Assistant/e Administratif/ve, Achats, Logistique


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :22-Feb-20 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :TA Local
Post Level :GS-6
Languages Required :
French  
Duration of Initial Contract :04 mois ( non renouvelables)

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal depuis Novembre 2003 sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigéria, RCA, RDC et Tchad), alors que dans d’autres, il n’existe pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.
L’Unité Administration est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.

 


Duties and Responsibilities

L’Assistant(e) Administratif(ve), Achats, Logistique est placé/e sous la supervision de la Chargée Nationale de l’Administration et des Finances de OCHA ROWCA.

L’Assistant(e) Administratif(ve), Achats, Logistique aura comme tâches principales :

  • La préparation des bons de commande (incl. matériel informatique et logiciels) et des contrats dans UMOJA ;
  • La préparation des bons de réquisitions internes et externes
  • Les demandes de cotations ;
  • La sélection et l’évaluation des fournisseurs ;
  • Le suivi des commandes ;
  • La mise à jour des registres d’inventaire et des codes barre ;
  • L’élaboration des rapports relatifs à la perte ou à l’endommagement des biens et équipements ;
  • La préparation de l’inventaire physique annuel des équipements ;
  • La préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions etc. internes et externes ;
  • L’identification des lieux des évènements, l’étude des propositions des hôtels, l’établissement des bons de commande et la vérification de la conformité de la proposition de l’hôtel retenu ;
  • La préparation de la note logistique à l’attention des participants, leur enregistrement sur la liste des participants et leur réservation d’hôtel.
  • Le suivi des activités du service de nettoiement, du jardinier et du commis ;
  • Le suivi de la maintenance du groupe électrogène et du bâtiment, ainsi que le nettoyage du parking extérieur ;
  • La confection des badges d’accès OCHA ;
  • La planification des salles de réunion et des pauses café ;
  • Toutes autres tâches demandées par le Superviseur.


Competencies

VALEURS et COMPETENCES CLES

Valeurs

  • Intégrité : le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.
  • Professionnalisme : les activités du Bureau Régional concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité de travailler sous pression et une volonté de voyager, même dans des zones reculées.

Compétences

  • Souci du client : ce poste requiert de réelles aptitudes à fournir un service fiable et à démontrer une excellente pratique de la conduite.
  • Planification et organisation : le travail d'organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et à planifier, coordonner et suivre le plan de travail.
  • Aptitudes à la communication : l’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.
  • Esprit d’équipe : le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.

COMPETENCES LIEES AU POSTE

  • Avoir une forte motivation.
  • Avoir une bonne aptitude à rédiger des rapports
  • Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision
  • Disposer d’une grande capacité d’organisation
  • Etre capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel


Required Skills and Experience

  • Etre titulaire du Baccalauréat ;
  • Diplôme universitaire en Administration ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
  • 6 années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, Achats, Gestion de stocks, Gestion de l’inventaire, Gestion de projets, Logistique, et/ou dans tout autre domaine pertinent ;
  • Bonne connaissance en informatique, notamment Word et Excel ;
  • Bonne connaissance de UMOJA serait un atout ;
  • Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
  • Bonne connaissance de l’Anglais ;
  • Connaissance du Système des Nations Unies serait un atout.



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