Finance Associate (Re-Advertised)



Advertised on behalf of :

Location : Bamako, MALI
Application Deadline :14-Nov-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-7
Languages Required :
English   French  
Duration of Initial Contract :1 year

Background

-Organizational Context

Sous la supervision quotidienne de la directrice des opérations, le/la responsable des finances est responsable de l'exécution d'un large éventail de services financiers et de processus administratifs au sein du bureau du Mali, veiller à la rapidité, à l'efficacité et à l'utilisation transparente des ressources financières et à la prestation des services conformément aux règles financières, règlements, politiques et procédures de l'organisation et aux affectations approuvées. L'associé(e) aux finances préconise une approche axée sur le client, conforme aux règles et règlements, aux pratiques et directives standard d'ONU Femmes.

L'associé (e) aux finances travaille en étroite collaboration avec l'équipe des opérations du bureau régional ainsi qu'avec les équipes des opérations et des programmes du siège d'ONU Femmes afin de résoudre des problèmes complexes liés aux finances et de diffuser des informations.

 


Duties and Responsibilities

-Fonctions

  1. Mettre en œuvre des stratégies financières et adapter les processus et procédures en totale conformité avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de rapportage d'ONU Femmes
  • S'acquitter de ses tâches conformément au règlement financier, aux règles, aux politiques et aux procédures opérationnelles standard d'ONU Femmes, y compris les contrôles internes ;
  • Se tenir au courant des modifications apportées aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et veiller à ce qu'elles soient pleinement respectées ;
  • Examiner et vérifier les transactions financières, les activités et la documentation ; prendre des mesures correctives au besoin et signaler toute activité inhabituelle ;
  • Surveiller les rapports d'exceptions financières pour les activités ou transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies et rendre compte des conclusions au superviseur et / ou présenter des recommandations d'actions / de décisions ;
  • Recueillir, vérifier et présenter les informations et données à utiliser pour la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets, des propositions d'aménagement et des modalités d'exécution du Bureau du Mali ;
  • Fournir une assistance lors de l’élaboration/mise en ligne du plan de travail annuel dans le système de gestion des résultats (RMS), selon les besoins.
  • Fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de problèmes financiers ;
  • S’assurer du bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières du bureau ainsi que des différents projets et programmes  
  • Mettre en œuvre et surveiller des stratégies d'économie et de réduction des coûts ;
  • Passer en revue avec les responsables du budget et les chefs de projet, conformément à la liste de contrôle de clôture de fin de mois, les rapports sur l'état d'avancement du projet et enquêter sur tout dépassement ;
  • Répondre aux instructions du Directeur Adjoint de la gestion financière ou de la Section des finances du siège en ce qui concerne les transactions financières. Prendre les mesures correctives nécessaires en temps voulu, à la demande de la Section des finances, pour résoudre les problèmes de données financières ou fournir des informations ;
  • Participer en tant que membre de l'équipe du bureau du Mali aux audits internes et externes du bureau
  • Appuyer le suivi des recommandations de l'audit en collaboration avec les coordonnateurs de flagship et le chargé de la gestion financière du programme (PMSU)afin de surveiller la mise en œuvre des actions correctives ;
  • Promouvoir activement un service financier axé sur une relation client pointue auprès des collègues des autres départements, des agences présentes au Mali, des autres bureaux de pays et du bureau régional.

 

2. Préparer et administrer les budgets des bureaux régionaux en conformité totale avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de rapportage d'ONU Femmes

  • Elaborer le budget, contrôler les affectations budgétaires, contrôler les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du bureau ;
  • Suivre l'utilisation appropriée et opportune des ressources financières ;
  • Préparer des documents de recouvrement des coûts ou des factures pour les services fournis par ONU Femmes à d'autres programmes ou organisations ;
  • Créer des projets dans Atlas, préparer des révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets ; et déterminer les fonds inutilisés
  • Assurer le maintien du mécanisme de contrôle des projets de développement à travers l'élaboration et les modifications des budgets et leur statut ;
  • Assurer le maintien du système de contrôle des dépenses interne ;
  • Entreprendre des actions correctives sur les bordereaux de paiement non finalisés (Un-Post Vouchers), y compris bordereau de paiement avec des erreurs budgétaires (vouchers with budget check errors), les bordeaux de paiement non approuvés dans le système (unapproved vouchers)
  • Consultez et analysez fréquemment les paiements erronés et répondre aux requetes du bureau régional et du siège pour résoudre les problèmes de données financières ;
  • Préparez les remboursements de TVA avec une documentation adéquate, si nécessaire.
  • Procéder à l’enregistrement des données dans Atlas et en faire un suivi rigoureux. Tenir les intervenants et les clients informés des actions et / ou des décisions prises en temps opportun ;
  • Assurer la gestion des fonds de la petite caisse ;
  • Aider les gestionnaires de projet à reformuler, « rephaser » au besoin, le budget.

 

3.  Fournir un soutien financier aux équipes du programme et des opérations

  • Assurer le suivi des contributions à recevoir au titre des accords signés avec les bailleurs et faire le suivi les chefs de projet et la section des finances du bureau régional et/ou du siège en vue de leur enregistrement en temps opportun dans le système (Atlas)
  • Préparer des paiements sur la base de bons de commande (PO Vouchers) ou des paiements directs (Non PO Vouchers) pour les projets de développement ;
  • Préparer les écritures de journal du grand livre général (GLJE) à partir des pièces justificatives appropriées autorisées par les responsables du budget et les chefs de projet ;
  • Examiner les transactions dans Atlas, veiller à ce que les informations financières permettant le paiement des salaires du personnel, les demandes de remboursement de frais de déplacement, et autres droits soient traités ;
  • Surveiller la configuration des budgets dans ATLAS pour s'assurer qu'ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et sont entrés dans ATLAS et détaillés par code d'activité.
  • Faire un suivi mensuel des dépassements budgétaires et coordonner avec le responsable du budget n vue des corrections à apporter ;
  • Surveiller régulièrement les transactions enregistrées sur les projets en s'assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées par rapport à la catégorie et à l'activité du budget, prendre les mesures correctives nécessaires en temps voulu
  • Assurer en appui au chargé de la gestion financière du programme (PMSU) un suivi adéquat des avances aux partenaires d’exécution, examiner leurs rapports financiers avec les responsables de projet ;
  • Surveiller la situation financière et, sous la direction du spécialiste des finances du bureau régional, mettre en place des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion / développement ;
  • Surveiller et suivre correctement tous les éléments financiers dans les instructions de clôture de fin de mois et d'année (Month-end and Year-end closure instructions) et, sous la direction du responsable des opérations, prendre les mesures de correction nécessaires ;
  • Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions / décisions en temps opportun et examiner les rapports d’exécution budgétaire pour assurer un contrôle de la qualité ;
  • Fournir des informations nécessaires pour l’établissement des rapports financiers du bureau du Mali, du bureau régional, des finances du siège et des parties prenantes ;
  • Finaliser en collaboration avec les collègues du siège et du bureau régional les rapports financiers du aux donateurs, aux autres clients et cela dans les délais indiqués dans l’accord de partenariat ;
  • S’assurer de la cohérence entre les recettes et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets de développement.
  • Apporter des contributions et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture rapide du projet financier ;
  • Soutenir le processus de rapportage financier aux donateurs en fournissant des informations opportunes et en prenant les mesures nécessaires, comme requis par le Centre de services mondial virtuel d'ONU Femmes pour les rapports des donateurs.
  • Participer à la préparation de l'audit des projets et des partenaires par un cabinet d'audit tiers. Suivre et / ou prendre des mesures, en appui au chargé de gestion financière des Programmes (PMSU) sur les recommandations de l'audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives. Participer à l'examen des rapports d'audit sur les projets exécutés par les ONG.

?4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources

  • Compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du bureau de pays et de l'équipe de programme, en tant que contributions à diverses bases de données et documents.
  • Préparer des versions préliminaires des accords de partage des coûts, y compris les conditions de contribution dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources, en respectant les accords standards si possible. Suivi des contributions en appui au responsable de mobilisation des ressources dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau de pays.

 

5. Faciliter la construction et le partage des connaissances

  • Organiser une formation et / ou aider à organiser des événements et des activités de formation;
  • Recueillir et compiler les leçons apprises et les bonnes pratiques en matière de gestion financière. Disséminer aux clients et aux parties prenantes, afin de renforcer les capacités et les connaissances ;
  • Contribuer aux pratiques opérationnelles en termes de gestion financière et aux innovations en matière de gestion.
  • Superviser et guider le personnel sous sa responsabilité, selon le cas, fournir des conseils techniques et surveiller les performances afin de garantir l'obtention des résultats conformément aux plans et aux normes de responsabilisation et de performance ;
  • Entreprendre toutes les formations relatives à la gestion financière fournies, y compris les webinars du siège.

 

-Indicateurs de Performances

  • Transactions / activités / documentation financières opportunes, complètes et exactes
  • Conseils précis et opportuns sur les règles et règlements financiers d’ONU Femmes
  • Surveillance régulière et ponctuelle du système de gestion des ressources financières et utilisation des ressources financières en temps voulu.
  • Assistance ponctuelle et précise à la formulation du budget et au contrôle des affectations
  • Surveillance ponctuelle et précise des systèmes de contrôle des dépenses internes
  • Soutien financier opportun et de qualité aux programmes et à l’équipe chargée des programmes.

 


Competencies

Competencies:

 

Core Values:

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Core Competencies:

  • Sensibilisation et sensibilité concernant les questions de genre
  • Responsabilité
  • Résolution créative de problèmes
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes
  • Donner l'exemple

Functional Competencies

  • Excellente connaissance des règles et règlements financiers et des principes comptables ;
  • Excellentes connaissances et compétences d’application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion ;
  • Excellente connaissance des progiciels de tableurs et de bases de données;
  • Aptitude à contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes
  • Aptitude à administrer et à exécuter des processus et transactions financiers et comptables.


Required Skills and Experience

Qualifications:

  • Minimum Licence en Comptabilité, Finances, ou tout autre diplôme équivalent dans le domaine
  • Certification nationale ou internationale spécialisée en comptabilité et finance, un atout
  • La réussite du test de comptabilité et finance d'ONU Femmes est requise.

Experience:

  • Au moins sept années d’expérience à des responsabilités croissantes dans le domaine financier;
  • Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et des progiciels de calcul et de bases de données, expérience de la manipulation de systèmes de gestion Web.
  • Expérience dans l'utilisation de PeopleSoft ATLAS, un atout.
  • Expérience au sein d’une agence du système des nations unies serait un atout

Language Requirements:

  • Maîtrise du français et de l’anglais est requise


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UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


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