ONUMUJERES/ECU/PS/20-032 - ASISTENTE ADMINISTRATIVA/O DE PROGRAMA



Advertised on behalf of :

Location : Quito, ECUADOR
Application Deadline :17-Sep-20 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
English   Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Oct-2020
Duration of Initial Contract :12 meses
Expected Duration of Assignment :12 meses

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

1.Contexto

 

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

  • Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres.
  • Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas. 
  • Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres. 
  • Aumentar la autonomía económica de las mujeres. 
  • Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presupuestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales. 
  • Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Dos acuerdos internacionales forman la base de la labor de ONU MUJERES: la Plataforma de Acción de Beijing, resultante de la Cuarta Conferencia Mundial sobre la Mujer celebrada en 1995, y la Convención sobre la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra la Mujer, considerada como la Declaración fundamental de los Derechos de la Mujer. El espíritu de estos acuerdos quedó reafirmado en la Declaración del Milenio y en los ocho Objetivos de Desarrollo del Milenio establecidos para el 2015. Las resoluciones del Consejo de Seguridad, 1325 (2000) sobre la mujer, la paz y la seguridad, y 1820 (2008) sobre la violencia sexual en conflictos, también son referentes fundamentales para la labor de ONU MUJERES en apoyo a las mujeres en situaciones de conflicto y posteriores al conflicto.

 

ONU Mujeres forma parte de la Iniciativa Spotlight que es un Programa conjunto de la Unión Europea y las Naciones Unidas orientada a eliminar todas las formas de violencia contra las mujeres y las niñas. La iniciativa también pone de relieve la importancia de invertir de manera específica en las mujeres y las niñas, condición indispensable para alcanzar el desarrollo sostenible de acuerdo con la Agenda 2030.

En el caso del Ecuador, las agencias de Naciones Unidas que participan de este programa conjunto son ONU Mujeres, UNFPA y PNUD. ONU Mujeres es la Agencia Líder para coordinar la implementación del Programa y las agencias mencionadas implementarán conjuntamente recursos y brindarán asistencia técnica para su implementación. La iniciativa iniciará sus acciones a mediados del año 2020 y se extiende hasta finales del año 2021. 

 

2. Objetivo (s) de la contratación

Contar con un/a profesionales que apoye a la Oficina de ONU Mujeres Ecuador en tareas administrativas y financieras necesarias para la implementación del portafolio programático de la Iniciativa Spotlight y de otros proyectos de ONU Mujeres Ecuador de acuerdo con las funciones y responsabilidades señaladas en los siguientes acápites. Esta posición será financiada con fondos regulares de la Oficina (50%) y fondos de la Iniciativa Spotlight (50%).


Duties and Responsibilities

3.Funciones y Responsabilidades: 

De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES Ecuador la/el Asistente Administrativo/a del Programa desempeña las siguientes funciones:  

  1. Apoyo administrativo para la gestión de proyectos que incluye, entre otros: 
  2. Recopilar la documentación requerida para contrataciones. 
  3. Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago. 
  4. Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores.
  5. Solicitud de cotizaciones y realización de cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
  6. Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes, 
  7. Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.
  8. Preparación de los comités PAC, cuando sea necesario: citación de los miembros, preparación de la documentación requerida y secretaría técnica.
  9. Participar de las reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
  • En estrecha relación con el área de Operaciones, es responsable de los procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas.

 

  1. Apoyo en el seguimiento financiero de proyectos, que incluye, entre otros: 
  2. Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del Programa.
  3. Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas y mantener actualizado el plan de implementación de acuerdo a la ejecución presupuestal del Programa.
  4. Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo a los formatos facilitados por el área de Operaciones
  5. Apoyar en la elaboración de reportes al donante, de acuerdo a las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante. 
  6. Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
  7. Preparar las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias para ser revisadas por la Asociada de Finanzas.
  8. Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.
  • Apoyar a las contrapartes beneficiarias de PCA´S en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y rendición de cuentas.

 

  1. Apoyo operativo, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros:
  2. Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc...).
  3. Elaboración de correspondencia regular y administrativa; transcribir materiales escritos que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.
  4. Apoyo en la liquidación de los DSA y TE del personal del Programa.
  • Apoyo operativo a las demás actividades del equipo del área.

 

  1. Apoyo logístico, según lo requiera la Coordinación, que incluye entre otros: 
  2. Organizar en coordinación con el equipo del área, la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
  3. Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
  4. Apoyo en la organización de misiones del personal, que incluye, entre otros:
  5. Realizar las cotizaciones de pasajes y las reservaciones de los mismos.
  6. Elaborar memos de emisión de facturas de pasajes.
  7. Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago ya sea de anticipos y/o reembolsos
  • Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión. Apoyar en la elaboración de agendas.

 

  1. Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:
  2. Facilitar al área de Administración y Finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
  3. Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES los documentos que precisan ser archivados del Programa.
  4. Garantizar la actualización del archivo del Programa de acuerdo a las normas y procedimientos de ONU Mujeres. 
  • Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos y en la Formación de alianzas.

 

4.Supervisión 

Los/Las asistentes administrativas de Programa estarán bajo la supervisión de la Asociada de Programa en coordinación con la Asociada de Operaciones

 

5.Valores de la Organización / Principios Rectores

Integridad:

-     Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

Profesionalismo:

-     Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.

Sensibilidad cultural y diversidad de valores:

-     Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal;

-     Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.


Competencies

6.Perfil Requerido 

Se considerarán únicamente las aplicaciones de personas con nacionalidad ecuatoriana o con permiso vigente para trabajar en Ecuador (visa de trabajo para residir y trabajar en Ecuador durante el periodo de contrato).  Este documento debe incluirse en la aplicación, en caso de no estar el documento escaneado incluido en la aplicación, la misma será RECHAZADA.

Formación profesional y experiencia

 

  • Título universitario en administración, finanzas o áreas relacionadas.
  • Experiencia profesional de mínimo tres años con responsabilidades progresivas asociadas al apoyo administrativo en gestión de proyectos. 
  • Se valorará positivamente experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.

 

Conocimiento:

  • Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
  • Se valorará positivamente el manejo del sistema Atlas.
  • Idiomas: Manejo fluido de español hablado y escrito; inglés hablado y escrito. 

Competencias: 

  • Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
  • Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados; capacidad de organización y planificación;
  • Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional;

 

7.Competencias de la Organización:

Ética y valores:

-     Demostrar y salvaguardad la ética e integridad.

Conocimiento organizacional:

-     Asumir el auto desarrollo y toma de iniciativas.

Trabajo en equipo:

-     Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.

Comunica y comparte información:

-     Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.

Autogestión e inteligencia emocional:

-     Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Manejo de conflictos:

-     Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.

Aprendizaje continuo y conocimiento compartido:

-     Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.

Toma de decisión adecuada y transparente:

-     Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia.  


Required Skills and Experience

8.Duración de la asignación

La contratación tendrá una duración de 1 año con posibilidad de extensión previa a una evaluación desempeño y disponibilidad de fondos.

 

9.Forma de pago 

El valor de los honorarios se estipulará de acuerdo con la hoja de vida y experiencia del/la candidato/a según escala salarial vigente, y se pagará previa presentación de factura y evidencia del pago de la afiliación voluntaria al IESS.

 

El contrato de Servicios (SC) con la persona seleccionada será suscrito por ONU Mujeres.  Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.

 

El titular será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación).  ONU Mujeres no es agente de retención de impuestos.

 

10.Indicadores de desempeño en base a los cuales se realizará la evaluación[1] de los resultados 

El/ la funcionario/a deberá entregar su plan de trabajo en el transcurso del primer mes de labores, el mismo que servirá de base para la evaluación de su desempeño y resultados.

 

11.Viajes oficiales 

 

ONU Mujeres cubrirá los gastos de viaje de acuerdo con las normas y procedimientos institucionales, así como a los recursos presupuestarios disponibles, previa la presentación y aprobación de un plan de misiones trimestral.

 

12.Aspectos logísticos 

 

El lugar de trabajo será en la ciudad de Quito, en las oficinas de ONU Mujeres.

 

ONU Mujeres garantizará la provisión de equipos y materiales para que el/la funcionario/a desarrolle sus actividades.

 

Los (as) interesados (s) deben llenar su aplicación en línea a más tardar el 17 de septiembre de 2020.

La aplicación consiste en: (guardar los siguientes documentos en un solo archivo en formato pdf para ingresarlo en la plataforma)

  • Carta de presentación en la que el/la candidato/a indica su interés, competencias y motivaciones para el cargo al que postula. (máximo una página tipo carta, tamaño de texto 12).
  • Formulario de Antecedentes Personales P11.  completar el formulario, ingresando toda la información en los campos registrados y enviar firmado.  El formulario P11 lo puede encontrar en el siguiente link:  http://www.unwomen.org/en/about-us/employment

 

  • Copia de visa de trabajo en Ecuador vigente durante la contratación, indispensable para extranjeros.

 

[1] *La evaluación de desempeño se realizará 2 meses antes de la finalización del contrato de servicios y servirá como insumo para la renovación del contrato (de ser el caso)

 



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