UNV Joven - Auxiliar Administrativo y Financiero


Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline :09-Mar-20 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Democratic Governance and Peacebuilding
Type of Contract :UNV
Post Level :UNV
Languages Required :
Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
16-Mar-2020
Duration of Initial Contract :6 meses
Expected Duration of Assignment :6 meses

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, para ayudar a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener los resultados del desarrollo.

 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

 

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones.

 

Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.

 

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE. El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

 

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

 

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

 

La Oficina del PNUD Colombia enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un eventual escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

 

En este contexto, y buscaremos una continuidad en los esfuerzos realizados en la última década en una alianza con instituciones locales y nacionales, y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia la paz sostenible y duradera, el PNUD, a través del Portafolio de Paz, Desarrollo y Reconciliación, busca apoyo en el país y ayuda en el conflicto.


Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Profesional Especializado en Gestión de Proyectos Comisión de la Verdad - PNUD, el voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

 

Apoyar al equipo en las gestiones administrativas y financieras para el adecuado desarrollo de los proyectos con el logro de las siguientes actividades:

 

  • Apoyar a los proyectos en la elaboración de los Planes Operativos Anuales - POA´s, revisiones presupuestales y planes de adquisiciones.
  • Realizar seguimiento a los instrumentos de planeación de los proyectos.
  • Apoyar a la coordinación de los proyectos en la preparación de las revisiones de presupuesto, en coordinación con el oficial de programas del Área.
  • Preparar los informes administrativos y financieros de los proyectos según solicitud del coordinador.
  • Gestionar y mantener la información financiera al día con sus correspondientes archivos y soportes.
  • Realizar las conciliaciones de las cuentas y los gastos que se realicen en los proyectos.
  • Realizar el seguimiento de la ejecución técnica y presupuestal de los proyectos.
  • Apoyar la actualización de las herramientas definidas para realizer seguimiento y monitoreo de los proyectos, sus resultados intermedios, los impactos de la operación y apoyar la preparación de los informes técnicos que se requieran.
  • Adelantar los procesos de verificación sobre la consistencia entre la implementación técnica, la operación, el sistema de indicadores y el manejo financiero de los proyectos.
  • Llevar a cabo el proceso de Adquisiciones de los bienes y servicios a ser requeridos de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD.
  • Tramitar, liquidar viáticos y hacer seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD.
  • Dar seguimiento puntual a los contratos de proveedores y prestadores de servicios durante el evento, incluido el pago puntual y envío de facturas/informes.
  • Gestionar con los equipos técnicos los documentos y soportes para realizar pagos a los proveedores.
  • Gestionar los procesos de Adquisiciones que se requieran para el desarrollo de los proyectos.
  • Gestionar en el PNUD los pagos a contratados y proveedores, según compromisos contractuales, sobre la base de la certificación del cumplimiento de las obligaciones.

 

Apoyo administrativo a los proyectos:

Apoya en las tareas administrativas centrándose en el logro de las siguientes actividades:

  • Elabora y actualiza, juntamente con el Coordinador, la agenda de la coordinación y la planificación mensual de actividades.
  • Apoya en la elaboración de presentaciones, carpetas, documentos y material de las reuniones de Comités Estratégicos, Programáticos, Donantes, así como otras reuniones estratégicas requeridos (informes financieros.)
  • Apoya en la logística y desarrollo de las reuniones mencionadas.
  • Actualiza el archivo de las Actas del Comité Programático, Estratégico, Donantes y otras requeridas por la coordinación.
  • Apoya a la coordinación en la realización de trámites internos, viajes, reportes y Gestión de autorizaciones.
  • Prepara el borrador de comunicaciones, correos y cartas de manera clara, precisa y oportuna con impecable calidad ortográfica y de estilo.
  • Gestiona comunicaciones (internas y externas) específicas de acuerdo con las indicaciones y requerimientos.
  • Gestiona las firmas de la coordinación.

 

Otras tareas operativas y de gestión:

Apoya al equipo administrativo y financiero en la Gestión de las propuestas en el cumplimiento estricto y a tiempo de los procedimientos institucionales, centrándose en las siguientes actividades:

 

  • Realiza el correcto cargue y seguimiento de las adquisiciones en el módulo de centro de servicios de la intranet y el Sistema Atlas.
  • Apoya las actividades administrativas y financieras que se requieran en el marco de los proyectos.
  • Apoya la solicitud de cotizaciones, arreglos y seguimiento a la facturación.
  • Apoya en el desarrollo de tareas operativas tales como consulta de archivos, tramite de firmas, radicación de documentos, gestión documental de fotocopiado y scanner, inventarios, consultas para desarrollan de manera óptima sus actividades, entre otras.
  • Realiza los desplazamientos que se requieran a la sede principal de PNUD para la entrega de los documentos para trámites operativos - administrativos y gestiones oportunas.
  • Realiza eventuales desplazamientos para entregar correspondencia a donantes, instituciones, organizaciones etc.
  • Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc.
  • Desempeñar otras funciones relacionadas con el cargo según requerimiento del Coordinador.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

 

  • Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
  • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
  • Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
  • Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;
  • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;
  • Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.

 

Resultados Esperados

  • Gestiona las actividades administrativas y financieras con éxito.
  • Ser un apoyo para el equipo, el área y los proyectos.
  • Apoya las actividades administrativas y financieras oportunamente para el buen desarrollo de los proyectos. 
  • Apoyar al equipo en las tareas operativas de los proyectos que se gestionan en el área.
  • Age, Gender and Diversity (AGD) perspective is systematically applied, integrated and documented in all activities throughout the assignment
  • A final statement of achievements towards volunteerism for peace and development during the assignment, such as reporting on the number of volunteers mobilized, activities participated in and capacities developed


Competencies

  • Integridad y profesionalidad: experiencia demostrada en el área de especialidad y capacidad para aplicar el buen juicio; alto grado de autonomía, iniciativa personal y capacidad para tomar posesión; disposición a aceptar amplias responsabilidades y la capacidad de trabajar de forma independiente bajo los procedimientos establecidos en un entorno políticamente sensible, al tiempo que ejerce discreción, imparcialidad y neutralidad; capacidad de gestionar la información objetivamente, precisa y confidencialmente; receptivo y orientado al cliente.
  • Rendición de cuentas: madura y responsable; capacidad de operar de acuerdo con las reglas y regulaciones de la organización.
  • Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y voluntad de aprender nuevas habilidades y estar al tanto de los nuevos desarrollos en el área de especialización; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno laboral.
  • Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y resolución de problemas y capacidad para gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad de establecer prioridades y planificar, coordinar y monitorear el trabajo (propio); capacidad para trabajar bajo presión, con plazos conflictivos y para manejar múltiples proyectos/actividades concurrentes.
  • Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad para operar eficazmente a través de límites organizacionales; capacidad de establecer y mantener alianzas efectivas y de trabajo armonioso; mantener relaciones en un entorno multicultural y multiétnico con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género;
  • Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; buenas habilidades de comunicación habladas y escritas, incluida la capacidad de preparar informes claros y concisos; capacidad de realizar presentaciones, articular opciones y posiciones concisamente; capacidad de hacer y defender las recomendaciones; capacidad de comunicarse y empatizar con el personal (incluido el personal nacional), personal militar, voluntarios, homólogos e interlocutores locales provenientes de orígenes muy diversos; capacidad de mantener la compostura y permanecer útil para el personal, manteniendo la objetividad, sin mostrar interés personal; capacidad de transferir información y conocimientos a una amplia gama de grupos objetivo diferentes;
  • Flexibilidad, adaptabilidad, capacidad y disposición para operar Independientemente.
  • Compromiso genuino hacia los principios del compromiso voluntario, que incluye la solidaridad, la compasión, la reciprocidad y la autosuficiencia; y el compromiso hacia los valores fundamentales de la ONU.


Required Skills and Experience

  • Grado profesional en Ciencias Economicas, Financieras y/o Administrativas
  • Experiencia laboral mínima de 1 año en las áreas relacionadas.
  • Conocimientos en gestión financiera, especificamente en temas de seguimiento a proyectos con entidades públicas u ONG será una ventaja.
  • Conocimientos demostrados en el uso de herramientas informáticas, computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.)
  • Conocimiento intermedio/alto en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos y financieros en Internet.

 

Condiciones de servicio para Voluntarios nacionales de las Naciones Unidas:

Contrato de 6 meses; con siguientes extensiones del contrato sujetas a la disponibilidad de fondos, la necesidad operacional y el rendimiento satisfactorio. Sin embargo, no hay ninguna expectativa de renovación de la asignación.

Un subsidio, VLA (Volunteer Living Allowance) será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia. Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como la repatriación final (si es aplicable) y un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.

 

Condiciones de Vida:

La ciudad de Bogotá de acuerdo al SRA reciente, elaborado por UNDSS, se encuentra con un nivel de riesgo “bajo” para vivir y trabajar. Presenta unas condiciones de vida favorables y seguras para todos los funcionarios. La ciudad presenta los problemas de seguridad asociados al crecimiento de toda ciudad capital sin que representen una exposición permanente de riesgo para funcionarios, ya sean nacionales o extranjeros. A su ingreso, todos los UNV reciben un briefing de seguridad por parte de la oficina de seguridad del PNUD, en el cual se les informa acerca del entorno de seguridad de la Duty Station, las medidas de seguridad a tener en cuenta y se les apoya con la consecución de su lugar de vivienda. De igual manera, tienen derecho a un subsidio de mejoras de seguridad residencial (MORSS) y tienen acceso a capacitaciones de seguridad (algunas obligatorias y otras recomendadas).

Si bien Colombia presenta diferentes niveles de seguridad (oscilan entre bajo a substancial), cada uno de estos se encuentra definido claramente para la realización de misiones, así como respaldado a través de SRA donde se exponen las medidas de mitigación que se pueden requerir y las que establece el MORSS. 

 

Importante

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas es un programa de igualdad de oportunidades, que acepta solicitudes de profesionales cualificados. Estamos comprometidos a lograr la diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

 

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado (Bajo ningún motivo se considerarán apliaciones que no adjunten de manera correcta el un archivo CV). Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx



If you are experiencing difficulties with online job applications, please contact erecruit.helpdesk@undp.org.

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