02 Stagiaires - Programme de Développement Communautaire (PUDC) Togo


Location : Lome, TOGO
Application Deadline :13-May-20 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Internship
Post Level :Intern
Languages Required :
French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Jun-2020
Duration of Initial Contract :02 months
Expected Duration of Assignment :04 months

Background

Sous l’autorité du Coordonnateur du Programme et en étroite collaboration avec les cellules et unités du projet, l’intéressé(e) sera chargé (e), l’Archiviste sera directement impliqué dans la constitution de la mémoire institutionnelle du projet et assurera la conservation physique et électronique des différents documents du projet.
De manière spécifique, il ou elle aura en charge de numériser les documents ciblés et rendre opérationnel un mécanisme d’archivage et de gestion des documents tout en assurant la disponibilité dans une base de données numérique( sharepoint).

 


Duties and Responsibilities

Sous l’autorité du Chargé des Opérations du PUDC et en étroite collaboration avec les différentes unités du projet, l’archiviste effectuera les tâches suivantes :

  • Procéder à la revue du système existant de classement et d’archivage des documents et autres dossiers de l’unité de gestion du Programme ;
  • Proposer, développer et mettre en place un système approprié de classement et archivage manuel et électronique pour aider dans le classement, archivage et recherche des documents ;
  • Faciliter le repérage rapide de l’information et documentation ;
  • Faciliter la continuité dans l’administration par l’identification et par la préservation des documents administratifs ;
  • Elaborer un système de traitement, de classement et d’archivage de dossiers, courriers entrants et sortants, rapports, documents, et autres revues périodiques ;
  • Appuyer les unités du programme à travers la mise en place méthode uniforme de classification et de recherche aisée de leurs documents ;
  • Sauvegarder la mémoire institutionnelle stable et authentique ;
  • Optimiser l’espace de travail et créer une base de données correspondant aux besoins ;
  • Un plan de classement des archives du PMU élaboré pour retrouver facilement une information recherchée et documents ;
  • Recherche aisée ;
  • Les archives du PMU sont organisées, conservées et facilement accessibles ;
  • Un système archivage capable d’harmoniser avec un système d’e-documentation organisées facilement accessibles (SharePoint) ;
  • Inventorier les documents et dossiers existants au niveau du projet ;
  • Mettre en place un système de classement et d’archivage électronique des documents par unités ;
  • Recevoir, traiter et classer les documents ;
  • Numériser les documents ciblés et rendre opérationnel un mécanisme d’archivage et de gestion des documents tout en assurant la disponibilité dans une base de données numérique ;
  • Créer un fichier électronique de ces classements ;
  • Mettre en place un système de codification et archivage électronique des documents afin de faciliter la recherche et leur localisation ;
  • Faciliter la consultation des documents par les personnes autorisées ;
  • Maintenir à jour les différents classements ;
  • Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées dans le cadre des opérations, en relation avec ses fonctions.

 


Competencies

Compétence de base

Responsabilité Globale et travail d’Equipe :

  • Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
  • Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
  • Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;

Connaissance du travail et Expertise :

  • Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;
  • Utilise la Technologie de l’Information comme outil et  ressource ;
  • Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre ;
  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Aptitudes Interactives :

  • Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau :

  • Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats :

  • Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement :

  • Contribue par des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes.

Communication :

  • Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.
  • Bonne pratique du français, écrit et parlé.

Compétences fonctionnelles :

  • Afficher de l’initiative, identifier les challenges et les moyens de les surmonter ;
  • Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances ;
  • Expertise technique dans sa propre discipline et comprendre les aspects avancés de sa zone primaire de spécialisation ;
  • Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
  • Bonnes capacités relationnelles ;
  • Connaissance des outils informatiques ;
  • Confidentialité dans le traitement des dossiers et transactions.

 


Required Skills and Experience

Education:

  • Le/ La Stagiaire doit être inscrite à l’université (programmes d’études supérieures/ 2ème diplôme universitaire,  Maitrise ou équivalent) en en documentation, archiviste  ou équivalent.
  • Ou être inscrite à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans les mêmes catégories d’études;
  • Ou avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) moins d’un an avant le début du stage.

Expérience

  • Avoir une bonne expérience dans la gestion des archives serait un atout;
  • Avoir une excellente expérience dans le domaine de l’informatique, principalement les logiciels de traitement de base de données ;
  • Expérience dans l'utilisation des ordinateurs, des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) ;
  • Etre disponible immédiatement.

Langues:

  • Très bonne pratique du français, écrit et parlé.
  • Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait un atout.

Conditions:

  • Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage, par conséquent,le stagiaire doit fournir une preuve de son inscription à un régime d'assurance-santé;
  • Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin du stage;
  • Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration, par conséquent, le stagiaire devra obtenir les visas nécessaires lui-même. Le PNUD ne peut que soutenir le/la stagiaire par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire;
  • Lorsqu'un/une stagiaire n'est soutenu financièrement par aucun établissement ou programme, comme une université, un gouvernement, une fondation ou un programme de bourses, une allocation destinée à couvrir les dépenses quotidiennes de base liées au stage, telles que les repas et le transport au lieu d'affectation , doit être payé par l'office récepteur;
  • Le montant mensuel de l'indemnité sera déterminé pour chaque lieu d'affectation sur la base des taux d'indemnité publiés chaque année par le Bureau des politiques et de l'indemnisation du Bureau du Haut Représentant. L'allocation sera versée mensuellement et les stages à temps partiel seront calculés au prorata en conséquence;
  •  Lorsqu'un/une stagiaire est soutenu (e) financièrement par une institution, un gouvernement ou un tiers, le PNUD, sous réserve des règles de cette institution, du gouvernement ou du tiers, paiera au stagiaire la différence, le cas échéant, entre le soutien financier externe fourni et l'allocation du PNUD applicable;
  •  Le/la  stagiaire accumulera des congés au rythme d'un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l'allocation mensuelle.


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


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