Background

À propos de l’ITC

Crée en 1964, le Centre du commerce international (ITC) est l’agence de coopération technique conjointe des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) en charge de la promotion durable du commerce et en particulier des exportations des pays en développement et des économies en transition. Le but de l’ITC est de rendre les entreprises des pays en développement plus compétitives sur les marchés mondiaux, d’accélérer le développement économique et de contribuer à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies. Ainsi, l’organisation contribue à la création d’emplois au niveau de segments de chaines de valeur agricoles et des services porteurs en particulier pour les jeunes et les femmes.

L’ITC est l’une des agences d’exécution du projet d’appui à la compétitivité de l’Afrique de l’Ouest (PACAO) Volet Sénégal, financé par l’Union européenne et dont l’action couvre la totalité du territoire sénégalais, plus spécifiquement les zones de production et de commercialisation des filières agricoles ciblées et de promotion des services de technologie de l’information et de la communication (TIC).

Projet d’appui à la compétitivité de l’Afrique de l’ouest (PACAO) Volet Sénégal 

Objectifs :

L’objectif global (OG) est de contribuer à la création d’emplois durables et activités génératrices de revenus créés au niveau des chaines de valeur sélectionnées 

L’objectif spécifique est d’accroître la compétitivité des chaînes de valeur sélectionnées.

Filières d’intervention :

• ­ Mangue ;
• ­ Oignon ;
• ­ Technologie de l’information et de la Communication (TIC).

Résultats attendus :

Résultat 1: Les conditions idoines sont réunies pour favoriser l’émergence de sociétés coopératives régies par l’Acte Uniforme de l’OHADA en vue de la transformation et de la commercialisation de la mangue et de l’oignon.

Résultat 2 : La compétitivité au niveau des entreprises TIC est améliorée, en particulier au moyen de l’approche par grappes d’entreprises

Zone d’intervention :

Le PACAO Sénégal est un programme ambitieux à envergure nationale. Néanmoins, compte tenu des filières retenues et de leurs zones de production et de commercialisation, le champ d’intervention de l’Action se focalisera principalement sur :

• La Basse et Haute Casamance, la zone centre (les départements de Fatick et de Foundiougne) et une partie de la zone des Niayes et de la Petite Côte, en ce qui concerne la mangue ;
• Une partie de la zone des Niayes et la Vallée du Fleuve du Sénégal pour l’oignon ;
• Les régions de Saint-Louis et Dakar pour les TIC (en sachant que l’utilisation des TIC sera promue dans les activités des deux filières agricoles ciblées).

Dans la mesure du possible, l’Action s’attèlera pendant la mise en œuvre, à associer des acteurs provenant des autres localités du Sénégal mais aussi de la sous-région pour des synergies d'action, afin d’accentuer le caractère national et la dimension d’intégration régionale du PACAO.

Durée :

33 mois

Organisation :

Au niveau national, il est prévu l’ouverture d’un bureau de coordination. Ce bureau sera composé d’un(e) conseiller(e) expert(e) technique en gestion et animation de coopératives dans les filières agricoles, d’un assistant(e) de programme et sera coiffé par un coordinateur(e) national(e) de programme qui assurera également les fonctions de conseiller(e) expert(e) technique TIC. 

Compte tenu de l’importance du programme et de sa couverture géographique, un véhicule sera acquis et un chauffeur/coursier sera recruté pour faciliter la logistique du projet.

Au siège de l’ITC à Genève, un(e) administrateur(e) de programme basé(e) appuyé par un(e) assistant(e) de programme assurera la liaison entre le bureau local, les expert ITC, les fonctions supports (juridique, financier, achat, communication) et finalisera les rapports finaux. 

Le/la Coordinateur(e) national(e) de programme est responsable de la gestion et du fonctionnement des Bureaux locaux de coordination PACAO. A ce titre, il/elle supervise directement le personnel affecté au Bureau PACAO. 

Duties and Responsibilities

Responsabilités :

Sous la responsabilité directe du Responsable pays Sénégal à l’ITC et la supervision de le/la Coordinateur(e) national(e) PACAO Volet Sénégal est chargé(e) d’appuyer l’équipe locale dans toutes activités administratives et financières.

Gestion des opérations : 

• Assurer l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le PACAO, incluant la logistique d’accueil des experts de l’ITC et de leurs consultants en mission ainsi que les participants locaux conviés aux conférences, séminaires et réunions ; 
• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet au Sénégal, incluant la préparation des demandes d'autorisation de voyage, des demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion, le traitement du rapport de dépenses de voyage post-mission ; 
• Engager, en collaboration avec l’Unité de coordination du PACAO à Genève, toutes les opérations nécessaires au déroulement des activités du programme incluant les autorisations de voyage (visas), le recrutement des consultants et autres personnels du programme, la préparation des protocoles d’accord, des requêtes d’achats et des autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) etc. ; 
• Faciliter avec les bureaux du PNUD au Sénégal la distribution des per-diem aux consultants, participants voyageant dans le cadre du PACAO ; 
• Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports des dits évènements, conformément aux formats établis ;
• Finaliser les présentations (en Word/PowerPoint ou Excel) préparées par l’équipe du bureau local de coordination du programme pour les ateliers, réunions et autres manifestations organisées dans le cadre du programme ; 
• Créer et entretenir un système d’archivage de toute la documentation du programme, suivre les correspondances, y compris électroniques et téléphoniques, du programme et préparer les réponses correspondantes ; 
• Etablir et entretenir une banque de données du programme contenant tous les contacts du donateur, des organisations partenaires aux niveaux national et sous-régional, des institutions techniques, des experts et consultants, des fournisseurs, etc. ; 
• Effectuer un appui à la collecte et à l’organisation d’informations de base nécessaires en vue de la préparation des plans de travail, des budgets ainsi que des rapports (à mi-parcours et annuels) à adresser à l’Union européenne et aux parties prenantes du PACAO ; 
• Notifier aux parties prenantes et aux partenaires du PACAO, à la demande du Coordinateur national de programme, toute information pertinente sur les ajustements apportés par l’équipe de gestion du PACAO s’agissant de la mise en œuvre opérationnelle du programme ;

Gestion financière et administrative :

• Développer des outils de gestion financière ;
• Contribuer à la préparation du budget en fonction du plan de travail ;
• Planifier les dépenses au niveau local ;
• Faire le suivi des dépenses engagées dans le cadre de protocoles d’accord ;
• Former avec l’appui des Conseillers techniques les partenaires aux exigences budgétaires de l’UE ;
• Archiver et classer les reçus et originaux de toutes les factures et effectuer des missions terrains pour les collecter si nécessaire ;
• Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel ; 
• Assurer le suivi des paiements avec le bureau PNUD ;
• Préparer les rapports financiers en fonction des contributions et instructions du Coordinateur national de programme et des Conseillers techniques.
• Assurer, en liaison avec l’Unité de coordination du PACAO à Genève, la fonctionnalité logistique des bureaux du PACAO à Dakar, incluant la gestion de la maintenance des équipements, la demande de matériaux et équipements, le stockage des matériaux promotionnels du programme, etc……
• Effectuer l’inventaire des équipements et travaux de vérification physique ;
• Assurer le suivi des arrangements d’expédition et réception de matériel en liaison avec le PNUD ;
• Gérer le parc automobile et faire le suivi des travaux de maintenance.
• Préparer les états de suivi des entretiens et consommation de carburant des véhicules.

• Contribution à la mise en œuvre de la stratégie de communication :

• Contribuer à la préparation et à la diffusion du matériel promotionnel décrivant les activités du PACAO ;
• Suivre la communication des rapports de mission du personnel de l’ITC et de ses experts afin de s’assurer de la dissémination des documents auprès des partenaires concernés ;
• Assister le(a) Conseiller(e) technique national(e) dans sa campagne de promotion des activités du programme en alimentant les comptes du PACAO sur les réseaux sociaux (Facebook/ LinkedIN…) ;
• Contribuer avec l’appui des Conseillers techniques à la rédaction de revu de presse ;
• Collecter les articles de presse, vidéos et photos et autres informations ; contribuer à la réalisation d’un livre de presse (project field newsletter) ;
• Assurer la liaison avec les médias nationaux à Conakry et dans les régions.

Impact des résultats

• Un déploiement fluide des activités du PACAO
• Un bon archivage des documents liés aux finances, recrutements, achats et évaluation
• Une bonne visibilité du projet sur les réseaux sociaux.

Competencies

L’Expert sera soumis au respect des règlements en vigueur au PNUD et aux Nations Unies en particulier. Il s’engage à consacrer son temps et son activité aux fonctions qui lui sont confiées et à ne fournir aucune information de nature confidentielle dont il aura pu avoir connaissance à l’occasion de son travail.

Les principales aptitudes, compétences exigées se résument comme suit :

Compétences fonctionnelles

Construction de partenariats

Maintien des informations et des bases de données

• Assure le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances

Recherche fondamentale et analyse  

•  Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses;
• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage.

Promotion des changements et du développement organisationnels

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

• Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU;
• Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Compétences/Expertises

Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l’organisation liées au poste et les applique dans le travail;
• Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail;
• Effectue diverses tâches de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports;
• Est capable de réviser et d’identifier des données variées et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations;
• Est capable d’effectuer un travail de nature confidentielle et de traiter un grand volume de travail;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
• Maîtrise l’outil informatique en général;
• Est apte à travailler en équipe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client

Entretien de bonnes relations avec les clients

• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Promotion de la redevabilité et de la gestion basée sur les résultats

Collecte et diffusion des informations

•  Met en place et entretient les bases de données.

Compétences de base:

•  Capacité avérée à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement des activités ; 
• Grande capacité à coordonner et à travailler en équipe, y compris dans des environnements complexes et multiculturels ; 
•  Connaissance des procédures et valeurs essentielles des Nations Unies ;
•  Avoir l’expérience de l’utilisation de l’ordinateur et des logiciels courants;
•  Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement;
• Veille à son auto-développement et prend des initiatives;
• Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d'équipe;
• Facilite et encourage la communication ouverte dans l'équipe et communique efficacement ;
•  Crée des synergies grâce à l'auto-contrôle;
• Est apte à Gérer des conflits;
•  Se forme, partage ses connaissances et encourage l'apprentissage des autres;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel;
•  Prise de décision éclairée et transparente.

Required Skills and Experience

Education :

• Maîtrise (BAC+4) en management, finance, économie ou autres disciplines associées.Maîtrise (BAC+4) en management, finance, économie ou autres disciplines associées.

Expérience :

• Avoir une expérience d’au moins 7 ans en gestion administrative et financière des projets /programmes de développement au niveau national, l’expérience dans le même domaine au niveau international constituant un atout ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières de l’ONU et particulièrement du PNUD constitue un atout ;
• Avoir une bonne connaissance des institutions publiques en République du Sénégal et de leur mandat ;
• La connaissance des règles de gestion financière de l’Union Européenne est considérée comme un atout.

Langues requises :

• Une maîtrise de la langue française et du Wolof ;
• Une bonne aptitude à travailler en anglais ;

Autres connaissances

• Aptitude à rédiger des correspondances officielles, à relire, à corriger et éditer des documents officiels et à formater des rapports
• Aptitude à participer et contribuer à des réunions et à prendre des minutes
• Faculté à hiérarchiser les tâches 
•  Faculté à exécuter plusieurs missions dans un lapse de temps court
• Flexibilité dans l’organisation et la disponibilité 
• Connaissance du cadre des affaires prévalent au Sénégal ;
• Connaissance du mandat et des activités des différentes institutions d’appui au commerce et organisation sectorielle ;
• Bonne compréhension des attentes du secteur privé et des attentes de la jeunesse de la République du Sénégal ;

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.