professionnelles et universités ou établissements d’enseignement supérieur, ou ayant déjà terminé leurs études. La priorité est accordée aux personnes de nationalité Guinéenne ou ayant leur résidence permanente en Guinée. Toutefois, un nombre limité de candidats étrangers pourront bénéficier du programme de stage en fonction des besoins du Bureau du PNUD en Guinée.

Le Cluster « Transformation Economique & Développement Durable du Capital Naturel » du PNUD développe des projets et programmes destinés à renforcer l’offre en employabilité et la demande dans de nouveaux bassins d’emplois via la diversification des opportunités économiques en Guinée.

Le Cluster met en œuvre différents projets en programme de transformation économique dont « promotion de l’inclusion des personnes vivant avec handicap au travers de l’accès à de nouveaux financements » financé à travers les fonds propres du PNUD en vue d’appuyer le Gouvernement Guinéen dans sa dynamique de promotion, d’inclusion et de d’autonomisation des personnes handicapées.

Dans la logique d’offrir aux étudiants l’opportunité d’avoir une expérience pratique au sein du PNUD, tout en renforçant leurs connaissances, compétences et aptitudes professionnelles, et de permettre au PNUD de bénéficier des apports en idées nouvelles des étudiants et jeunes professionnels, le Cluster souhaite recruter un(e) stagiaire en Gestion administrative et logistique

Duties and Responsibilities

II. FONCTIONS & RESPONSABILITES

Sous la supervision du gestionnaire de projet « promotion de l’inclusion des personnes vivant avec handicap au travers de l’accès à de nouveaux financements » et intégré au sein d’une équipe de 10 personnes, le/la stagiaire appuiera la mise en œuvre quotidienne du projet grâce à un soutien administratif, financier et logistique de haute qualité, en temps opportun.

Plus spécifiquement, le stagiaire aura pour tâche :

GESTION FINANCIERE :

• Supporter la préparation et le suivi des demandes de paiement et de services ;
• Aider à la préparation des dossiers financiers (aider à rassembler les pièces au dossier) suivant les procédures du PNUD ;
• Faire le suivi des dossiers de paiement jusqu’à la transmission aux Finances pour paiement conformément aux procédures ;
• Apporter un appui pour le classement des pièces et les documents du projet.

GESTION ADMINISTRATIVE :

• Appuyer la gestionnaire dans la tenue des registres et des fichiers de documentation et des rapports du projet ;
• A la demande du superviseur, suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ;
• Contribuer à la prise de notes lors de réunions de projet et à la préparation des correspondances au besoin ;
• Identifier les expériences de bonne pratique en matière de promotion et d’autonomisation des personnes handicapées ;
• Participer au suivi des livrables des consultants sur le projet ;
• Appuyer la documentation des activités qui sont mises en œuvre par les différents partenaires techniques ;
• Participer à la rédaction de termes de références, mémorandum, et tout autre document technique et administratif ;
• Soutenir le chargé de suivi évaluation dans la documentation et l’analyse des résultats des actions du projet ;
• Contribuer à la préparation des rapports du projet ;
• Apporter un appui au rapportage sur les progrès réalisés selon les résultats planifiés et assurer du projet.

 GESTION LOGISTIQUE :

•  Aider à l'organisation d'événements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc.) et appuyer l’équipe pour les arrangements logistiques appropriés ;
• Donner un appui pour la gestion des stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques ;
• Supporter l’équipe pour la préparation des voyages et missions ;
• A la demande du superviseur, mettre à jour l’inventaire des biens durables ;
• Entreprendre d’autres tâches exigées par le projet (communication, organisation, support divers, etc.)

Competencies

COMPETENCES

Les compétences et les facteurs de succès sont :

• Le sens pratique, la motivation et l’engagement du/de la stagiaire
• La qualité de l’encadrement apportée par l’équipe du projet ;
• Aptitude à effectuer diverses tâches et à gérer un volume de travail important, éventuellement en cas de contraintes de temps ;
• Capacité d’adaptation et d’intégration rapide ;
• Excellentes compétences dans l'utilisation des outils informatiques et logiciels (Microsoft Word, Excel) ; 
• Capacité d'examiner les données, d'identifier et de proposer une solution ;
• Excellente expression écrite et verbale ;
• Esprit d’équipe et partage d’information ;
• Partage de connaissances ;
• Disponibilité et détermination constante à servir ;
• Bonne conduite

RESULTATS ATTENDUS :

La gestion administrative, logistique et financière du Projet « promotion de l’inclusion des personnes vivant avec handicap au travers de l’accès à des financements novateurs » est renforcée et les résultats escomptés sont atteint.

IMPACT DES RESULTATS
Les résultats clés ont un impact sur la mise en œuvre et le suivi des activités du projet « promotion de l’inclusion des personnes vivant avec handicap au travers de l’accès à des financements novateurs »

Required Skills and Experience

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES

EDUCATION :

• Le/ La Stagiaire doit être inscrite à l’université (programmes d’études supérieures/ Maîtrise ou équivalent) dans le domaine de l'economie, Gestion, Comptabilité, Logistique ou Administration ou tout autre domaine connexe ;
• Ou être inscrite à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (Licence ou équivalent) dans le domaine de l'economie, Gestion, Comptabilité, Logistique ou Administration ou tout autre domaine connexe  ;
• Ou avoir obtenu un diplôme universitaire dans le domaine dans le domaine de l'economie, Gestion, Comptabilité, Logistique ou Administration ou tout autre domaine connexe 

EXPERIENCES :

• Une expérience préalable d’étude, de recherche, de bénévolat ou de stage dans le domaine de la gestion, administration ou autre domaine pertinent pour ce stage (par exemple : organisation d’événements, rédaction de documents, communication, comptabilité, organisation sociale ou caritative) ;
• Un intérêt démontré pour les sujets en lien avec l’inclusion et l’autonomisation des couches vulnérables, en particulier dans le contexte de la sous-région.
• Aptitude à travailler avec des logiciels informatiques et bureautique (MS Word, Excel).

 LANGUE :

• Maitrise du Français ;
• La connaissance de l’anglais sera un atout.

Conditions:

• Le PNUD ne me paiera pas pour mon stage et que tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par moi ou l’institution qui me parraine;
• Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours de mon stage et que je dois, par conséquent, fournir une preuve de mon inscription à un régime d'assurance-santé;
• Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin de mon stage;
• Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, je suis moi-même responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.

Le candidat selectionné doit s'engager à respecter les obligations suivantes en ce qui concerne le programme de stage:

• Se conduire d'une manière compatible avec ses responsabilités en tant que titulaire d'un stage au PNUD;
• Garder confidentiel tous les renseignements non publiés que le bureau? communiquera au cours de son stage, et de ne pas publier les rapports ou documents de travail sur la base des informations obtenues au cours de ce stage, sauf avec l'autorisation du PNUD;
• Fournir un avis écrit en cas de maladie ou autres circonstances inévitables qui pourraient l'empêcher de remplir ses obligations;
• Préparer un court rapport sur sa mission à la fin de? stage et de le soumettre au Département concerné.
• Faire un entretien de sortie avant la date d'expiration de son stage.