Background
ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de mujeres y niñas, ONU Mujeres fue establecida para acelerar el progreso que conllevará a mejorar las condiciones de vida de las mujeres y responder a las necesidades que enfrentan en el mundo.
Dentro de la Nota Estratégica, ONU Mujeres ha establecido un área de impacto comprometida con contribuir a que “las mujeres participen en la toma de decisiones a todo nivel” de la mano de otra área en la que “colombianas tengan ingresos, trabajo decente y autonomía económica”, como condición esencial de su empoderamiento y la igualdad de género. Para ello ONU Mujeres se ha propuesto trabajar de la mano con instituciones del orden nacional, entre ellas, la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, en aras de fortalecer sus capacidades para desarrollar, implementar, monitorear y evaluar políticas públicas para la igualdad de género, desarrollar partidas presupuestales con enfoque de género, garantizar la participación de las mujeres en la construcción de la paz y la justicia transicional y fortalecer las capacidades de las instituciones estatales para implementar una Política Nacional para la Igualdad de Género, así como una política para las mujeres del campo, y otras medidas que aseguren el empoderamiento económico de las mujeres, teniendo en cuenta las variables étnicas y demás, con énfasis en el mercado laboral y una economía de cuidado, y así contribuir a que se logren los objetivos trazados por los ODS.
Al respecto, ONU Mujeres implementa el programa insignia “Hacer que cada mujer y niña cuente”, con el propósito de contribuir a mejorar la disponibilidad, la accesibilidad y la utilización de las estadísticas de género tanto en el diseño de las políticas como en el activismo y la rendición de cuentas frente a la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. En el marco de esta iniciativa global, ONU Mujeres Colombia trabaja de manera conjunta con diferentes entidades u organizaciones para fortalecer la producción, la difusión y la utilización de las estadísticas de género. Adicionalmente, a través de su rol de liderazgo y de coordinación interinstitucional, ONU Mujeres apoya a agencias del Sistema de Naciones Unidas en el fomento de la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres por medio de sus operaciones, así como suministra soporte técnico al Estado para implementar políticas y compromisos relativos a la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Además, apoya las acciones y las capacidades de las organizaciones de mujeres de la sociedad civil y las redes nacionales de mujeres en los esfuerzos por el cumplimiento de sus derechos.
Para el desarrollo de este compromiso, ONU Mujeres requiere contratar los servicios profesionales de una persona como “Asistente administrativa(o) de programas”, para apoyar la gestión eficaz de procesos administrativos, logísticos y operativos, de manera que se garantice la implementación y el logro de los resultados previstos en el marco de los programas ejecutados por ONU Mujeres, especialmente para el área de Planeación, Monitoreo y Evaluación y del proyecto “Hacer que cada mujer y niña cuente”, contribuyendo a asegurar la efectividad de los procesos y de los trámites requeridos para su adecuada ejecución.
Duties and Responsibilities
De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia, y bajo la supervisión del Gerente de Operaciones en articulación con el Coordinador de Planeación, Monitoreo y Evaluación, la/el Asistente Administrativa(o) de Programas desempeñará funciones de apoyo a la implementación del programa “Hacer que cada mujer y niña cuente” y al área de Planeación, Monitoreo y Evaluación. El/la asistente desarrollará las siguientes funciones:
Apoyo administrativo:
- Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
- Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las/los consultores/as, contrapartes y proveedores/as.
- Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
- Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes.
- Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.
- Preparación de los comités PAC, cuando sea necesario: citación de los miembros, preparación de la documentación requerida y secretaría técnica.
Apoyo en el seguimiento financiero:
- Apoyar la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos de los Programas.
- Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas.
- Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo con los formatos facilitados por el área de Operaciones.
- Apoyar la elaboración de reportes al donante, de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante.
- Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo con los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
- Realizar capacitaciones de diversos temas administrativos a contrapartes en diferentes zonas donde ONU Mujeres lleve a cabo sus programas (apropiación de mecanismos de reporte financiero como los FACE y las rendiciones de cuentas).
- Apoyar en la preparación de las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
- Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.
- Dar alertas sobre saldos de prepuesto de los proyectos al momento de hacer los pagos.
Apoyo operativo:
- Participar en reuniones con el área de Planeación, Monitoreo y Evaluación y Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
- Elaboración de correspondencia regular y administrativa, transcribir materiales de trabajo que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.
- Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc.)
- Facilitar al área de administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
- Apoyar la preparación de las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
- Garantizar la actualización del archivo del Programa de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres.
- Asegurar la entrada en el archivo general de ONU Mujeres de los documentos que se precisan para ser archivados del Programa.
Apoyo logístico:
- Apoyar en la solicitud de tiquetes y eventos a través del Centro de Servicios.
- Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago ya sea de anticipos y/o reembolsos.
- Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión.
- Organizar en coordinación con el equipo del área la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
- En conjunto con la persona a cargo del evento, realizar el presupuesto estimado para dar seguimiento a los gastos (que no sobrepasen los fondos disponibles), y apoyar la elaboración de agendas.
- Apoyar en la actualización y/o elaboración de la base de datos de las personas que participarán en el evento.
- Apoyo en la gestión general del centro de servicios:
- Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, tiquetes, vendor, micropurchasing, DSA, pagos IC, proveedores y seguridad.
- Asegurar que cada proceso cargado en el centro de servicios cuente con los documentos soportes necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.
- Tramitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones, y asegurar el debido cierre.
- Garantizar el soporte eficiente y trazable a las tareas requeridas desde programas para el cumplimiento del mandato de ONU Mujeres en Colombia.
Competencies
Valores y Principios Corporativos:
- Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
- Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.
- Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.
Competencias Corporativas:
- Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
- Responsabilidad
- Solución creativa de problemas
- Comunicación efectiva
- Colaboración incluyente
- Compromiso con Contrapartes
- Liderazgo y ejemplo.
Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:
Required Skills and Experience
- Profesional en Administración, Ingeniería Industrial, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines.
- Experiencia mínima de 4 años relacionada con las funciones del cargo, con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a.
- Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
- Se valorará el manejo del sistema Atlas.
- Español requerido, Ingles deseable
- Habilidades de redacción.