Background
1.Antecedentes del proyecto
ONU Mujeres, en base a la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria, la paz y la seguridad.
La Iniciativa Spotlight es un Programa conjunto de la Unión Europea y las Naciones Unidas orientada a eliminar todas las formas de violencia contra las mujeres y las niñas (VAWG) y las prácticas nocivas (HP). La iniciativa también pone de relieve la importancia de invertir de manera específica en las mujeres y las niñas, condición indispensable para alcanzar el desarrollo sostenible de acuerdo con la Agenda 2030.
La Iniciativa Spotlight en la región de América Latina y el Caribe se centra en eliminar el femicidio. Según lo declarado por la Comisión Económica de las Naciones Unidas para América Latina y el Caribe (CEPAL), en promedio, al menos 12 mujeres son asesinadas diariamente en la región por el hecho de ser mujeres. A través de un enfoque integral, la Iniciativa Spotlight en el Ecuador centrará su trabajo en eliminar el femicidio a través de seis pilares clave: I) desarrollar e implementar legislación y políticas relevantes, II) fortalecer las instituciones nacionales y subnacionales, III) prevenir la violencia a través de programas basados ??en evidencia y campañas, IV) establecer servicios esenciales para víctimas y sobrevivientes; V) asegurar la recopilación y el uso de datos de prevalencia e incidencia, y VI) asociarse directamente con los movimientos de mujeres y la sociedad civil.
La Iniciativa Spotlight en el Ecuador se fundamenta en la implementación de la Ley Orgánica Integral de Prevención y Erradicación de la Violencia contra la Mujeres (LOIPEVCM), el marco legal sobre el femicidio, y las acciones establecidas como prioritarias por parte de la sociedad civil. Para su construcción se ha contado con la participación permanente de la Unión Europea, el Estado Ecuatoriano y la sociedad civil a través de varias jornadas de consulta.
En el caso del Ecuador, las agencias de Naciones Unidas que participan de este programa conjunto son ONU Mujeres, el Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) y Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). ONU Mujeres es la Agencia Líder para coordinar la implementación del Programa y las agencias mencionadas implementarán conjuntamente recursos y brindarán asistencia técnica para su implementación. Lainiciativa iniciará sus acciones el último trimestre del año 2020 y se extiende hasta finales del año 2021.
El/la Asistente Administrativo/a estará dedicada a tiempo completo a la gestión administrativa financiera de la Iniciativa Spotlight, bajo la supervisión y en apoyo al/ a la Coordinador/a del Programa. Parte de sus funciones son supervisar los gastos presupuestarios y mantener un registro adecuado de los presupuestos de programas aprobados y sus revisiones; presentar informes de gastos y presupuesto del programa; adquirir equipos y su mantenimiento, suministros y servicios; garantizar que los procesos contractuales sigan las normas y reglamentos de las Naciones Unidas y las normas de la Unión Europea.
2.Objetivo/s de la contratación
Contar con un/a asistente administrativo/a a cargo de apoyar la implementación de la Iniciativa Spotlight en Ecuador dentro de ONU Mujeres y de mantener una estrecha relación con el equipo de coordinación del mismo.
Duties and Responsibilities
3. Funciones y responsabilidades
- Brindar apoyo administrativo y financiero para la formulación, gestión e implementación y monitoreo de la Iniciativa Spotlight para ONU Mujeres:
- Preparar y administrar el presupuesto de la Iniciativa Spotlight en cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y sistemas de registro y reporte del Spotlight y ONU Mujeres;
- Preparar solicitudes de anticipo de fondos y / o pagos directos;
- Monitorear los gastos presupuestarios y mantener un registro adecuado del presupuesto aprobado y sus revisiones;
- Presentar informes de gastos y del presupuesto del programa;
- Formular el presupuesto, controlar las asignaciones, monitorear los gastos y preparar revisiones, de acuerdo con las necesidades de la Iniciativa Spotlight.
- Seguir el uso apropiado y oportuno de los recursos financieros;
- Crear proyectos en Atlas, preparar revisiones de presupuesto, revisar los logros y el estado del proyecto; y determinar fondos no utilizados;
- Implementar y mantener un mecanismo de control para proyectos de desarrollo a través del monitoreo de la ejecución y modificación de presupuestos y el estado presupuestario;
- Mantener el sistema de control interno de gastos;
- Emprender acciones correctivas en los comprobantes no publicados, incluidos los comprobantes con errores de verificación de presupuesto, excepciones de coincidencia y comprobantes no aprobados. Responder a las solicitudes de la Sección de Finanzas para resolver problemas de datos financieros;
- Preparar reembolsos de IVA con el soporte de documentación adecuado según sea necesario;
- Registrar y publicar transacciones en Atlas, procesar nóminas, reclamos de viaje, PO y otros;
- Monitorear el gasto de los presupuestos;
- Monitorear regularmente las transacciones publicadas en el Programa de Iniciativa Spotlight, asegurando que el gasto real se haya registrado en la categoría y actividad presupuestaria correcta, tomar medidas correctivas oportunas según sea necesario;
- Monitorear el seguimiento adecuado de los avances a los socios implementadores, revisar sus informes financieros junto con el Coordinador/a del Programa;
- Monitorear y hacer un seguimiento adecuado de todos los elementos financieros en el estado de las instrucciones de cierre de fin de mes y fin de año y tomar las medidas de corrección necesarias;
- Proporcionar insumos y tomar las medidas necesarias para facilitar el cierre oportuno del proyecto financiero;
- Apoyar la información financiera de los donantes.
- Brindar apoyo eventual a las agencias participantes (ONU Mujeres, UNFPA, PNUD) en ámbitos administrativo financiero si fuera necesario.
- Brindar apoyo operativo a la Iniciativa Spotlight para ONU Mujeres en Ecuador:
- Proporcionar aportes administrativos y de coordinación que preparen documentos de proyectos, planes de trabajo, presupuestos y propuestas sobre arreglos de implementación;
- Redactar aportes administrativos y de coordinación al equipo en la preparación de informes narrativos de la implementación del proyecto (trimestral, anual);
- Adquirir equipos, suministros y servicios con su mantenimiento;
- Redactar contratos individuales, contratos con empresas, instituciones y universidades;
- Verificar que los procesos contractuales sigan las normas y reglamentos de las agencias participantes (ONU Mujeres, UNFPA, PNUD) y las normas del programa Spotlight;
- Brindar apoyo administrativo y de coordinación en las acciones de adquisición según sea necesario, pero no actuará como Comprador debido al conflicto del Marco de Control Interno con las obligaciones financieras.
- Organizar, actualizar y mantener todos los documentos relacionados con el Programa de Iniciativa Spotlight en archivos de proyecto, en copia impresa y en formato electrónico;
- Gestionar procesos de viaje, incluida la preparación de solicitudes de viaje, procesamiento de boletos y pagos de DSA, obtención de autorizaciones médicas y de seguridad, etc.;
- Proporcionar apoyo administrativo y de coordinación en la organización de talleres / eventos;
- Servir de enlace con el personal administrativo y de operaciones de otros equipos relevantes de las agencias que participan en el proceso;
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico para reuniones de donantes, reuniones específicas de países, talleres, capacitaciones, conferencias, retiros y cualquier otro evento especial organizado por la Iniciativa Spotlight;
- Ayudar a los nuevos miembros del personal en todos los asuntos administrativos, así como garantizar que reciban toda la logística y los suministros para comenzar su función.
4. Supervisión
La supervisión estará a cargo del Coordinador/a de Programa Spotlight de ONU Mujeres.
El/la funcionario/a trabajará además en coordinación con el equipo coordinador del programa Spothlight, las agencias también involucradas en la implementación (PNUD Y UNFPA) y la Unión Europea. Adicionalmente coordinará de manera estrecha con las instancias del Estado que corresponda.
Competencies
5.Perfil profesional
Se considerarán únicamente las aplicaciones de personas con nacionalidad ecuatoriana o con permiso para trabajar en Ecuador (visa de trabajo para residir y trabajar en Ecuador vigente durante el periodo de contrato). Este documento debe incluirse en la aplicación, en caso de no estar el documento escaneado incluido en la aplicación, la misma será RECHAZADA.
5.1 Competencias técnicas – conocimientos:
Educación:
- Título universitario en administración de empresas, ciencias económicas o a fines.
Experiencia:
- Al menos 3 años de experiencia en administración, finanzas o áreas relacionadas
- Experiencia en la aplicación de sistemas y módulos financieros;
- Deseable: Experiencia con organismos de cooperación internacional, sobre igualdad de género y en entornos humanitarios multilaterales, en estrecha colaboración con los Estados miembros y socios externos.
Conocimientos técnicos:
- Competencia demostrada en el uso de módulos financieros de ATLAS, un sistema de gestión basado en la web, implementado por ONU Mujeres;
- Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos;
- Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina.
Idioma:
- Fluidez en español y en inglés
5.2 Competencias en habilidades y destrezas.
- Demuestra coherencia en apoyar y promover los valores de ONU Mujeres en sus acciones y decisiones.
- Capacidad para realizar múltiples tareas, en un entorno multicultural y tratar asuntos confidenciales.
- Capacidad para gestionar las actividades diarias de la oficina (incluidas, entre otras, la gestión de viajes, la gestión de instalaciones y activos, el mantenimiento de políticas y procedimientos) para satisfacer las necesidades operativas.
- Capacidad para revisar y editar documentos, capacidad para producir informes de reuniones identificando acciones clave.
- Capacidad para manejar y compartir eficientemente información y conocimiento.
- Capacidad para evaluar datos financieros, derivar hallazgos relevantes y presentarlos de manera significativa.
- Capacidad para identificar y priorizar riesgos, y organizar acciones para mitigarlos.
- Buen conocimiento en la aplicación de sistemas y módulos financieros complejos (como Atlas).
- Buen conocimiento de los paquetes de hojas de cálculo y bases de datos.
6.Competencias de la Organización:
Ética y valores:
- Demostrar y salvaguardar la ética e integridad.
Conocimiento organizacional:
- Asumir el auto desarrollo y toma de iniciativas.
Trabajo en equipo:
- Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
Comunica y comparte información:
- Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.
Autogestión e inteligencia emocional:
- Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.
Manejo de conflictos:
- Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.
Aprendizaje continuo y conocimiento compartido:
- Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.
Toma de decisión adecuada y transparente:
- Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia.
7.Valores de la Organización / Principios Rectores
Integridad:
- Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
Profesionalismo:
- Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.
Sensibilidad cultural y diversidad de valores:
- Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal;
- Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.
Required Skills and Experience
8.Duración de la asignación
La contratación tendrá una duración de 12 meses, a partir de la firma del contrato.
9.Forma de pago
El valor de los honorarios se estipulará de acuerdo a la hoja de vida y experiencia del/la candidato/a según escala salarial vigente, y se pagará previa presentación de factura y evidencia del pago de la afiliación voluntaria al IESS.
El contrato de Servicios (SC) con la persona seleccionada será suscrito por ONU Mujeres. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.
El titular será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). ONU Mujeres no es agente de retención de impuestos.
10.Indicadores de desempeño en base a los cuales se realizará la evaluación[1] de los resultados
El/ la funcionario/a deberá entregar su plan de trabajo en el transcurso del primer mes de labores, el mismo que servirá de base para la evaluación de su desempeño y resultados.
Los indicadores claves de desempeño serán:
- Realizar los informes narrativos y financieros de ONU Mujeres de calidad y de manera oportuna.
- Documentos de calidad ingresados en el sistema de manera oportuna.
- Documentos financieros verificados y validados de manera permanente.
- Eventos y reuniones para seguimiento de la gestión de recursos organizados a tiempo, con la información suficiente y con sus resultados sistematizados
- Procesos de adquisiciones realizados a tiempo y en cumplimiento de procedimientos institucionales
- Informes financieros entregados a tiempo
- Reportes financieros y cuadros de seguimiento actualizados y entregados oportunamente para reuniones de seguimiento, revisión, y para elaboración de informes
- Asistencia en la organización de talleres y webinares de manera oportuna
- Levantar alertas frente a la ejecución de ONU Mujeres del programa de manera oportuna: nudos críticos, retraso en la implementación, ejecución del presupuesto.
- Generar insumos de calidad para las alianzas y movilización de recursos.
11.Viajes oficiales
El o la funcionaria realizará misiones de seguimiento y asistencia técnica a las comunidades en donde se desarrolla el proyecto.
ONU Mujeres cubrirá los gastos de viaje de acuerdo con las normas y procedimientos institucionales, así como a los recursos presupuestarios disponibles, previa la presentación y aprobación de un plan de misiones trimestral.
12.Aspectos logísticos
El trabajo se realizará en la ciudad de Quito en las instalaciones de ONU Mujeres, quienes garantizarán la provisión de equipos y materiales para que el/la funcionario/a desarrolle sus actividades.
13.Requisitos para la aplicación
Los (as) interesados (as) deben llenar su aplicación en línea a más tardar el 22 de octubre de 2020.
La aplicación consiste en: (guardar los siguientes documentos en un solo archivo en formato pdf para ingresarlo en la plataforma)
- Carta de presentación en la que el/la candidato/a indica su interés, competencias y motivaciones para el cargo al que postula. (máximo una página tipo carta, tamaño de texto 12).
- Formulario de Antecedentes Personales P11. completar el formulario, ingresando toda la información en los campos registrados y enviar firmado. El formulario P11 lo puede encontrar en el siguiente link: http://www.unwomen.org/en/about-us/employment
- Copia de cédula de identidad
- Copia de visa de trabajo en Ecuador vigente durante la contratación, indispensable para extranjeros.
En caso de que no se encuentren estos documentos (Carta, Formulario P11, cédula de identidad y para extranjeros la copia de la visa de trabajo) la aplicación será RECHAZADA.
[1] *La evaluación de desempeño se realizará 2 meses antes de la finalización del contrato de servicios y servirá como insumo para la renovación del contrato (de ser el caso)