Background
Contexto de la Organización
ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar todas las formas de discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres en el marco del desarrollo sostenible y los derechos humanos.
ONU Mujeres en México, en consonancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales y regionales de protección y defensa de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), así como con las recomendaciones generadas por los órganos encargados de su vigilancia trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en cinco áreas prioritarias:
- Fortalecer y aplicar un conjunto integral y dinámico de políticas y normas globales sobre igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas.
- Reforzar los mecanismos que permiten que las mujeres dirijan, participen y se beneficien por igual de los sistemas de gobernanza.
- Promover que las mujeres tengan seguridad de ingresos, trabajo decente y autonomía económica.
- Garantizar que todas las mujeres y niñas vivan una vida libre de toda forma de violencia.
- Contribuir a que las mujeres y las niñas participen de manera activa en la prevención de los desastres naturales y tienen una mayor influencia en las políticas relacionadas con la acción humanitaria.
Duties and Responsibilities
Funciones / Resultados Clave Esperados
El/la Asistente Administrativo se desarrollará bajo la supervisión Coordinación de Spotlight, y apoyará en las siguientes actividades:
- Apoyar los procesos administrativos, financieros y programáticos de Spotlight en la Oficina de ONU Mujeres México;
- Mantener el control de los procesos administrativos (adquisiciones, contrataciones, pagos de servicios y productos, cash advances, etc.) para la ejecución de los proyectos;
- Apoyar en la preparación de solicitudes de pagos, así como contribuir con la elaboración de contratos, convenios o acuerdos de colaboración y asegurar su cumplimiento en tiempo y forma, tomando acciones de seguimiento
- Apoyar en la realización de tareas de contrataciones y licitaciones (preparar y llenar matrices de evaluación, apoyar en la coordinación de paneles de evaluación, tomar minutas, preparar el checklist de adquisiciones, solicitud de vendors, etcétera.);
- Realizar revisión y seguimiento de los procesos financieros y administrativos de los distintos proyectos (informes financieros, revisiones presupuestarias, seguimiento a requisiciones, monitoreo periódico con el área de Operaciones);
- Apoyar el ejercicio administrativo de apertura y cierre de proyectos;
- En colaboración con el área de Operaciones, capacitar y brindar apoyo a los socios implementadores, consultores y otras contrapartes en la recopilación de informes financieros;
- Apoyar en las comunicaciones con socios ejecutores para el funcionamiento administrativo diario de los proyectos;
- Calendarizar, preparar y dar seguimiento a las entregas de publicaciones y otros productos o materiales de los proyectos;
- Organizar y archivar la documentación (correspondencia, productos, informes etcétera) de los distintos proyectos, tanto en forma física como electrónica según los estándares organizacionales, así como con los requisitos de revisión de la Unión Europea y cualquier tipo de auditoría interna;
- Colaborar en la integración de los informes y documentos del proyecto;
- Elaborar cartas, oficios o documentos institucionales y traducir textos y documentos a inglés y español cuando se requiera;
- Apoyar en la recopilación de información técnica en los temas de los proyectos cuando se requiera;
- Preparar las carpetas técnicas para la participación de la Representante y/o el Equipo de programas en eventos, misiones o reuniones;
- Apoyar en la realización y organización logística de eventos, reuniones de trabajo, talleres, seminarios, encuentros etcétera, de los proyectos;
- Apoyar en la organización y coordinación de viajes para el trabajo de campo del equipo (planes de misión, security clearance, arreglos logísticos, viáticos etc.);
- Colaborar con el personal de Programas, Operaciones y Planeación, Monitoreo y Evaluación en las auditorías necesarias y en la implementación de las recomendaciones de éstas de acuerdo con los estándares de ONU Mujeres;
- Apoyar con cualquier otra gestión administrativa o técnica requerida para el cumplimiento de los proyectos de la Oficina de ONU Mujeres en México.
Impacto de los resultados:
Brindar asistencia programática, administrativa y financiera a la Iniciativa de Spotlight en ONU Mujeres México con el objetivo de fortalecer los esfuerzos para alcanzar sus objetivos en la prevención y erradicación del feminicidio en México.
VALORES DE LA ORGANIZACION /PRINCIPIOS RECTORES
- Integridad
- Profesionalismo
- Respeto a la diversidad
Competencies
COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN
- Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
- Responsabilidad
- Solución creativa a los problemas
- Comunicación efectiva
- Colaboración incluyente
- Compromiso con contrapartes
- Predicar con el ejemplo
Visitar la siguiente liga para más información sobre las Competencias de ONU Mujeres:
COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Orientación hacia el cliente:
- Constantemente afronta el trabajo con energía y una actitud positiva y constructiva;
- Habilidad para trabajar en equipo y capacidad para trabajar por resultados;
- Habilidad en identificar las necesidades de los y las clientes y proponer soluciones adecuadas;
- Respetar y cumplir con las fechas de entrega de productos o servicios.
Planeación y organización:
- Uso adecuado del tiempo;
- Prioriza apropiadamente su trabajo;
- Monitorea y ajusta sus prioridades según las necesidades y cambios.
Required Skills and Experience
CALIFICACIONES PARA LA CONTRATACIÓN:
Educación:
· Licenciatura en ciencias administrativas, sociales y/o áreas relacionadas.
Experiencia comprobable:
· Experiencia de mínimo 2 años en funciones administrativas y de control de procesos administrativos y financieros.
· Se valora experiencia en actividades o programas relacionados a temas relevantes al puesto (igualdad de género, derechos de las mujeres, violencia contra las mujeres, participación política de las mujeres, entre otros).
Requerimientos de idiomas y adicionales:
· Indispensable dominio oral y escrito del idioma inglés y español.
· Deseable experiencia de trabajo con organismos del Sistema de Naciones Unidas.
· Se valora conocimiento del sistema Atlas.
· Indispensable tener nacionalidad mexicana o contar con visa de trabajo para residir y trabajar en México durante el periodo del contrato;
· Disponibilidad a tiempo completo durante la vigencia del contrato;
· Indispensable adjuntar a la aplicación el Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11), el cual se puede descargar en: http://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-p11-personal-history-form.doc?la=en&vs=2740
· Para ser considerada/o en el proceso, su aplicación en línea deberá tener adjunto un solo archivo en formato .pdf que contenga los siguientes documentos:
1. Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal P11 debidamente firmado y actualizado, asegurándose de incluir una descripción de las actividades realizadas y fechas de cada una de las posiciones ocupadas en el pasado. Indispensable adjuntar a la aplicación este Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11), el cual se puede descargar en: http://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-p11-personal-history-form.doc?la=en&vs=2740.
2. Carta de Motivos de máximo una cuartilla.
IMPORTANTE
Las aplicaciones sin el Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11) firmado ni Carta de Motivos, no serán consideraras para su revisión. Favor de considerar que el Sistema le permitirá adjuntar solamente un archivo.